Consejos para evitar errores en la gestión de pagos

Gestionar las cuentas por pagar es un pilar fundamental que puede definir el éxito o el fracaso de una empresa. Un proceso bien llevado no solo fortalece la relación con los proveedores, sino que asegura tu estabilidad financiera.

Sin embargo, muchas organizaciones caen en equivocaciones comunes. A continuación, revisamos 5 de los errores más frecuentes y cómo evitarlos con las mejores prácticas que aplicamos en Buk Finanzas.

Error 1: Pagar sin visibilidad del flujo de caja

El primer gran error es manejar los pagos a proveedores de forma aislada. Solo se mira la fecha de la factura y no la liquidez real de la empresa.

Falta de proyección financiera

El impacto de los pagos a proveedores en el flujo de caja es significativo. Operar sin visibilidad es un riesgo, por lo que es crucial:

• Realizar análisis constantes: Asegúrate de tener los recursos necesarios para cumplir con sus obligaciones.
• Prever problemas de liquidez: Planifica los pagos a proveedores de manera que se minimicen los riesgos financieros.
• Acordar plazos estratégicos: Busca fechas que den a tu empresa suficiente tiempo para generar ingresos antes de que los pagos a proveedores venzan.

Decisiones reactivas en Tesorería

Cuando no hay proyección, se pierde dinero. Una gestión de pagos a proveedores eficiente permite aprovechar oportunidades financieras que, de otro modo, pasarían desapercibidas.

• Descuentos por pronto pago: Algunos proveedores ofrecen descuentos si se les paga antes del vencimiento.
• Ahorro acumulado: Un descuento del 2% por pagar en 10 días puede parecer pequeño, pero al sumarse en el tiempo, representa un ahorro significativo.

Error 2: No priorizar pagos a proveedores según impacto

Imagina que tu empresa es una máquina bien aceitada. En esta analogía, los proveedores son esos engranajes que mantienen en marcha la operación diaria.

Si un pago se retrasa, el engranaje puede detenerse, afectando la cadena de producción y la satisfacción del cliente. Por eso, seleccionar un proveedor adecuado es como elegir un socio de negocios. Debes evaluar:

• Calidad de los productos o servicios.
• Precio y términos de pago.
• Reputación en el mercado.

Pagos por urgencia y no por estrategia

Un error común es pagar "lo que urge" y no lo que es estratégico. Una gestión de pagos a proveedores eficiente no solo evita interrupciones, sino que genera beneficios financieros como:

• Mantener una buena reputación de crédito.
• La posibilidad de negociar mejores términos en el futuro.
• Asegurar un suministro constante y confiable.

Error 3: Procesos manuales y desordenados

Riesgo de errores

Seguir utilizando planillas manuales invita a fallos humanos. En la era digital, la automatización es una herramienta poderosa que puede transformar la forma en que se gestionan los pagos a proveedores.

Al automatizar, eliminas prácticamente los errores más costosos:

• Duplicaciones de pago a proveedores.
• Omisiones de facturas.
• Pagos por montos incorrectos.

Pérdida de tiempo operativo

La gestión de pagos manual no solo es riesgosa, es lenta. Implementar un software de gestión de pagos a proveedores es una de las mejores decisiones para optimizar procesos.

• Gestión de pagos integral: Herramientas modernas permiten manejar el ciclo de vida completo del pago, desde recibir la factura hasta la conciliación.
• Enfoque estratégico: Al liberar al equipo, pueden dedicarse a tareas de mayor valor, como el análisis financiero o la planificación a largo plazo.

Error 4: Falta de control y validación de pagos

Pagos duplicados o innecesarios

La confianza es buena, pero el control es indispensable. Es esencial revisar periódicamente el estado de los pagos a proveedores para asegurarse de que se realicen de manera oportuna y precisa.

Aquí la clave es la integración con el software contable:

• Sincronización automática: Asegura que todos los pagos realizados se registren automáticamente en los libros contables.
• Conciliación facilitada: Reduce drásticamente el tiempo dedicado a cruzar datos bancarios.

Ausencia de responsables claros

¿Quién autorizó ese pago? Si no hay respuesta clara, hay un problema. Un flujo de aprobación bien diseñado es esencial para asegurar que los pagos a proveedores estén debidamente autorizados.

En Buk Finanzas, por ejemplo, hemos implementado un sistema automatizado que define reglas específicas:

• Por monto: Si una factura supera cierto monto, automáticamente se envía al Gerente de Finanzas.
• Por área: Los pagos menores pueden ser aprobados por un encargado de área.

Error 5: No revisar ni optimizar el proceso de pagos a proveedores

Falta de auditorías periódicas

La gestión de pagos no es un proceso estático: requiere de una evaluación constante. Debes auditar regularmente a tus proveedores considerando la calidad del servicio, la puntualidad y la flexibilidad.

Esta retroalimentación te permite fortalecer relaciones estratégicas con aquellos socios que son críticos para el negocio.

Procesos que no escalan con la empresa

Las crisis o el crecimiento acelerado ponen a prueba tu relación con los proveedores. Durante situaciones complejas, como ocurrió en la pandemia, la tecnología marcó la diferencia.

Buk Finanzas permite a las empresas:

• Centralizar sus pagos a proveedores para tener control total.
• Establecer flujos de aprobación específicos para casos críticos.
• Renegociar términos con proveedores clave de manera ágil.

Mantener tus políticas actualizadas y alineadas con las mejores prácticas transformará tu tesorería en una ventaja competitiva real.