Tecnologías actuales en el Control de asistencia

Reloj Control de asistencia laboral: ¿Quiénes deben marcar?

Tener un correcto control de asistencia de tus colaboradores es fundamental para hacer cumplir las normas en tu empresa. De esta forma se establece cuál es el horario, el cálculo de horas extra, las remuneraciones entre otros factores que deben administrarse.

Existen muchas opciones para llevar a cabo este registro, pero siempre será la mejor decisión implementar un reloj control de asistencia ya que facilita la verificación de la hora exacta de los ingresos y egresos de cada trabajador.

Los beneficios de un sistema de control son múltiples y se traducen en ahorro de costos y de tiempo, sin embargo pueden ser aún más dependiendo de las necesidades que suple en cada empresa.

Reloj control de asistencia según el artículo 33 del Código del Trabajo

Es necesario aclarar que es el empleado el que siempre debe hacer el marcaje de sus entradas y salidas al recinto donde realice su jornada laboral. El sistema de marcaje es una responsabilidad de la empresa, tanto en su elección, capacitación e implementación.

También es responsabilidad de la empresa velar porque cada colaborador complete siempre su asistencia con el reloj control. Además se requiere del apoyo de alertas u otros medios para evitar errores o interferencias que puedan traducirse más adelante en multas.

Con respecto a lo que indica la Dirección del Trabajo en el artículo 33, se deja constancia de los siguientes aspectos:

• Con el control de las asistencias se determina el número de horas trabajadas para un correcto registro al momento de los pagos. 
• Cada empresa puede elegir el uso de su sistema de control, bien sea con un libro de asistencias o una plataforma de reloj control.

Exentos en el marcaje del control de asistencia

Además del artículo 33 donde se deja constancia de las obligaciones del empleador con respecto al uso de sistemas que permitan verificar el marcaje, también tenemos otro artículo donde se deja claro cuáles son las excepciones que se presentan con el tipo de jornada de limitación.

El artículo 22 del Código del Trabajo establece lo siguiente:

• Quedan excluidos de la jornada limitada de trabajo aquellas personas que prestan servicios a diferentes empleadores, todos los que tienen cargo de gerencia, cargos administrativos o apoderados con esta facultad y los que trabajan bajo la figura de no fiscalización superior.
• Quedan también excluidos aquellos colaboradores que trabajen desde su hogar, o en cualquier espacio que sea elegido por estos. Las personas que se dedican a ser vendedores viajantes, los cobradores y similares que no tengan que ejercer sus funciones dentro de un recinto o establecimiento fijo.
• La exclusión del control de asistencia también aplica a aquellas personas que ejercen sus trabajos desde barcos pesqueros debido a que su labor debe ejercerse fuera de un recinto.

También es importante aclarar que además de estos dos artículos importantes, la Dirección del Trabajo ha dejado establecido en el dictamen 3561/133 del 10/08/2004 que todas las personas que tienen una jornada de trabajo establecida y limitados por ésta para ejecutar sus tareas deben registrar su asistencia con el reloj control que la empresa determine.

Control de asistencia biométrico

La tecnología ha permitido que contemos con muchas opciones de control de asistencia que facilitan la gestión de las entradas y salidas de las empresas.

Una de estas opciones es el sistema biométrico que autoriza a una persona tomando como referente una característica de su cuerpo sea este su rostro, sus ojos, su voz, su huella entre otros.

Para hacer uso de esta herramienta tecnológica es necesario que se realice el registro de la característica a analizar y con la cual se hará la comprobación de la identidad. Una vez fijado en el sistema se ingresan las plantillas con los datos y el almacenamiento de toda la información.

Cuando los colaboradores emplean un sistema biométrico para hacer sus marcajes, el software buscará dentro de las plantillas y la data almacenada para hacer la identificación. Este tipo de control de asistencia es a prueba de suplantaciones, es decir, es muy difícil que otra persona pueda hacerse pasar por el trabajador.

¿Qué es el control de asistencia biométrico?

Un sistema de control de asistencia biométrico es una herramienta tecnológica que permite el reconocimiento de una persona basando sus cálculos en métodos matemáticos. Tomando una característica física, se puede identificar si pertenece o no a la misma persona.

Este tipo de registro puede ofrecer múltiples ventajas, no solo porque es muy seguro de usar, sino porque es preciso en el reconocimiento y además permite que las empresas puedan incluso restringir el acceso a una persona cuando ya no forma parte de la organización.

Además de estas ventajas existen muchas otras como:

• Ofrece seguridad: las empresas que poseen este sistema pueden estar más tranquilas ya que es seguro cuando se trata del reconocimiento y además evita el uso de llaves o tarjetas que pueden ser extraviadas por los colaboradores y sean usadas por personas ajenas a la empresa.
• Sencillo de usar: este tipo de sistemas son fáciles de usar y de configurar. No solo es simple su implementación sino que no requiere de muchos pasos o acciones por parte de los colaboradores para usarlo.
• Data confiable: cuando se trata de llevar el control de asistencia, esta herramienta ofrece data e información altamente confiable con la cual se puede gestionar mejor y tomar decisiones en tiempo real.

Control de asistencia biométrico Facial

El control de asistencia biométrico facial es un tipo de control que emplea el reconocimiento del rostro de las personas para marcar las asistencias. Dentro de las ventajas que representa, encontramos que es muy seguro y altamente eficiente cuando se trata del marcaje, además en tiempos de covid no requiere de contacto alguno para que los empleados puedan tener todas las normas de bioseguridad.

También debemos resaltar que el uso de la mascarilla no es un impedimento cuando se trata de reconocer los rostros de los colaboradores.

Principales características del sistema biométrico facial:

• Autenticación de ingresos con análisis del rostro.

• Alta capacidad de usuarios, es decir colaboradores que pueden ser identificados.

• Sensor de iluminación.
• Integración con otros sistemas.

Además de su funcionalidad como control de asistencia, este sistema biométrico también permite que sea posible gestionar la información relacionada a los ingresos y egresos. Esto permite que se puedan crear variables con las cuales hacer una mejor administración.

Asistencia con huella digital, dile adiós al reloj control

El control del marcaje por medio de la huella digital es uno de los más utilizados actualmente dentro del sistema biométrico. La biometría se emplea no solamente en el reconocimiento de los colaboradores o personal que hace parte de una empresa, sino también en la seguridad de nuestros dispositivos electrónicos como el teléfono celular y el computador.

Las empresas que proveen este tipo de plataformas se esfuerzan cada día por innovar con el fin de mejorar la seguridad y con ello eliminar todas aquellas posibles amenazas o vulnerabilidades que pueda tener el sistema.

Sistema de asistencia a través de huella digital

El sistema biométrico se ha posicionado como el favorito por encima de otras opciones como el reloj control, y su uso tiene una base muy sencilla. El sistema de huella digital identifica esta característica propia e intransferible de cada colaborador leyendo los patrones que tienen los dedos.

Algunos aspectos a considerar sobre este sistema biométrico:

• Considera el flujo de personas: está pensado como un sistema que permite el flujo de personas que requieren del ingreso a un sitio. Se recomienda que la cantidad de personas sea moderado ya que si es un número alto de personas podría tomar más tiempo la lectura, ya que el marcaje por medio de huella digital tarda algunos segundos en el reconocimiento dependiendo de si el colaborador ubica correctamente o no su dedo dentro del lector.
• Tipo de seguridad que necesitas: el sistema biométrico tiene uno de los niveles de seguridad más alto en comparación con otros como el caso del reloj control. Esto debido a que basa su reconocimiento en la huella digital que como sabemos es única. Debes hacer esta comparativa con otros tipos como el caso del reloj control que si bien no es inseguro, no puede competir con la biometría.
• Inversión a realizar: este tipo de control de asistencia es uno de los más populares y con ello también uno de los que pueden presentar un costo mayor. Es importante conocer el presupuesto que se tiene y ver la viabilidad de poder implementarlo.

Beneficios del control de asistencia con huella digital

El lector de huella como un sistema de control de asistencia ofrece muchos beneficios:

• Fiabilidad en la información: debido a que el sistema se basa en el reconocimiento de huellas, no es posible falsificarlas de forma fácil. Por esta razón el marcaje es 100% seguro cuando se trata de llevar un control de asistencia.
• Facilidad de uso: siempre que se elige un tipo de sistema para el control de las asistencias es necesario considerar si es fácil de usar para todas las personas que hacen parte de la organización. El sistema con huella digital es bastante seguro porque no requiere de interacción con otros y asegura una menor tasa de contagio con covid, también es simple ya que solo requiere de usar el dedo índice con el fin de ser identificados.
• Intransferible: para que un usuario o colaborador pueda marcar su asistencia debe hacerlo la misma persona en el recinto o espacio designado. No es posible realizar el marcaje con un sistema biométrico haciendo uso de una app o de cualquier otra herramienta. De esta forma quien lleve el control de la asistencia puede estar seguro de la data y del registro.
• Apoyo en un sistema de control de asistencia: otra de las ventajas de este sistema es que siempre te puedes apoyar en un software de control de asistencia. Con este tipo de plataforma se vincula el sistema biométrico y de esta forma puedes obtener información en tiempo real que te permita hacer un mejor cálculo de tus horas extras, los horarios o jornada laboral entre otros.

Reloj control laboral a través del reconocimiento facial

Llega el verano, fin de año y junto con esto se nos aumentan las ganas de descansar e ir por ¡esas tan esperadas vacaciones!

Otro de los tipos de identificación o confirmación de la identidad de una persona es por medio del reconocimiento facial. Este tipo de sistemas pueden basarse en el análisis en tiempo real o bien analizando un video o una fotografía.

Este sistema biométrico también analiza la voz y el iris de las personas y dentro de la seguridad biométrica también es uno de los más seguros no solo en su data sino en su uso.

Sistema Biométrico a través del reconocimiento facial 

El reconocimiento facial se hizo bastante popular gracias a la tecnología que se emplea para desbloquear los Iphones. Este sistema identifica a una sola persona para permitir el acceso, y es por eso que se ha hecho popular en las empresas para el control de asistencia.

La forma en la que funciona este sistema es muy interesante, y se puede resumir en las siguientes fases:

• Identificación del rostro: cuando un colaborador debe hacer el marcaje por medio del reconocimiento facial, debe ubicar su rostro frente a la cámara para poder ejecutar el análisis.
• Análisis del rostro: el software posteriormente captura la imagen y la analiza tomando como referencia la geometría del rostro que se compara con una base de datos obtenida anteriormente. Entre las características que ayudan a este reconocimiento encontramos la distancia entre los ojos, distancia entre frente y barbilla, forma de las orejas y los labios.
• Match de la huella facial: el patrón que forma un rostro se lee de forma similar al de las huellas digitales. De esta forma el software compara entre la información que posee y busca coincidencias o similitudes con lo cual logra identificar a la persona usuaria.

Ventajas del reconocimiento facial como reloj control

Como un sistema biométrico de control de asistencia las ventajas que ofrece son las siguientes:

• Rapidez: a diferencia de otros sistemas biométricos el reconocimiento del rostro se puede realizar en tan solo unos segundos, por lo que es una excelente opción cuando se trata de gestionar el marcaje de forma más rápida.
• Integración con otros softwares: se pueden integrar con otros como es el caso de software de gestión de asistencia que permite gestionar los marcajes de tus colaboradores en cualquier momento. De esta forma se asegura que no haya fallos en el proceso y que se tomen decisiones en tiempo real.
• Información instantánea: este sistema de reloj control de asistencia ofrece información verificada y fiable que permite entender la situación de la empresa en cuanto al cumplimiento de horarios y el pago de horas extra. Esto también admite tomar decisiones en tiempo real acerca de la data que se obtiene.
• Fácil: es un sistema bastante sencillo de utilizar, ya que solo requiere que el colaborador o colaboradora miren fijamente a la cámara, el resto es un trabajo de análisis interno.
  
  

Soluciones para el Control de Asistencia a distancia

En el mercado existen múltiples métodos que te ayudan  en el control de asistencia. Cada día se trabaja para mejorarlos y ofrecer más y mejores alternativas. Una de estas mejoras es la opción de marcación web que favorece los trabajos remotos y que cientos de empresas han comenzado a utilizar.

Si bien muchas empresas han logrado adaptarse a los cambios de los últimos años, muchas otras siguen teniendo problemas en este aspecto, especialmente cuando se trata de implementar nuevas tecnologías.

Para optimizar mejor la gestión del control de asistencia de tus colaboradores, la opción de marcaje a distancia puede ser la solución que buscas.

Control de asistencia a través de la Web

El control de asistencia que se realiza por medio de la web son sistemas que se ejecutan de forma online, de esta forma tu colaborador puede marcar sus ingresos y egresos accediendo a una plataforma específica.

La persona que desea realizar su marcaje puede hacerlo desde cualquier dispositivo que cuente con internet y de esta manera dejar su registro.

Este sistema de marcación web ofrece diferentes beneficios entre los cuales se encuentran:

• Costo de implementación accesible: una de las ventajas es que son mucho más económicas dentro de tu proceso de implementación que otras opciones que están actualmente disponibles en el mercado.
• Buena opción para teletrabajo o trabajo remoto: debido a que no requiere de instalación en un lugar físico sino que es posible acceder a este medio de forma online, resulta muy útil para las jornadas de tipo remoto o teletrabajo.
• Registro completo: siempre podrás tener un registro de todas las asistencias, esto quiere decir que podrás saber los ingresos y egresos que han tenido todos y cada uno de tus colaboradores en tiempo real.
• Herramienta sencilla: el marcaje web resulta ser un sistema de control de asistencia muy fácil de utilizar. Al ser práctico y sencillo, los colaboradores no tendrán problemas en emplearlo diariamente.
• Reportería: este sistema al igual que las otras opciones te permite tener reportes e informes sobre la administración de las asistencias de tus trabajadores. De esta forma queda mucho más claro cómo se está gestionando la jornada y se tiene un mejor control en el pago de horas extras.

¿Legalmente puedo llevar un control de asistencia a distancia?

Esta duda es bastante común, y podemos decir que los colaboradores que están bajo la modalidad a distancia o de teletrabajo tienen los mismos deberes que aquellas personas que tienen otro tipo de contrato.

Considerando la Ley del Trabajo en su artículo 33 queda establecido que se deben emplear sistemas de regulación de control de asistencia. De esta forma para asegurar el cumplimiento de la jornada por parte del colaborador se puede hacer uso de herramientas que desde la forma remota puedan ayudar en el marcaje. Así los empleadores podrán comprobar las funciones realizadas durante el horario de trabajo.

Control de asistencia a través del escáner de cédula

El control de asistencia es uno de los temas más importantes para las áreas de RR.HH. dentro de las empresas, ya que debe ser un proceso fácil y simple de usar para los colaboradores, sin dejar de lado la seguridad, la fiabilidad de los datos y el cumplimiento de la ley por parte de la empresa.

Gracias a la tecnología se han creado una amplia variedad de sistemas y plataformas que permiten facilitar la labor del registro y del control de las asistencias de los colaboradores. Los sistemas biométricos son uno de los más populares, especialmente el lector o escáner de cédula que ofrece múltiples ventajas tanto para la empresa como para los colaboradores.

¿Cómo funciona el lector de cédula de identidad? 

Un lector de cédula lee el código QR que se encuentra en cada una de ellas. Para entender el proceso de funcionamiento podemos resumirlo en:

• Almacenamiento del código: almacenar los códigos del RUT de cada uno de los colaboradores es esencial para poder hacer el reconocimiento de la identidad de quien está ejecutando el marcaje. De esta forma se elimina el uso de otros elementos como tarjetas o pases para ejecutar esta acción, ya que el colaborador debe traer consigo su identificación para ingresar.
• Reconocimiento de la persona: cuando la persona marca su ingreso, el sistema compara con la información almacenada y permite que la persona pueda ingresar. Esta huella informativa es la que se traduce en el control de asistencia de los trabajadores.
• Uso de un software de control de asistencia: este sistema debe contar con el respaldo de un software que te permita tener la información en tiempo real y con ello poder administrar mejor.

Razones para usar un control de asistencia con escáner de cédula

Para decidir por este tipo de sistema para el control de asistencia, existen algunas buenas razones:

• Estandarización del proceso: el proceso manual conlleva a errores humanos, y también una sobrecarga laboral que impide que se utilice el tiempo en otras tareas que también son importantes. Con un sistema de control de asistencia el proceso se automatiza y es mucho más confiable.
• Eliminación de posibles plagios: se eliminan los posibles plagios o suplantaciones que son más comunes en los libros de asistencia. Esto debido a que no existen dos rut con el mismo código por lo que la información obtenida por el sistema, siempre será fiable.
• Reportería e información: se visibiliza toda la información sobre las horas de ingreso y egresos y las personas que los llevaron a cabo. Esto permite tomar decisiones para mejorar las gestiones y a su vez, controlar el pago de horas extras.
• Ahorro de costos: permite ahorrar costos no solo en un cálculo correcto de las horas extra a pagar, sino que también en aquellos asociados a contrataciones extra que no son necesarios cuando el sistema permite automatizar procesos.
  

Los mejores software de control de asistencia en pandemia para mi empresa

La tendencia en los últimos años apuestan por el mejoramiento de los procesos en la organización por medio de una gestión del cambio que permita potenciar la eficiencia y la productividad.

Con la pandemia las empresas han enfrentado muchos cambios que requieren de adaptación para lograr conseguir las metas propuestas.

Para superar estos desafíos de la mejor manera se debe apostar por sistemas de gestión como es el caso de aquellas que ayudan en el control de asistencia.

Control de asistencia en modalidad remota

Tras la pandemia las empresas se vieron obligadas a incorporar el teletrabajo para mantener el funcionamiento de toda la organización, sin embargo esta modalidad trajo muchos desafíos. Una de las múltiples, es el manejo del  control de asistencia. 

Es por esta razón que las organizaciones se vieron en la tarea de buscar un software de calidad para cumplir con esta normativa legal. En el mercado existen opciones que se adaptan a todas las necesidades, sean estas de tamaño, costo o lugar.

Dentro de las opciones de asistencia remota que se encuentran en el mercado, podemos considerar:

• Control de asistencia web: con esta opción los colaboradores solo requieren de una conexión a internet y cualquier dispositivo que pueda conectarse, de esta manera ingresan a una plataforma respectiva y desde allí marcan sus ingresos y egresos.
• Control de asistencia por medio de apps: con la tecnología el desarrollo de apps que ayudan en la asistencia es una realidad. Con esta opción los colaboradores solo tienen que abrir la aplicación y desde sus teléfonos pueden realizar el marcaje correspondiente.

Características que debe tener un software de control de asistencia

Cada organización es un mundo y fija diferentes tipos de objetivos que requieren de la vigilancia y control de las jornadas laborales y la productividad de los colaboradores. Por esta razón el mercado ofrece diferentes plataformas que ayudan en la gestión del marcaje, obteniendo información valiosa para la toma de decisiones. 

Al momento de elegir un software es importante considerar si cumple con las siguientes características:

• Parámetros de identificación: el software de elección debe contar con un parámetro de identificación con el cual el colaborador pueda hacer su marcaje. Este tipo de identificador puede ser el RUT, la huella digital, una tarjeta de marcaje, una app en el teléfono entre otros.
• Comprobantes: el sistema de control de asistencia a elección debe ofrecer los debidos comprobantes del marcaje que realiza cada colaborador. Esto es esencial ya que es una exigencia legal.
• Reportería: la plataforma elegida debe ofrecer reportes sobre la gestión del marcaje de los colaboradores, el pago de horas extras y la administración del personal para potenciar la eficiencia.
• Certificación: una plataforma o servicio de control de asistencia es más confiable si cuenta con las certificaciones dadas por la Dirección del Trabajo. 

Tipos de control de asistencia autorizado por la Dirección del Trabajo

La responsabilidad de los empleadores consiste en tener un Software de Control de Asistencia y llevar correctamente el registro de los ingresos y egresos de cada uno de los colaboradores.

Dentro de esta normativa la Dirección del Trabajo establece y acepta diferentes tipos de sistemas que ayudan con la tarea y es importante conocerlos con el fin de estar al día con el cumplimiento de la ley y evitar sanciones o multas.

Conoce los tipos de control de asistencia laboral

En el artículo 33 del Código del Trabajo se mencionan algunas modalidades que cumplen con lo exigido para el control de asistencia:

• Libro de asistencia: es el formato físico por el cual las empresas llevan el control de ingresos y horas trabajadas de sus trabajadores. Sin embargo es uno de los métodos menos seguros debido a la manipulación manual que puede conllevar a fallos o errores que por lo general acaban en pagos de multas.
• Reloj control: es el sistema por el cual se lleva a cabo el control de asistencia haciendo uso de una tarjeta magnética de registro. Los colaboradores marcan sus ingresos y egresos dentro del tótem autorizado y este guarda la información de todos los marcajes y las horas trabajadas.
• Sistema biométrico con huella digital: los sistemas biométricos de control de asistencia con la huella dactilar son considerados muy seguros y a prueba de fraudes. Para el marcaje solo se requiere la huella enrolada del trabajador.
• Sistema biométrico con reconocimiento facial: emplea las características personales del rostro de cada persona para realizar el proceso de identificación. Se considera el más seguro hasta el momento.

Libro de asistencia y el código del trabajo

El Libro de Asistencia es una de las opciones que más se han utilizado y está dentro de los métodos aceptados por parte de la Dirección del Trabajo.

Sin embargo, el libro de asistencias puede tener más desventajas que beneficios. Si bien el costo de implementación y de uso es cero, conlleva otros desafíos y problemas como es el caso de las multas que se pueden generar debidos a los borrones o enmendaduras que por fallo humano pueden ocurrir. Es por ello que la implementación de la tecnología en los procesos de control de asistencia son tan importantes actualmente para evitar fallos, gastos y problemas en el cálculo de las horas trabajadas.