Software de gestión de activos: Qué es y cómo implementarlo con Buk

Muchas empresas aún utilizan hojas de cálculo para llevar el control de sus activos, lo que conlleva errores, duplicaciones y pérdida de tiempo. 

Es por esto que contar con un software de gestión de activos permite automatizar, controlar y optimizar el uso de los recursos físicos y digitales de una organización, mejorando la eficiencia, reduciendo costos y asegurando el cumplimiento normativo como lo es el ISO55000.

En este artículo te explicamos en qué consiste este tipo de software, cuáles son sus beneficios, cómo impacta en la experiencia del colaborador y qué soluciones ofrece Buk con su nuevo sistema.

¿Qué es un software de gestión de activos?

Un software de gestión de activos permite supervisar, controlar y administrar los recursos de una empresa a lo largo de su ciclo de vida: desde la adquisición, asignación y uso, hasta su mantenimiento o retiro.

Esta herramienta centraliza la información de los activos, los vincula a los colaboradores y permite automatizar procesos clave como la entrega, seguimiento, renovación y auditoría.

Beneficios de implementar un sistema de gestión de activos

1. Asignación eficiente de recursos

Cada colaborador recibe los activos necesarios desde su primer día, mejorando su integración y productividad desde el onboarding.

2. Seguimiento detallado

Puedes visualizar en todo momento quién tiene asignado qué activo, su estado y ubicación, lo que facilita su recuperación, mantenimiento o reemplazo.

3. Automatización de procesos

Permite generar automáticamente documentos como actas de entrega o devolución, así como establecer flujos de aprobación.

4. Cumplimiento normativo

La centralización de la documentación ayuda a cumplir con las normativas laborales, evitando sanciones. Por ejemplo, no cumplir con el Art. 184 del Código del Trabajo puede conllevar multas. También es importante mencionar el decreto 44 el cual dicta que el empleador debe entregar las herramientas necesarias para realizar sus funciones: 

• Proporcionar todos los EPP requeridos según su nivel de riesgos y tipo de labor.
• Dejar constancia documentada de la entrega de activos y EPP.

En caso de fiscalización, debe poder demostrar esta entrega. La falta de entrega o de evidencia puede dar lugar a multas de hasta 60 UTM por infracción, dependiendo del tamaño de la empresa y la gravedad de la falta.

¿Cuáles son las principales ventajas de un software de gestión de activos?

Reducción de costos

Al contar con información actualizada y control en tiempo real, se evitan pérdidas, duplicaciones o mantenimientos innecesarios.

Mayor productividad

Los colaboradores acceden desde la nube a sus activos y fechas de renovación, optimizando su jornada laboral.

Toma de decisiones informadas

Los reportes automáticos ofrecen datos precisos para evaluar si renovar, mantener o retirar un activo.

Planificación y estrategia

Anticípate a fallas o vencimientos de licencias. Esto evita interrupciones operativas y mejora la gestión general.

¿Cómo impacta la gestión de activos en los colaboradores?

El uso de un software especializado tiene un impacto directo en la experiencia laboral:

• Adaptación más rápida
  Desde el onboarding, cada persona recibe sus herramientas, lo que acelera su desempeño.
• Seguridad y orden
  La claridad en la entrega y responsabilidad de los activos fomenta un ambiente de trabajo más seguro y organizado.
  
• Transparencia y control
  Cada colaborador puede consultar desde su ficha qué activos tiene asignados, promoviendo responsabilidad y confianza.

Gestión de activos con Buk: Nueva funcionalidad 2025

Buk lanza su nueva solución de gestión de activos, diseñada para integrarse con los procesos de RR.HH. y facilitar la administración de recursos en todo el ciclo de vida del colaborador.

Principales características del sistema de Buk:

• Inventario centralizado: Visualiza todos los activos desde una única plataforma.
• Integración con RR.HH.: Los activos se vinculan a la ficha del colaborador.
• Automatización de flujos: Aprueba solicitudes y genera documentos automáticamente.
• Personalización por cargo: Asigna activos según el rol o área del trabajador.
• Reportes detallados: Monitorea el uso, estado y movimientos de cada activo.

¿Qué incluye esta funcionalidad?

• Catálogo de productos para construir tu inventario.
• Registro de todos los activos, sin importar su estado.
• Creación de atributos personalizados.
• Asignación de activos por colaborador.
• Historial de movimientos por activo.
• Visualización desde la ficha del colaborador.
• Exportadores personalizados.
• Vista de solicitudes por aprobar para administradores.
• Integración con workflow para solicitar activos en cualquier etapa laboral.

La gestión de activos ya no es una tarea que deba hacerse manualmente. Automatizar este proceso mejora la eficiencia operativa, protege tus recursos, mejora la experiencia del trabajador y asegura el cumplimiento legal. Con herramientas como la nueva solución de Buk, tu empresa puede dar un salto en productividad y control.