El Control de Asistencia es uno de los procesos más importantes dentro de las empresas generando la necesidad de buscar un software que se encargue de esta tarea y que permita obtener información en tiempo real.
Dentro de los métodos de control encontramos diferentes opciones que son aceptadas por la Dirección del Trabajo tal es el caso de los libros de asistencia, el reloj control y los sistemas biométricos como el lector de huella o el reconocimiento facial.
Control de Asistencia: la guía completa. Súmate con tu empresa a la revolución digital y lleva el control de asistencia de tus colabores desde cualquier lugar.
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El reloj control y los sistemas biométricos son dos buenas alternativas que permiten gestionar y monitorear las tareas, las horas trabajadas y no trabajadas para hacer cálculos correctos al momento de administrar pagos.
Tener un correcto control de asistencia de tus colaboradores es fundamental para hacer cumplir las normas en tu empresa. De esta forma se establece cuál es el horario, el cálculo de horas extra, las remuneraciones entre otros factores que deben administrarse.
Existen muchas opciones para llevar a cabo este registro, pero siempre será la mejor decisión implementar un reloj control de asistencia ya que facilita la verificación de la hora exacta de los ingresos y egresos de cada trabajador.
Los beneficios de un sistema de control son múltiples y se traducen en ahorro de costos y de tiempo, sin embargo pueden ser aún más dependiendo de las necesidades que suple en cada empresa.
Es necesario aclarar que es el empleado el que siempre debe hacer el marcaje de sus entradas y salidas al recinto donde realice su jornada laboral. El sistema de marcaje es una responsabilidad de la empresa, tanto en su elección, capacitación e implementación.
También es responsabilidad de la empresa velar porque cada colaborador complete siempre su asistencia con el reloj control. Además se requiere del apoyo de alertas u otros medios para evitar errores o interferencias que puedan traducirse más adelante en multas.
Con respecto a lo que indica la Dirección del Trabajo en el artículo 33, se deja constancia de los siguientes aspectos:
Además del artículo 33 donde se deja constancia de las obligaciones del empleador con respecto al uso de sistemas que permitan verificar el marcaje, también tenemos otro artículo donde se deja claro cuáles son las excepciones que se presentan con el tipo de jornada de limitación.
El artículo 22 del Código del Trabajo establece lo siguiente:
También es importante aclarar que además de estos dos artículos importantes, la Dirección del Trabajo ha dejado establecido en el dictamen 3561/133 del 10/08/2004 que todas las personas que tienen una jornada de trabajo establecida y limitados por ésta para ejecutar sus tareas deben registrar su asistencia con el reloj control que la empresa determine.
La tecnología ha permitido que contemos con muchas opciones de control de asistencia que facilitan la gestión de las entradas y salidas de las empresas.
Una de estas opciones es el sistema biométrico que autoriza a una persona tomando como referente una característica de su cuerpo sea este su rostro, sus ojos, su voz, su huella entre otros.
Para hacer uso de esta herramienta tecnológica es necesario que se realice el registro de la característica a analizar y con la cual se hará la comprobación de la identidad. Una vez fijado en el sistema se ingresan las plantillas con los datos y el almacenamiento de toda la información.
Cuando los colaboradores emplean un sistema biométrico para hacer sus marcajes, el software buscará dentro de las plantillas y la data almacenada para hacer la identificación. Este tipo de control de asistencia es a prueba de suplantaciones, es decir, es muy difícil que otra persona pueda hacerse pasar por el trabajador.
Un sistema de control de asistencia biométrico es una herramienta tecnológica que permite el reconocimiento de una persona basando sus cálculos en métodos matemáticos. Tomando una característica física, se puede identificar si pertenece o no a la misma persona.
Este tipo de registro puede ofrecer múltiples ventajas, no solo porque es muy seguro de usar, sino porque es preciso en el reconocimiento y además permite que las empresas puedan incluso restringir el acceso a una persona cuando ya no forma parte de la organización.
Además de estas ventajas existen muchas otras como:
El control de asistencia biométrico facial es un tipo de control que emplea el reconocimiento del rostro de las personas para marcar las asistencias. Dentro de las ventajas que representa, encontramos que es muy seguro y altamente eficiente cuando se trata del marcaje, además en tiempos de covid no requiere de contacto alguno para que los empleados puedan tener todas las normas de bioseguridad.
También debemos resaltar que el uso de la mascarilla no es un impedimento cuando se trata de reconocer los rostros de los colaboradores.
Principales características del sistema biométrico facial:
Además de su funcionalidad como control de asistencia, este sistema biométrico también permite que sea posible gestionar la información relacionada a los ingresos y egresos. Esto permite que se puedan crear variables con las cuales hacer una mejor administración.
Sección 2:
Los sistemas biométricos basan el reconocimiento de los colaboradores por medio de las características físicas que tienen las personas. Dentro de los más populares encontramos el lector de huella digital y el lector de rostro.
Las opciones que funcionan con biometría ofrecen diferentes beneficios como es el caso de una alta seguridad, confiabilidad al no permitir fraudes o suplantaciones y es fácil de usar.
El control del marcaje por medio de la huella digital es uno de los más utilizados actualmente dentro del sistema biométrico. La biometría se emplea no solamente en el reconocimiento de los colaboradores o personal que hace parte de una empresa, sino también en la seguridad de nuestros dispositivos electrónicos como el teléfono celular y el computador.
Las empresas que proveen este tipo de plataformas se esfuerzan cada día por innovar con el fin de mejorar la seguridad y con ello eliminar todas aquellas posibles amenazas o vulnerabilidades que pueda tener el sistema.
El sistema biométrico se ha posicionado como el favorito por encima de otras opciones como el reloj control, y su uso tiene una base muy sencilla. El sistema de huella digital identifica esta característica propia e intransferible de cada colaborador leyendo los patrones que tienen los dedos.
Algunos aspectos a considerar sobre este sistema biométrico:
El lector de huella como un sistema de control de asistencia ofrece muchos beneficios:
Llega el verano, fin de año y junto con esto se nos aumentan las ganas de descansar e ir por ¡esas tan esperadas vacaciones!
Otro de los tipos de identificación o confirmación de la identidad de una persona es por medio del reconocimiento facial. Este tipo de sistemas pueden basarse en el análisis en tiempo real o bien analizando un video o una fotografía.
Este sistema biométrico también analiza la voz y el iris de las personas y dentro de la seguridad biométrica también es uno de los más seguros no solo en su data sino en su uso.
El reconocimiento facial se hizo bastante popular gracias a la tecnología que se emplea para desbloquear los Iphones. Este sistema identifica a una sola persona para permitir el acceso, y es por eso que se ha hecho popular en las empresas para el control de asistencia.
La forma en la que funciona este sistema es muy interesante, y se puede resumir en las siguientes fases:
Como un sistema biométrico de control de asistencia las ventajas que ofrece son las siguientes:
Sección 3:
Existen en el mercado diferentes opciones que se adaptan a cada necesidad, como el control de asistencia web que solo requiere de una conexión a internet desde cualquier dispositivo, o para el caso de la asistencia en la oficina el lector de código QR del RUT es una opción rápida y segura.
En el mercado existen múltiples métodos que te ayudan en el control de asistencia. Cada día se trabaja para mejorarlos y ofrecer más y mejores alternativas. Una de estas mejoras es la opción de marcación web que favorece los trabajos remotos y que cientos de empresas han comenzado a utilizar.
Si bien muchas empresas han logrado adaptarse a los cambios de los últimos años, muchas otras siguen teniendo problemas en este aspecto, especialmente cuando se trata de implementar nuevas tecnologías.
Para optimizar mejor la gestión del control de asistencia de tus colaboradores, la opción de marcaje a distancia puede ser la solución que buscas.
El control de asistencia que se realiza por medio de la web son sistemas que se ejecutan de forma online, de esta forma tu colaborador puede marcar sus ingresos y egresos accediendo a una plataforma específica.
La persona que desea realizar su marcaje puede hacerlo desde cualquier dispositivo que cuente con internet y de esta manera dejar su registro.
Este sistema de marcación web ofrece diferentes beneficios entre los cuales se encuentran:
Esta duda es bastante común, y podemos decir que los colaboradores que están bajo la modalidad a distancia o de teletrabajo tienen los mismos deberes que aquellas personas que tienen otro tipo de contrato.
Considerando la Ley del Trabajo en su artículo 33 queda establecido que se deben emplear sistemas de regulación de control de asistencia. De esta forma para asegurar el cumplimiento de la jornada por parte del colaborador se puede hacer uso de herramientas que desde la forma remota puedan ayudar en el marcaje. Así los empleadores podrán comprobar las funciones realizadas durante el horario de trabajo.
El control de asistencia es uno de los temas más importantes para las áreas de RR.HH. dentro de las empresas, ya que debe ser un proceso fácil y simple de usar para los colaboradores, sin dejar de lado la seguridad, la fiabilidad de los datos y el cumplimiento de la ley por parte de la empresa.
Gracias a la tecnología se han creado una amplia variedad de sistemas y plataformas que permiten facilitar la labor del registro y del control de las asistencias de los colaboradores. Los sistemas biométricos son uno de los más populares, especialmente el lector o escáner de cédula que ofrece múltiples ventajas tanto para la empresa como para los colaboradores.
Un lector de cédula lee el código QR que se encuentra en cada una de ellas. Para entender el proceso de funcionamiento podemos resumirlo en:
Para decidir por este tipo de sistema para el control de asistencia, existen algunas buenas razones:
Sección 4:
El control de asistencia es un proceso que es supervisado por la Dirección del Trabajo y exige que se lleve a cabo de forma regular y clara, el no cumplimiento de la ley puede generar graves consecuencias y multas para las empresas.
La Dirección del Trabajo acepta ciertos métodos para llevar a cabo este control, dentro de ellos están el libro de asistencia, el reloj control y aquellos que se basan en la biometría.
La tendencia en los últimos años apuestan por el mejoramiento de los procesos en la organización por medio de una gestión del cambio que permita potenciar la eficiencia y la productividad.
Con la pandemia las empresas han enfrentado muchos cambios que requieren de adaptación para lograr conseguir las metas propuestas.
Para superar estos desafíos de la mejor manera se debe apostar por sistemas de gestión como es el caso de aquellas que ayudan en el control de asistencia.
Tras la pandemia las empresas se vieron obligadas a incorporar el teletrabajo para mantener el funcionamiento de toda la organización, sin embargo esta modalidad trajo muchos desafíos. Una de las múltiples, es el manejo del control de asistencia.
Es por esta razón que las organizaciones se vieron en la tarea de buscar un software de calidad para cumplir con esta normativa legal. En el mercado existen opciones que se adaptan a todas las necesidades, sean estas de tamaño, costo o lugar.
Dentro de las opciones de asistencia remota que se encuentran en el mercado, podemos considerar:
Cada organización es un mundo y fija diferentes tipos de objetivos que requieren de la vigilancia y control de las jornadas laborales y la productividad de los colaboradores. Por esta razón el mercado ofrece diferentes plataformas que ayudan en la gestión del marcaje, obteniendo información valiosa para la toma de decisiones.
Al momento de elegir un software es importante considerar si cumple con las siguientes características:
La responsabilidad de los empleadores consiste en tener un Software de Control de Asistencia y llevar correctamente el registro de los ingresos y egresos de cada uno de los colaboradores.
Dentro de esta normativa la Dirección del Trabajo establece y acepta diferentes tipos de sistemas que ayudan con la tarea y es importante conocerlos con el fin de estar al día con el cumplimiento de la ley y evitar sanciones o multas.
En el artículo 33 del Código del Trabajo se mencionan algunas modalidades que cumplen con lo exigido para el control de asistencia:
El Libro de Asistencia es una de las opciones que más se han utilizado y está dentro de los métodos aceptados por parte de la Dirección del Trabajo.
Sin embargo, el libro de asistencias puede tener más desventajas que beneficios. Si bien el costo de implementación y de uso es cero, conlleva otros desafíos y problemas como es el caso de las multas que se pueden generar debidos a los borrones o enmendaduras que por fallo humano pueden ocurrir. Es por ello que la implementación de la tecnología en los procesos de control de asistencia son tan importantes actualmente para evitar fallos, gastos y problemas en el cálculo de las horas trabajadas.