¿Qué es la Gestión documental en las empresas? - Buk

Implementar un sistema de gestión documental, permite que el área de personas (recursos humanos) pueda hacer más eficiente sus tareas, logrando que puedan tener más tiempo para dedicar a otras acciones como atraer talento, capacitaciones entre otros.

Sigue leyendo nuestra nota para conocer más sobre este proceso y herramienta que ayuda a progresar y avanzar en aspectos fundamentales que potencian el crecimiento de la empresa.

La gestión documental como pilar fundamental

Todas las empresas tienen grandes cantidades de documentos e información que están almacenados en la nube, en los correos, discos duros de computadoras entre otros, por lo que al no gestionar correctamente es posible perder tiempo y recursos.

Con un sistema de gestión documental es posible:

• Hacer eficientes los procesos operativos de la empresa.
• Reducir el riesgo de pérdida o daño de información.
• Evitar complicaciones en la duplicación de información que pueda interferir con la toma de decisiones o flujos de trabajo.
• Gestionar todos los documentos desde un solo lugar.
• Realizar cargas masivas de archivos.
• Hacer seguimiento de los accesos a la información.

Beneficios de implementar un sistema de gestión documental en Chile

Estos son algunos beneficios para la empresa que ofrece el poder contar con un sistema de gestión documental:

• Ahorro de tiempo: Ya que se pueden crear y cargar documentos de forma masiva.
• Ordenar mejor el trabajo: Es posible ordenar la gestión documental con el seguimiento de firmas y notificaciones masivas.
• Potenciar la eficiencia: Ya que puedes determinar el flujo de tus documentos y agilizar de esta forma los procesos. 
• Reducir riesgos: Ya que los archivos o discos duros pueden dañarse, en el caso de un sistema o herramienta tecnológica de gestión documental, este riesgo desaparece.
• Aumentar la productividad: En la medida en que los colaboradores pueden ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos, este puede ser usado para otras tareas, para potenciar la creatividad entre otros aspectos que se traducen en una mayor productividad.
• Personalizar tu trabajo: Por medio de un sistema de gestión documental es posible tener plantillas para diferentes documentos que se quieran generar, además de elegir el atributo necesario o de elección para hacer autocompletados en los documentos.
  
  

Desafíos y oportunidades de la gestión documental en el contexto chileno

En Chile podemos decir que son pocas las empresas que han logrado incorporar un sistema que les permita gestionar sus documentos, el escenario común es que las empresas tengan su información de forma descentralizada y aislada, por lo que es difícil controlar los datos y analizarlos para futuras decisiones.

Pese a esto, no significa que las organizaciones no estén cada vez más interesadas en cambiar esta situación, ya que comprenden los inconvenientes de tener información poco accesible o desorganizada.

Es por esta razón que existen opciones y herramientas tecnológicas que permiten una gestión documental más eficiente y que ofrezca a las empresas crear documentos y plantillas, generar archivos autogestionables, administrar archivos para subir de forma individual o masiva, entre otras opciones.

¿Ya conoces el módulo de Gestión documental de Buk?

En Buk nos importa tu felicidad y también la de tus colaboradores, por esto creamos la herramienta de Gestión Documental, con la que podrás reducir los tiempos y costos por medio de la digitalización de documentos de tu empresa. Se trata de una herramienta amigable y fácil de usar en donde podrás cargar archivos individuales o de forma masiva de forma más ágil.

Con este módulo de Buk, tienes la opción de guardar todos los documentos de tus colaboradores en una carpeta digital, de esta forma podrán:

• Subir sus propios archivos.
• Hacer autoconsultas de documentos.
• Generar archivos autogestionables como son certificados, liquidaciones y más.

Conoce más de esta opción haciendo clic aquí.