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Software de gestión de activos: Qué es y cómo implementarlo con Buk

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| 3 Minutos de lectura

| Publicación junio 3, 2025| Última actualización junio 5, 2025


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Muchas empresas aún utilizan hojas de cálculo para llevar el control de sus activos, lo que conlleva errores, duplicaciones y pérdida de tiempo. 

 

Es por esto que contar con un software de gestión de activos permite automatizar, controlar y optimizar el uso de los recursos físicos y digitales de una organización, mejorando la eficiencia, reduciendo costos y asegurando el cumplimiento normativo como lo es el ISO55000.

 

En este artículo te explicamos en qué consiste este tipo de software, cuáles son sus beneficios, cómo impacta en la experiencia del colaborador y qué soluciones ofrece Buk con su nuevo sistema.

¿Qué es un software de gestión de activos?

Un software de gestión de activos permite supervisar, controlar y administrar los recursos de una empresa a lo largo de su ciclo de vida: desde la adquisición, asignación y uso, hasta su mantenimiento o retiro.

 

Esta herramienta centraliza la información de los activos, los vincula a los colaboradores y permite automatizar procesos clave como la entrega, seguimiento, renovación y auditoría.

Beneficios de implementar un sistema de gestión de activos

1. Asignación eficiente de recursos

Cada colaborador recibe los activos necesarios desde su primer día, mejorando su integración y productividad desde el onboarding.

2. Seguimiento detallado

Puedes visualizar en todo momento quién tiene asignado qué activo, su estado y ubicación, lo que facilita su recuperación, mantenimiento o reemplazo.

3. Automatización de procesos

Permite generar automáticamente documentos como actas de entrega o devolución, así como establecer flujos de aprobación.

4. Cumplimiento normativo

La centralización de la documentación ayuda a cumplir con las normativas laborales, evitando sanciones. Por ejemplo, no cumplir con el Art. 184 del Código del Trabajo puede conllevar multas. También es importante mencionar el decreto 44 el cual dicta que el empleador debe entregar las herramientas necesarias para realizar sus funciones: 

 

  • Proporcionar todos los EPP requeridos según su nivel de riesgos y tipo de labor.
  • Dejar constancia documentada de la entrega de activos y EPP.

En caso de fiscalización, debe poder demostrar esta entrega. La falta de entrega o de evidencia puede dar lugar a multas de hasta 60 UTM por infracción, dependiendo del tamaño de la empresa y la gravedad de la falta.

¿Cuáles son las principales ventajas de un software de gestión de activos?

Reducción de costos

Al contar con información actualizada y control en tiempo real, se evitan pérdidas, duplicaciones o mantenimientos innecesarios.

Mayor productividad

Los colaboradores acceden desde la nube a sus activos y fechas de renovación, optimizando su jornada laboral.

Toma de decisiones informadas

Los reportes automáticos ofrecen datos precisos para evaluar si renovar, mantener o retirar un activo.

Planificación y estrategia

Anticípate a fallas o vencimientos de licencias. Esto evita interrupciones operativas y mejora la gestión general.

¿Cómo impacta la gestión de activos en los colaboradores?

El uso de un software especializado tiene un impacto directo en la experiencia laboral:

  • Adaptación más rápida
    Desde el onboarding, cada persona recibe sus herramientas, lo que acelera su desempeño.
  • Seguridad y orden
    La claridad en la entrega y responsabilidad de los activos fomenta un ambiente de trabajo más seguro y organizado.
  • Transparencia y control
    Cada colaborador puede consultar desde su ficha qué activos tiene asignados, promoviendo responsabilidad y confianza.

Gestión de activos con Buk: Nueva funcionalidad 2025

Buk lanza su nueva solución de gestión de activos, diseñada para integrarse con los procesos de RR.HH. y facilitar la administración de recursos en todo el ciclo de vida del colaborador.

Principales características del sistema de Buk:

  • Inventario centralizado: Visualiza todos los activos desde una única plataforma.
  • Integración con RR.HH.: Los activos se vinculan a la ficha del colaborador.
  • Automatización de flujos: Aprueba solicitudes y genera documentos automáticamente.
  • Personalización por cargo: Asigna activos según el rol o área del trabajador.
  • Reportes detallados: Monitorea el uso, estado y movimientos de cada activo.

¿Qué incluye esta funcionalidad?

  • Catálogo de productos para construir tu inventario.
  • Registro de todos los activos, sin importar su estado.
  • Creación de atributos personalizados.
  • Asignación de activos por colaborador.
  • Historial de movimientos por activo.
  • Visualización desde la ficha del colaborador.
  • Exportadores personalizados.
  • Vista de solicitudes por aprobar para administradores.
  • Integración con workflow para solicitar activos en cualquier etapa laboral.

La gestión de activos ya no es una tarea que deba hacerse manualmente. Automatizar este proceso mejora la eficiencia operativa, protege tus recursos, mejora la experiencia del trabajador y asegura el cumplimiento legal. Con herramientas como la nueva solución de Buk, tu empresa puede dar un salto en productividad y control.

 

Preguntas frecuentes sugeridas:

¿Cuánto cuesta implementar un software de gestión de activos?

El costo varía según el proveedor, la cantidad de colaboradores y el nivel de personalización requerido. En el caso de Buk, esta funcionalidad está integrada dentro de la plataforma, lo que permite optimizar costos al centralizar la gestión de personas y activos en un mismo sistema. Puedes solicitar una demo para conocer una propuesta personalizada.

¿Qué diferencia hay entre usar Excel y un software como Buk?

Aunque Excel puede ser útil en etapas tempranas, no está diseñado para escalar ni garantizar trazabilidad. Un software como Buk permite:

  • Automatizar entregas y devoluciones.
  • Vincular activos directamente a colaboradores.
  • Generar reportes en tiempo real.
  • Evitar errores humanos y pérdidas por duplicación o falta de seguimiento.
  • Además, mejora la experiencia del trabajador desde el onboarding

¿Qué tipo de activos se pueden registrar en el sistema?

Puedes registrar activos físicos (computadores, celulares, escritorios, vehículos), digitales (licencias de software, accesos a plataformas), equipos de protección personal, uniformes, entre otros. El sistema de Buk permite crear categorías personalizadas para adaptarse a la realidad de cada empresa.

¿Se puede integrar este sistema con otras herramientas como ERP o CRM?

Sí. La mayoría de los softwares de gestión de activos, incluido Buk, están pensados para integrarse con otros sistemas como ERPs, CRMs o plataformas de TI. Esto permite una gestión más fluida y evita la duplicidad de datos.

¿Qué pasa si un colaborador pierde un activo?

El sistema permite generar reportes y mantener el historial de movimientos de cada activo. Si se produce una pérdida, el área responsable puede revisar la trazabilidad del bien, generar alertas y tomar decisiones informadas según la política interna de la empresa. Además, contar con un respaldo documental como actas de entrega reduce los conflictos.

¿Quién puede administrar los activos dentro de Buk?

Dependiendo de los permisos configurados, los activos pueden ser gestionados por el área de personas, operaciones, TI o incluso por jefaturas directas. Buk permite establecer flujos de aprobación y diferentes niveles de acceso para proteger la información y asignar responsabilidades claras.

¿Los colaboradores pueden ver los activos que tienen asignados?

Sí. Una de las ventajas del sistema es que cada trabajador puede visualizar desde su ficha los activos que tiene asignados, incluyendo fechas de entrega, renovación o devolución. Esto fomenta la transparencia y la responsabilidad individual.

Periodista especialista en creación y redacción de contenido mediático, creador de contenido digital, análisis de d...

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