En el contexto de cuentas por pagar, el flujo de aprobación actúa como un protocolo de seguridad que previene pagos no autorizados, duplicados o fraudulentos. Comienza generalmente con la recepción del documento y pasa por una etapa de "match" o cotejo (orden de compra vs. factura vs. recepción). Posteriormente, el documento circula digitalmente hacia los responsables de área o gerencia, quienes otorgan su visto bueno basándose en umbrales de montos y centros de costos definidos. Un flujo automatizado elimina los cuellos de botella del procesamiento manual, proporcionando una trazabilidad completa (quién aprobó, cuándo y por qué). Contar con un flujo de aprobación documentado y blindado es esencial, ya que demuestra que la organización posee un gobierno corporativo sólido. Además, permite a los departamentos financieros proyectar el flujo de caja con precisión, al saber exactamente qué facturas están listas para el pago y cuáles están retenidas por discrepancias.
Ejemplo:
Una factura de $2.000 que requiere el visto bueno del Jefe de Compras y la firma digital del Gerente de Finanzas antes de ser pagada.
Consejos de aplicación
Establece niveles de aprobación por montos; por ejemplo, que gastos menores a $500 se aprueben automáticamente por el jefe directo para agilizar la operación.Diferencias relevantes
A diferencia de una simple revisión contable, el flujo de aprobación es una autorización jerárquica y operativa que habilita legal y financieramente el desembolso.Preguntas frecuentes
- ¿Qué sucede si un aprobador rechaza una factura en el flujo? El proceso se detiene y el documento debe volver a la etapa de revisión o aclaración con el proveedor para ser corregido
- ¿Cómo ayuda la automatización al flujo de aprobación? Reduce el tiempo de respuesta, evita la pérdida de documentos físicos y genera alertas automáticas para evitar retrasos en los pagos.
- ¿Por qué es importante la segregación de funciones en este flujo? Porque asegura que la persona que solicita el servicio, la que lo recibe y la que autoriza el pago sean distintas, mitigando riesgos de colusión.
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