¿Cómo gestionar las cuentas por cobrar en empresas?
Para optimizar la gestión de cuentas por cobrar y asegurar el flujo de caja, es fundamental sistematizar el proceso de seguimiento. Las 5 claves principales son:
- Políticas claras: Definir plazos y límites de crédito estrictos antes de cerrar la venta para filtrar clientes de alto riesgo.
- Automatización de recordatorios: Utilizar software financiero para enviar notificaciones automáticas preventivas (antes del vencimiento) y reactivas (post-vencimiento), asegurando una presencia constante sin desgaste manual.
- Monitoreo de indicadores (KPIs): Medir semanalmente el DSO (Days Sales Outstanding) y la antigüedad de la deuda para detectar cuellos de botella.
- Segmentación de cartera: Clasificar a los clientes según su comportamiento de pago y volumen, aplicando estrategias diferenciadas para clientes clave versus morosos recurrentes.
- Facilidades de pago digital: Integrar botones de pago directo en las facturas electrónicas para eliminar barreras administrativas al momento de cancelar.
¿Qué son las cuentas por cobrar en una empresa?
Podemos definir las cuentas por cobrar como derechos de cobro que tiene tu empresa frente a terceros, generados por la venta de productos o servicios a crédito.
Desde una mirada financiera, son mucho más que una factura pendiente:
- Son activos corrientes: Representan dinero que entrará a la caja en el corto plazo (menos de un año).
- Capital de trabajo: Mientras no te paguen, ese dinero está "inmovilizado".
Clave 1: Definir políticas claras de cobro
La ambigüedad es uno de los principales enemigos de la liquidez. Las reglas del juego deben estar claras antes de cerrar la venta, no después.
Condiciones y plazos de pago
Establece plazos realistas (30, 60 días) y alineados con el mercado. En Chile, ten siempre en cuenta la Ley de Pago a 30 días para proteger tu flujo.
- Deja los plazos por escrito en el contrato u orden de compra.
- Define claramente las penalizaciones por atraso (intereses) o incentivos por pronto pago.
Comunicación desde el inicio con el cliente
Evita que las facturas se "pierdan" por falta de información:
- Valida el contacto: ¿A qué correo se envía la factura? ¿Quién autoriza el pago?
- Transparencia: Asegúrate de que el cliente entienda tus términos financieros desde el primer día.
Clave 2: Mantener información actualizada de clientes
Un error de tipeo puede costarte semanas de atraso. El orden de tus bases de datos (CRM o ERP) es fundamental.
Datos de facturación correctos
- Enviar una factura con un RUT incorrecto o una dirección antigua garantiza el rechazo del documento.
- Audita periódicamente los datos maestros de tus clientes.
- Valida la información tributaria antes de emitir la primera factura.
Historial de pagos y comportamiento
No trates a todos los clientes igual. Clasifícalos según su conducta:
- Buenos pagadores: Cuídalos y fidelízalos.
- Pagadores riesgosos: Monitorea sus facturas semanalmente y ajusta sus cupos de crédito si es necesario.
Clave 3: Realizar seguimiento constante
La cobranza no debe ser reactiva. Si esperas a que la factura venza para llamar, ya vas tarde.
Contacto preventivo antes del atraso
Implementa la cobranza preventiva: envía un recordatorio amigable 3 o 5 días antes del vencimiento.
- Confirmas que recibieron la factura.
- Demuestras orden y profesionalismo.
- Te adelantas a cualquier excusa administrativa.
Control de facturas vencidas
Si el plazo se cumplió, actúa rápido con un protocolo:
- Día 1 de atraso: Correo formal de recordatorio.
- Día 7 de atraso: Llamada telefónica directa para comprometer fecha.
- Día 30+: Evaluar suspensión de servicio o cobranza externa.
Clave 4: Medir y analizar indicadores de cobranza
Lo que no se mide, no se gestiona. Necesitas KPIs claros para saber la salud de tus finanzas.
Días de cuentas por cobrar (DSO)
El DSO (Days Sales Outstanding), conocido en Chile como "Días Calle", mide cuánto tardas, en promedio, en convertir una venta a crédito en efectivo real.
- DSO Bajo: Cobranza eficiente, caja saludable.
- DSO Alto: Alerta roja, problemas de liquidez a la vista.
Antigüedad de saldos
Divide tu cartera por tramos de vencimiento (al día, 30 días, 60 días, +90 días). Esto te permite enfocar la energía de tu equipo en recuperar los montos más antiguos y riesgosos.
Clave 5: Automatizar procesos de cobranza
Gestionar la cobranza en Excel es lento y propenso a errores humanos.
Recordatorios automáticos
Un buen software financiero trabaja por ti 24/7. Configura el sistema para que envíe los correos de aviso de vencimiento y cobranza preventiva automáticamente. Así aseguras que ningún cliente quede sin seguimiento por olvido.
Cobros recurrentes y reducción de errores
La automatización no solo ahorra tiempo, también facilita la conciliación bancaria. Al conectar tus cobros con tus cartolas bancarias, reduces errores de digitación y tienes una visión real de tu flujo de caja al instante.
Con Buk Finanzas puedes:
- Integrarte al SII, bancos y ERPs.
- Tener paneles con información en tiempo real.
- Gestionar tus cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
- Gestionar tus órdenes de compra.
- Automatizar correos de cobranza.
- Gestionar rendiciones.