Caffarena: Transformación digital en la gestión de personas con Buk

Con más de 50 años de historia, Caffarena es una marca emblemática en Chile. Sin embargo, detrás de su éxito comercial, el equipo de Gestión de Personas enfrentaba un desafío crítico: su sistema anterior los mantenía sumergidos en tareas administrativas, limitando su capacidad de conectar con los más de 560 colaboradores distribuidos en 62 tiendas a lo largo del país.

Hablamos con Javiera Krumel, Jefa de Desarrollo Organizacional de Grupo Chiozza (Caffarena, Mota, Motita), quien nos contó cómo la implementación de Buk transformó su cultura organizacional, permitiendo al equipo de RRHH dejar las tareas manuales, salir de la oficina y estar "en terreno" para dar acompañamiento real a sus equipos, incluso brindando soporte a la estructura en otros países como Perú.

El contexto: Tradición que se moderniza

Caffarena es una empresa chilena con más de 50 años de trayectoria. Con una dotación de 565 colaboradores y presencia en 8 canales de venta a nivel nacional e internacional, la compañía operaba bajo un modelo de Recursos Humanos que Javiera describe como "netamente administrativo y operativo".

Anteriormente utilizaban Payroll ADP, pero enfrentaban grandes dificultades para profesionalizar sus procesos y dar visibilidad a la estrategia frente a sus equipos. Según explica Javiera: “El éxito del Grupo Chiozza radica en haber sabido equilibrar la tradición de una marca como Caffarena con la agilidad que exige el mercado digital hoy".

El desafío: Romper con la operatividad

Para una empresa con la presencia extendida de Caffarena, la comunicación y el desarrollo del talento eran nudos críticos.

"Teníamos una gestión netamente administrativa y operativa. Necesitábamos una plataforma que no solo pagara sueldos, sino que nos permitiera plasmar nuestra cultura y marca", explica Javiera.

Lo "no negociable" era encontrar una herramienta integral, amigable y capaz de centralizar procesos que antes estaban dispersos o eran inexistentes, como la capacitación formal y el feedback constante.

La solución: Un ecosistema integral de Personas

Al buscar una solución, el equipo no solo buscaba un software, sino un ecosistema integrado. “Vimos tres alternativas y Buk fue la opción que más se adapta a la cultura, a la necesidad y a la trazabilidad, porque nos ofrecían conexión y armonía en todos los módulos que tenemos contratados: Talento (Comunicación interna, Encuesta, Desempeño), Remuneraciones y ahora de Capacitaciones”, destaca Javiera.

Un proceso de implementación en conjunto

Tras un periodo de 6 meses, Caffarena logró centralizar procesos críticos. Javiera resalta que la clave fue el soporte humano:

“Hay un soporte directo, tanto de la plataforma como de la ejecutiva que nos asignaron. Fue un proceso de bastantes cambios; en la última implementación del módulo de Capacitaciones tuvimos reuniones semanales constantes que fueron de gran apoyo. No se lograría sin un trabajo en armonía y en conjunto con Buk”.

Hoy, la empresa utiliza con éxito los siguientes pilares:

1. Gestión del Desempeño: Pasaron de procesos manuales a un ciclo profesional de Feedback, Planes de Acción y la metodología Nine Box.
2. Capacitación (E-learning): Fundamental para profesionalizar a los equipos de tienda en regiones y asegurar que todos reciban la formación necesaria.
3. Remuneraciones y Firma Digital: Agilidad total en el cumplimiento de la normativa (como las 40 horas) y el pago de sueldos.
4. Encuestas y Comunicación: Utilizan la plataforma para medir indicadores en tienda y mantener a todos informados al mismo tiempo a través de un muro de comunicaciones dinámico para sus 62 tiendas propias.
   
   

    

   Resultados: Más tiempo y más crecimiento

El impacto en la productividad ha sido rotundo. Javiera valora el ahorro de tiempo en un 80%, lo que ha permitido al equipo de RRHH salir de la oficina y estar "en terreno” para dar acompañamiento real a sus equipos, incluso brindando soporte a la estructura en otros países.

"Buk nos ha dado la visibilidad que no teníamos. Ahora podemos dar soporte incluso a nuestras operaciones en Perú y enfocarnos en el desarrollo organizacional estratégico".

Por otro lado, este cambio también significó un motor de crecimiento para la empresa:

“La transformación digital no fue una opción, fue la decisión que nos permitió escalar el modelo de negocio a niveles que antes no imaginábamos. El equipo entendió que el cambio era necesario para crecer, y esa alienación cultural es lo que sostiene los resultados”, concluye la ejecutiva.

Conclusión: Una recomendación 10/10

Al definir la experiencia con Buk, Javiera utiliza tres palabras: Amigable, simple y de calidad. Para otros líderes de gestión de personas que aún dudan en digitalizarse, su consejo es claro: confiar en la tecnología para liberar el potencial humano.

Revive el caso de éxito completo

Conoce la historia de Caffarena contada por sus protagonistas en nuestro canal de YouTube:

¿Cuáles son los pasos para implementar Buk?

1.  Asesoría y acompañamiento inicial: Una asesoría inicial define qué módulos (Remuneraciones, Asistencia, Desempeño, etc.) se adaptan a tu dotación actual, asegurando una transición suave desde tu antiguo sistema.
2. Flexibilidad: A diferencia de otros softwares rígidos, Buk permite activar o desactivar módulos (Desempeño, Onboarding, Capacitación) según la etapa de crecimiento de tu empresa.
3. Innovación constante: La plataforma se actualiza frecuentemente con nuevas funcionalidades basadas en el feedback de los clientes.

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