¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra (OC) es un documento oficial y legal emitido por un comprador (empresa) hacia un vendedor (proveedor), en el que se detallan los tipos, cantidades y precios acordados de productos o servicios.
Su función principal es controlar el gasto empresarial, formalizar el compromiso de adquisición y proteger legalmente a ambas partes ante posibles discrepancias en la entrega.
¿Para qué sirve una orden de compra? 5 Beneficios clave
Más allá de ser un simple papel, la orden de compra es el "cortafuegos" financiero de tu empresa.
Implementarlas correctamente te permite organizar tu flujo de caja y programar el pago a proveedores de manera ordenada, evitando desembolsos imprevistos.
- Controlar el presupuesto: Sabes cuánto vas a gastar antes de que salga el dinero, evitando sorpresas a fin de mes.
- Formalizar acuerdos: Funciona como un contrato vinculante que respalda la operación en caso de auditorías o disputas legales.
- Garantizar la entrega: Al detallar referencias y cantidades, aseguras recibir exactamente lo que pediste (ni más, ni menos).
- Optimizar el seguimiento: Facilita saber qué está pendiente, qué llegó y qué se debe pagar, mejorando la gestión de pago proveedores.
- Agilizar auditorías: Tener un historial de órdenes de compra (OC) ordenado simplifica la vida ante revisiones internas o del SII en Chile.
Elementos de una orden de compra
Para que una OC sea válida y útil para tu equipo de finanzas y contabilidad, debe incluir sí o sí los siguientes datos.
- Datos de identificación: Nombre, dirección y RUT tanto de la empresa compradora como del proveedor.
- Número de orden: Un código único para el seguimiento interno.
- Fecha de emisión y entrega: Cuándo se pide y cuándo se espera recibir.
- Detalle de productos/servicios: Descripción, SKU (si aplica), cantidad y precio unitario.
- Subtotal, impuestos y total: Montos claros, incluyendo el IVA correspondiente.
- Condiciones de pago y entrega: Plazos de pago (30, 60 días, contado) y lugar de recepción.
- Firma: Quién aprueba el gasto dentro de la empresa.
Diferencia entre orden de compra y factura
Es común confundirlas, pero ocurren en momentos distintos:
- La Orden de Compra la emite el comprador antes de la transacción para solicitar la mercancía. Expresa la "intención de compra".
- La Factura la emite el proveedor después de entregar el servicio o producto para solicitar el pago. Es el documento tributario final.
Para liberar el pago a proveedores de forma segura, el área de finanzas debe exigir siempre que la factura coincida con la orden de compra previa.
Paso a paso: ¿Cómo hacer una orden de compra perfecta?
Si aún lo haces manual (Excel o Word), este es el flujo estándar. Sin embargo, recuerda que el software financiero moderno automatiza esto.
- Identifica la necesidad: Un departamento solicita un bien o servicio.
- Selecciona al proveedor: Cotiza y elige la mejor opción en precio/calidad.
- Crea el documento: Llena los elementos mencionados anteriormente (datos, ítems, precios).
- Aprobación interna: El gerente o encargado de finanzas visa el presupuesto.
- Envío al proveedor: Se envía la OC (generalmente por correo o portal de pago a proveedores).
- Recepción y cotejo: Cuando llega el producto, se revisa que coincida con la OC antes de aceptar la factura.
¿Por qué deberías automatizar tus órdenes de compra con un Software?
Hacer órdenes de compra en Excel aumenta el riesgo de errores humanos, duplicidad de pagos y falta de visibilidad en tiempo real.
Utilizar un software financiero como el que ofrece Buk Finanzas te permite:
- Generar OCs con un clic basadas en plantillas.
- Configurar flujos de aprobación automáticos (si pasa de $X monto, aprueba Gerencia).
- Tener trazabilidad completa desde la solicitud hasta el pago.
- Integrar la información con tu contabilidad automáticamente.
Conclusión
La orden de compra no es burocracia, es inteligencia financiera. Implementar un sistema riguroso de emisión y control de OCs es el primer paso para proteger la caja de tu empresa, mejorar la relación con el pago proveedores y escalar tu operación de manera ordenada.
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