La orden de compra es la piedra angular del proceso Procure-to-Pay. A diferencia de una cotización, que es meramente informativa, la OC autoriza al proveedor a despachar la mercadería y genera una obligación financiera para la empresa emisora. Este documento debe contener detalles específicos como el número de orden (para trazabilidad), datos del proveedor, descripción técnica de los ítems, lugar de entrega y términos comerciales (Incoterms en comercio exterior). Desde la perspectiva del control financiero, la orden de compra permite el "triple matching": la validación cruzada entre la orden de compra, la guía de despacho y la factura. Este proceso asegura que la empresa solo pague por lo que efectivamente solicitó y recibió, evitando duplicidades, fraudes o errores en el inventario. Además, es un insumo vital para la planificación del flujo de caja, ya que permite proyectar egresos futuros antes de que se emita la factura.
Ejemplo:
El departamento de TI emite una OC detallando 10 laptops a un precio de $800 cada una, con entrega en 5 días hábiles.
Consejos de aplicación
Implementa un sistema de aprobación jerárquica para tus OC; así aseguras que ningún gasto se realice sin previa autorización presupuestaria.Diferencias relevantes
A diferencia de la factura, que exige el pago de una deuda ya contraída, la orden de compra es una solicitud previa que autoriza el inicio de la transacción.Preguntas frecuentes
- ¿Es lo mismo una orden de compra que una nota de pedido? No, la nota de pedido suele ser interna, mientras que la orden de compra es el documento externo enviado formalmente al proveedor.
- ¿Puede un proveedor rechazar una orden de compra? Sí, un proveedor puede rechazarla si no cuenta con stock o si los términos (precios/plazos) no coinciden con lo negociado previamente.
- ¿Qué validez legal tiene una orden de compra? Una vez aceptada por el proveedor, funciona como un contrato simplificado que obliga a ambas partes a cumplir con lo estipulado en el documento.
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