¿Qué es Flujo de aprobación?
En el contexto de cuentas por pagar, el flujo de aprobación actúa como un protocolo de seguridad que previene pagos no autorizados, duplicados o fraudulentos. Comienza generalmente con la recepción del documento y pasa por una etapa de "match" o cotejo (orden de compra vs. factura vs. recepción). Posteriormente, el documento circula digitalmente hacia los responsables de área o gerencia, quienes otorgan su visto bueno basándose en umbrales de montos y centros de costos definidos. Un flujo automatizado elimina los cuellos de botella del procesamiento manual, proporcionando una trazabilidad completa (quién aprobó, cuándo y por qué). Contar con un flujo de aprobación documentado y blindado es esencial, ya que demuestra que la organización posee un gobierno corporativo sólido. Además, permite a los departamentos financieros proyectar el flujo de caja con precisión, al saber exactamente qué facturas están listas para el pago y cuáles están retenidas por discrepancias.
Ejemplo:
Una factura de $2.000 que requiere el visto bueno del Jefe de Compras y la firma digital del Gerente de Finanzas antes de ser pagada.
Consejos de aplicación
Establece niveles de aprobación por montos; por ejemplo, que gastos menores a $500 se aprueben automáticamente por el jefe directo para agilizar la operación.Diferencias relevantes
A diferencia de una simple revisión contable, el flujo de aprobación es una autorización jerárquica y operativa que habilita legal y financieramente el desembolso.Normativas asociadas
Ley N° 21.131 (Ley de Pago a 30 Días): Es la norma principal que regula las cuentas por pagar comerciales. Establece la obligatoriedad de pagar las facturas en un plazo máximo de 30 días corridos, el devengo de intereses corrientes por mora y el pago de una comisión fija por recuperación de pagos. Ley N° 19.983 (Ley de Mérito Ejecutivo de la Factura): Regula la transferencia y el cobro de facturas. Establece que si una factura no es reclamada en un plazo de 8 días, se entiende irrevocablemente aceptada, transformando la cuenta por pagar en un título ejecutivo que permite el cobro judicial o el factoring por parte del proveedor.Preguntas frecuentes
¿Qué sucede si un aprobador rechaza una factura en el flujo?
El proceso se detiene y el documento debe volver a la etapa de revisión o aclaración con el proveedor para ser corregido
¿Cómo ayuda la automatización al flujo de aprobación?
Reduce el tiempo de respuesta, evita la pérdida de documentos físicos y genera alertas automáticas para evitar retrasos en los pagos.
¿Por qué es importante la segregación de funciones en este flujo?
Porque asegura que la persona que solicita el servicio, la que lo recibe y la que autoriza el pago sean distintas, mitigando riesgos de colusión.
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