¿Qué es la gestión de activos?

Esta es la típica herramienta que no usas pero que de seguro necesitas. A más de uno nos ha pasado que sabemos quienes tienen los activos de la empresa pero es un trabajo largo poder organizarlo bien y cuidar de que estos elementos no se pierdan o desaparezcan por arte de magia.  

La solución es simple: un software de gestión de activos. Esta tecnología permite que las organizaciones  puedan controlar en tiempo real todos los bienes y equipos asignados a sus colaboradores, optimizando procesos y asegurando el cumplimiento de la normativa legal vigente. Pero… 

¿Cuál es la normativa legal vigente de la gestión de activos?

En Chile, la gestión de activos no tiene una única normativa legal centralizada, ya que depende del contexto específico en que se aplique (sector público, privado, financiero, energético, etc.). Sin embargo, hay marcos legales, normativos y técnicos que regulan directa o indirectamente esta actividad.

Este tipo de herramienta se ha vuelto clave para las áreas de gestión de personas y operaciones, sobre todo en contextos donde el orden y control del inventario empresarial son esenciales para prevenir pérdidas, mejorar los flujos y cumplir con la ley, como lo es la ley 21.220 sobre teletrabajo en Chile.

¿Por qué es importante un software de gestión de activos?

La pandemia nos cambió algunas (varias ) reglas del juego, ahora tenemos que considerar en muchas empresas el teletrabajo, es en estos casos donde  las empresas deben contar con herramientas que les permitan:

• Saber exactamente qué equipos y bienes tiene cada colaborador.
• Resguardar la trazabilidad de activos tecnológicos y materiales.
• Cumplir con normativas legales que exigen condiciones adecuadas para el trabajo a distancia.
• Evitar pérdidas o mal uso de equipos.

Beneficios para gestión de personas

Implementar un sistema de gestión de activos trae beneficios directos para el área de gestión de personas, acá te dejamos algunos: 

• Mejora la experiencia del onboarding y offboarding.
• Facilita auditorías internas y externas.
• Automatiza la entrega, seguimiento y devolución de activos. (Clave para monitorear donde se encuentran tus activos)
  
• Reduce errores administrativos. (Gracias a que se encuentra todo en la nube, ordenado y con seguimiento continuo)
  
• Aumenta la transparencia y control en procesos laborales.

Qué debo considerar antes de contratar un software de gestión de activos

Al evaluar un software de gestión de activos, asegúrate de que incluya:

• Registro completo de activos físicos y digitales.
  
• Control de entregas y devoluciones.
• Integración con sistemas de RR.HH. y ERP.
• Alertas de mantenimiento o renovación.
• Informes y trazabilidad detallada por colaborador.
  

¿Qué dice la ley en Chile?

Según el Artículo 184 del Código del Trabajo y la Ley 21.220 sobre teletrabajo, las empresas están obligadas a:

• Garantizar condiciones seguras de trabajo a distancia.
• Asegurar que los colaboradores cuenten con las herramientas necesarias para cumplir sus funciones.
• Llevar un registro adecuado de los equipos entregados y su estado.

Caso de éxito (hipotético…)

Imagina una empresa tecnológica con 100 colaboradores remotos. Cada uno recibe un notebook, audífonos, silla ergonómica y monitor. Sin un software de gestión de activos podrías…

• Perder el control de entregas.
• Encontrarte con la sorpresa que parte de los activos se perdieron, al momento de término de contrato.
• La empresa incumple normativas laborales.

Con el software adecuado, la empresa:

• Asocia cada activo a un colaborador.
• Registra entregas y devoluciones. (Todo queda por escrito, asegurando transparencia)
• Genera reportes automáticos.
• Optimiza el proceso desde RR.HH. y Operaciones.

Te dejo un checklist: ¿Tu empresa necesita un software de gestión de activos?

✅ ¿Tienes más de 10 colaboradores con trabajo remoto?
✅ ¿Tu empresa entrega notebooks, teléfonos, sillas u otros activos?
✅ ¿Quieres reducir pérdidas de equipos?
✅ ¿Buscas mejorar auditorías internas?
✅ ¿Necesitas cumplir con normativas laborales?

Si marcaste tres o más respuestas: sí, lo necesitas.

¿Conoces el módulo de gestión de activos de Buk? 
Si quieres saber más sobre este modulo no dudes en inscribirte en nuestro próximo Webinar "De Excel a la Nube: La gestión de activos en la era digital" el próximo miércoles 18 de junio a las 11 am. Haz click acá para inscribirte