Control de asistencia y sus diferentes perspectivas (Clon)

Si bien hemos visto que la transformación digital llegó para quedarse, hay varias acciones en la automatización de procesos organizacionales que responden a ciertas normativas legales. De hecho desde que ocurrió la crisis sanitaria por Covid-19 y nos vimos forzados al teletrabajo, cambió la forma de trabajar y cambio el tipo de relación entre el empleador y el empleado.

Uno de los cambios fue la nueva normativa de sistemas digitales para el control de asistencia de los colaboradores. En el último tiempo estos sistemas han demostrado un gran incremento por parte de las organizaciones. Junto con esto también sabemos que cada organización difiere en su cultura organizacional, estrategia, modalidad de trabajo, tipos de contrato, normas y procedimientos. Y también sabemos que hay un mercado lleno de opciones, por lo que ¿Cómo elegimos el mejor sistema de control de asistencia para que se adecue a cada organización?

Analicemos algunas perspectivas que te pueden ayudar:

1. Control de asistencia y aspectos legales

Existe el dictamen N°696/27, dispuesto por la Dirección del Trabajo, que especifica que un servicio de control de asistencia electrónica debe cumplir con ciertas características en relación con las marcas de asistencia y continuidad operacional del servicio.

En resumen, lo que indica la nueva ordenanza de la dirección del trabajo sobre las nuevas características del control de asistencia son:

• Se obliga retroactivamente a todas las empresas que utilicen un control de asistencia digital.

• Las marcaciones deben incluir el nombre completo del colaborador y el número de su cédula de identidad, indicando fecha, hora y minuto en que se inicia o termina la jornada laboral.

• Todas las marcas de tiempo deberán ser registradas en una base de datos, la cual entregue un comprobante de la operación al colaborador. 

• El empleador es el responsable final de la gestión de la plataforma, sus respaldo y sistema de seguridad que impida el acceso de terceros no autorizados, como una forma de evitar adulteraciones de la información.

Si quieres conocer más detalles de la normativa puedes ingresar aquí. 

Por último, es fundamental que el sistema de control de asistencia seleccionado esté certificado por una empresa externa independiente a la entidad u organismo que desea utilizar la plataforma y este proceso de verificación debe incluir la revisión de las características de seguridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos registrados. Se deben incluir pruebas del sistema, la validación de la dirección del trabajo y el sistema debe ser recertificado cada 24 meses.

Control de asistencia desde el empleador

Parte fundamental en donde la Dirección del Trabajo pone énfasis, es en relación al uso digital del control de asistencia, el cual no puede vulnerar ninguno de los derechos del colaborador. Es importante que el registro de control de asistencia seleccionado se ajuste a las características personales de cada tipo de trabajo por cada colaborador.

Existen trabajadores de jornada completa, jornada parcial, en base a turnos, en terreno, etc. Es por ello por lo que hoy más que nunca se debe contar con un registro remoto por medio de celulares o computadores, con contraseñas personales e intransferibles para la seguridad del colaborador, junto con comprobantes de ingreso y salida, con copia al correo electrónico. 

Es una forma de respaldar la información y evitar inconvenientes en la relación empleador y empleado, ya que el registro de asistencia impacta tanto la relación que se tenga con la jefatura en cuanto a responsabilidad, compromiso y desempeño, como para el área de administración en lo que es el cálculo en la liquidación de sueldo. 

Control de asistencia desde el colaborador

Existen varios mecanismos y formatos de registro de asistencia, según las características de cada colaborador. Esta flexibilidad y atención a las necesidades de cada colaborador, es una ventaja que entrega el área de gestión de personas.

La automatización del proceso de registro de asistencia entrega reportes, alertas automáticas de inasistencias, retrasos, tiempo extra, etc., en donde se entrega información valiosa en tiempo real para tomar decisiones frente a otros procesos de desarrollo organizacional. De esta forma se utiliza y se gestiona con información clara y transparente de cara a los colaboradores, evitando arbitrariedad o favoritismos.