La firma electrónica se encuentra sujeta a la Ley N° 19.799, sobre Documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma. En Buk, software de recursos humanos, la firma electrónica simple viene incorporada en el software, pero ésta se tiene que habilitar ante la Dirección del Trabajo en caso de cada empresa. Se puede utilizar para los siguientes documentos laborales: contratos, anexos, certificados y amonestaciones, exceptuando el finiquito (este último debe realizarse ante un Ministro de Fé), alivianando así gran parte de las tareas administrativas asociadas a la administración de recursos humanos.
Paso a paso: la firma electrónica simple.
Aquí te enseñamos el paso a paso para que puedas habilitar la firma electrónica en tu empresa.
La firma electrónica simple corresponde a una firma simple basada en la entrega de ciertos dígitos, muy parecida a la que te dan en el banco para realizar transferencias, al estilo "digipass". Para que te lleguen esos dígitos, debes primero habilitar la firma ante la Dirección del trabajo. ¡Toma nota!
1. Completar formulario 43.
Para comenzar, debes completar el Formulario 43 de Autorización para centralizar la documentación laboral y previsional. Puedes realizar este tramite en línea o en las oficinas de la Dirección del trabajo. ¡Te recomendamos que lo hagas online para ahorrar tiempo y un cobro por servicio cuando se realiza en oficina! La solicitud tiene una vigencia indefinida, pero esta sujeta a la mantención de requisitos por parte de la empresa.
Puedes descargar el formulario aquí.
2. Notificar a tus colaboradores.
Deberás informar a los colaboradores de tu empresa sobre la nueva implementación de firma electrónica simple, además de realizar un anexo respecto del uso de la firma en sus documentos, como correo personal o documentos laborales.
3. Solicitar un correo personal.
Para hacer el trámite de la firma electrónica simple de la manera más transparente posible, debes solicitar a cada colaborador de tu empresa su correo personal. Esto tiene el fin de que cuando tengan que firmar algún documento legal, como un contrato laboral por ejemplo, el colaborador tenga la certeza de que solo él firmó el documento y no hubo posibilidad de que alguien al interior de la empresa pueda firmar. De esta manera, el documento queda bajo la custodia y privacidad del colaborador, con copia al jefe o gerente de remuneraciones de cada empresa.
¡Tan simple como eso! Cualquier duda o consulta que tengas, puedes contactar a tu Jefe de Proyecto para que te ayude a implementar o te guíe en la tramitación.
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