Gestión de personas en Municipalidades: Guía para una organización pública eficiente en Chile

La gestión de personas en el sector público chileno vive un momento de transformación histórica. Las municipalidades, al ser la cara más visible del Estado para el ciudadano, enfrentan el reto de ofrecer servicios de excelencia con estructuras administrativas que, muchas veces, arrastran procesos que aún no se actualizan. 

Organizar el capital humano en una municipalidad no es solo un desafío administrativo; es un compromiso con la eficiencia pública. En esta guía, analizamos los "dolores" más comunes y cómo solucionarlos para transitar hacia una gestión moderna y transparente.

¿Qué implica una gestión de personas eficiente en el sector municipal?

La gestión de personas en el ámbito municipal es el conjunto de procesos diseñados para administrar el ciclo de vida del funcionario público, desde su ingreso —ya sea en calidad de planta o contrata— hasta su egreso. En Chile, esta labor está estrictamente regulada por el Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales (Ley 18.883).

Una administración moderna busca que la gestión de estas dotaciones no sea solo un ejercicio de cumplimiento legal, sino una herramienta para asegurar la continuidad de servicios críticos como la salud primaria (APS), la educación y la seguridad ciudadana, garantizando siempre el principio de probidad administrativa.

Los 4 pilares para modernizar la gestión municipal

1. Centralización de datos y fin a la fragmentación administrativa

Es común encontrar instituciones donde la información de los funcionarios reside en carpetas físicas o planillas desconectadas. Esto no solo genera errores en el cálculo de asignaciones específicas, sino que dificulta la trazabilidad.

• La solución: Establecer una "fuente única de verdad" mediante una ficha digital del colaborador. Esto asegura que cada movimiento esté integrado con la normativa legal, permitiendo que la gestión de plantas y contratas sea auditable en tiempo real.

2. Cumplimiento normativo y relación con la Contraloría (SIAPER)

El reporte mensual a organismos como la SUBDERE y la carga de actos administrativos en el sistema SIAPER de la Contraloría General de la República suelen ser “cuellos de botella” manuales.

• La solución: La clave es la interoperabilidad. Un sistema de gestión avanzado facilita la carga masiva de información y la toma de razón electrónica de decretos, nombramientos y ceses, reduciendo drásticamente el riesgo de hallazgos en las auditorías de cumplimiento.

3. Desarrollo y fortalecimiento del empleo público

Detrás de cada trámite hay un funcionario cuya motivación impacta directamente en el servicio al vecino. La falta de capacitaciones y evaluaciones de desempeño claras suelen estancar el talento público.

• La solución: Implementar módulos de Gestión del Talento que permitan mapear competencias y ofrecer capacitaciones pertinentes. Alinear estos esfuerzos con las orientaciones del Servicio Civil permite transformar las áreas de RR.HH. en unidades estratégicas.

4. Optimización de turnos en Salud (APS) y Seguridad

Las áreas operativas 24/7 enfrentan una complejidad alta en el cálculo de horas extraordinarias y reemplazos.

• La solución: El uso de control de asistencia digital e inteligente permite calcular automáticamente los recargos legales por jornada, asegurando que los pagos sean exactos y que la cobertura de servicios esté siempre garantizada sin sobrecargar el presupuesto municipal.

Beneficios de la digitalización en la administración pública

Al integrar tecnología especializada en la gestión de capital humano, las municipalidades obtienen resultados inmediatos:

• Reducción de errores en el cálculo de remuneraciones y asignaciones municipales específicas.
• Transparencia total frente a la Ley 20.285 sobre Acceso a la Información Pública.
• Autogestión para el funcionario: Permite que cada trabajador descargue sus liquidaciones y gestione sus permisos de forma autónoma, mejorando el clima laboral.

Caso de éxito: La modernización en la Municipalidad de Lo Barnechea

En Buk hemos colaborado en la transformación de instituciones con estructuras complejas. Un ejemplo destacado es la Municipalidad de Lo Barnechea, quienes decidieron dar el salto hacia la digitalización integral de sus procesos de personas.

Al implementar nuestra plataforma, lograron centralizar la data y agilizar trámites que antes requerían un esfuerzo manual considerable. 

"Una herramienta como Buk posibilita agilizar muchos procesos y extraer información de mucha data que normalmente tienen las áreas de gestión de personas", señalan desde la institución. 

Este caso demuestra que, con la herramienta correcta, es posible reducir la carga burocrática y enfocarse en mejorar la vida de los funcionarios para entregar un mejor servicio a la comunidad.

Revisa más sobre Buk y Municipalidad de Lo Barnechea en el siguiente video: 

¿Cómo iniciar la modernización en tu municipalidad?

Para pasar de una administración reactiva a una gestión de personas estratégica, te recomendamos seguir estos pasos:

1. Diagnóstico: Identifica qué procesos manuales (como la firma de liquidaciones o solicitudes de vacaciones) están frenando la operación.
2. Alineación con el Servicio Civil: Revisa las orientaciones de gestión de personas para el sector público y úsalas como hoja de ruta.
3. Digitalización progresiva: No intentes cambiar todo en un día. Comienza por centralizar la nómina y la asistencia, y luego escala al desarrollo organizacional.
4. Capacitación del equipo de RR.HH.: Empodera a tus administrativos para que se conviertan en gestores de talento, apoyados por herramientas que eliminen el "trabajo pesado".

¿Tu municipalidad está lista para alcanzar el siguiente nivel de eficiencia? En Buk contamos con una solución robusta, adaptada a las particularidades legales y administrativas del sector público chileno.