Las herramientas para el control de gestión de activos son esenciales para optimizar la utilización de los recursos en tu empresa, asegurando que cada activo sea utilizado de manera eficiente y siguiendo un registro adecuado. En esta nota, explicamos cómo funcionan estas herramientas, sus beneficios y cómo pueden transformar la gestión de equipos en tu organización.
¿Qué son y cómo funcionan las herramientas de gestión de activos?
Las herramientas de control de gestión de activos son plataformas digitales que permiten registrar, rastrear y gestionar la asignación de activos físicos dentro de una empresa. Estas soluciones ayudan a garantizar que laptops, herramientas, vehículos, licencias y otros activos estén siempre disponibles, bien utilizados y correctamente registrados.
Funcionalidades clave:
- Registro y asignación automática: Cada equipo se identifica con un código único (por ejemplo, código QR o número de serie) que permite su asignación automática a los colaboradores.
- Trazabilidad en tiempo real: Es posible monitorear el estado, ubicación y responsable de cada equipo en todo momento.
- Disponibilidad de activos: Estas plataformas permiten ver qué equipos están disponibles, en mantenimiento o asignados, facilitando transiciones sin fricciones.
- Reportes automáticos: Se generan informes sobre uso, mantenimientos pendientes, auditorías, y ciclos de vida de los equipos.
Beneficios de centralizar la gestión de activos desde RR.HH.
Concentrar este proceso en Recursos Humanos ofrece múltiples ventajas estratégicas:
- Reducción de costos operativos
Con una visión integral de los activos, se evitan compras duplicadas o innecesarias. Además, permite tomar decisiones de inversión informadas (por ejemplo, optar por equipos más duraderos).
- Onboarding más eficiente
RR.HH. puede asignar rápidamente los equipos necesarios a nuevos colaboradores, reduciendo el tiempo de inactividad y mejorando la experiencia de ingreso.
- Mejor gestión del offboarding
Al tener visibilidad de los activos asignados a cada empleado, se facilita su recuperación al finalizar la relación laboral, reduciendo pérdidas.
- Cumplimiento de auditorías
Al contar con registros centralizados y actualizados, se agiliza el cumplimiento de normativas internas y externas, minimizando riesgos legales o fiscales.
Casos de uso en empresas con alta rotación
Estas herramientas son especialmente útiles en organizaciones donde la rotación de personal es constante. Algunos ejemplos comunes:
- Empresas de tecnología y soporte: Equipos deben asignarse y recuperarse rápidamente para mantener la continuidad operativa.
- Sector construcción: La maquinaria y herramientas deben estar disponibles y en buenas condiciones en distintas obras.
- Call centers y equipos de ventas: Dispositivos móviles y computadoras deben ser entregados y recibidos de forma ágil.
Comparativa de herramientas disponibles
A continuación, te presentamos una comparativa de soluciones tecnológicas enfocadas en la gestión de activos, evaluando sus características más relevantes:
Nota: El módulo de gestión de activos de Buk se destaca por su integración con otros sistemas internos (como asistencia o nómina), lo que permite una gestión unificada desde RR.HH. y facilita decisiones basadas en datos.
¿Ya conoces Buk?
Buk es un software integral de Recursos Humanos que permite gestionar de manera eficiente la asistencia, nómina, firma digital, y también la asignación de equipos desde una misma plataforma. Nuestro módulo de gestión de activos facilita la trazabilidad, automatiza reportes y mejora el cumplimiento normativo.
Ya sea que trabajes en un esquema presencial, remoto o híbrido, Buk se adapta a las necesidades de tu organización.
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