¿Cómo integrar Netsuite ERP con Buk Finanzas?

¿Cómo integramos Buk Finanzas a Netsuite ERP?

La integración de Buk Finanzas con Netsuite se realiza a través de una conexión vía API (un "puente digital" de alta seguridad), lo que permite que ambas plataformas se comuniquen de forma bidireccional y en tiempo real.

Para llevar a cabo esta conexión, el proceso se divide en configuraciones dentro de nuestra plataforma y habilitaciones de seguridad dentro de Netsuite.

¿Qué es Buk Finanzas?

Buk Finanzas es un software diseñado para automatizar y centralizar la gestión financiera de las empresas. Tenemos dos grande soluciones para eliminar procesos manuales en las empresas.

• Cuentas por Pagar: Centraliza el pago a proveedores, la gestión de rendiciones de gastos para colaboradores y el control de órdenes de compra, permitiendo crear flujos de aprobación y nóminas bancarias de manera digital.
• Cuentas por Cobrar: Automatiza la cobranza mediante el envío de recordatorios personalizados a clientes y ofrece un potente motor de conciliación bancaria que hace "match" automático entre los abonos recibidos y las facturas emitidas.

Además, se conecta directamente con el Servicio de Impuestos Internos (SII) y tus cuentas bancarias para tener la información siempre actualizada. 

Esta herramienta conecta 3 mundos que funcionan de forma separada: Bancos, Servicio de Impuestos Internos y ERPs.

¿Qué es Netsuite ERP?

Netsuite es un robusto sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o software de gestión empresarial utilizado para centralizar la contabilidad y las operaciones financieras de una compañía.

Dentro de nuestro ecosistema, Netsuite actúa como el "sistema de registro" o la fuente de la verdad del cliente, el cual Buk Finanzas viene a potenciar y automatizar mediante una integración segura vía API (autenticación basada en Token).

Al conectar ambas plataformas dentro de una solución integral, logramos: 

• Automatización bidireccional: Inyectamos comprobantes de pago, cobro y contabilizamos facturas directamente en el ERP en tiempo real.
• Erradicación del error humano: Eliminamos la necesidad de doble digitación y el uso de planillas Excel intermedias.
• Mitigación de riesgos: Operamos en "modo espejo" garantizando la integridad absoluta de los datos contables, sin alterar las reglas de negocio del sistema.

¿Cómo integrar Netsuite ERP a Buk Finanzas? Guía de conexión

 Debes conectar Netsuite en Buk Finanzas. Aquí te dejamos un paso a paso:

Detalles de la conexión entre Buk Finanzas y Netsuite ERP

*Nota: Algunos de estos permisos puede que no existan dependiendo de las funcionalidades que tenga habilitada. 

 

4. Crear un nuevo usuario con el rol que se acaba de crear.

 

 

Crear token para Buk Finanzas

1. Dirigirse a la sección de integraciones.

 

 2. Enviar estos datos a tu ejecutivo de cuenta en Buk Finanzas:

 

• Clave de consumidor / ID de cliente.
• Secreto del consumidor / Secreto del cliente.

 

3. Dirigirse a tokens de acceso

 

 

4. Crear un nuevo token con el usuario, rol e integración recién creados.

 

 

5. Enviar datos de acceso a Buk Finanzas por canal seguro.

 

6. Dirigirse a Información de Empresa. 

 

 

7. Compartir la siguiente información con el equipo de Buk Finanzas

 

 

8. Compartir también la cuenta contable a usar en los documentos de Cuentas por Cobrar.

Agregar una regla de conciliación para asegurar la sincronización correcta

1. Dirigirse a Reglas de Conciliación.

 

 

 

2. Deschequear reglas por defecto.

 

 

 

3. Crear una nueva regla de conciliación con los siguientes datos:

 

• Nombre de la Regla: Regla Buk Finanzas.
• Incluir cuentas bancarias.
• Condiciones > tipo de transacción “Depósitos importadores”.
• Condiciones > campo presencial “ID de transacción”.
• Condiciones > operador “es igual a”.
• Condiciones > Tipo de transacción “pago de clientes”.
• Condiciones > Campo comparar “Nota”.

 

 

 

 

*Nota: La cuenta sobre la cual aplica esta regla depende de la organización, debe ser la misma compartida en paso 8 de la sección anterior.

Cuentas por cobrar

Acá te dejamos un listado de todas las acciones que puedes hacer con la integración entre Buk Finanzas y Netsuite en Cuentas por Cobrar (CxC) y te explicamos cómo hacerlo.

Escritura de comprobantes de pago

A través de la API, Buk Finanzas puede escribir saldos en Netsuite, por lo que, cuando un documento cambia su saldo por cobrar en Buk Finanzas, ya sea porque fue cobrado total o parcialmente, su saldo también cambiará en el ERP, dejando ambas plataformas en espejo.

Proceso de conciliación

Para visualizarlo de mejor manera, realiza una conciliación:

 

1. Dirígete a Conciliación y selecciona un movimiento que quieras conciliar.
2. Selecciona el documento con el que quieras conciliar la factura.
3. Haz clic en “conciliar”.

En ese momento se desplegará un recuadro para confirmar la conciliación en Netsuite.

 

 

 

Haz clic en “conciliar en Netsuite”.

Aviso en actividades del movimiento

Revisa las actividades del movimiento conciliado.

 

• Si es que resultó exitosa la conciliación en el ERP, habrá un comentario de este tipo:

 

 

• Si es que la conciliación tuvo un fallo, habrá un comentario especificando la razón del problema.

*Nota: si es que el documento que se está conciliando está en Buk Finanzas, pero no en Netsuite, habrá un error de tipo “no existe documento con folio X”.

Manejo de notas de crédito y ajustes contables

Las notas de crédito y ajustes contables se manejan de una manera espacial.

 

1. Notas de crédito: las notas de crédito no se aplican automáticamente en Netsuite una vez que se aplican en Buk Finanzas, por lo que, en este caso deberás asignarlas en ambas plataformas por separado.
2. Ajustes contables: cuando se realizan conciliaciones de un movimiento contra un ajuste contable o un movimiento contra una factura + ajuste contable, solo viajará a Netsuite la conciliación del movimiento contra la factura. En Netsuite se deberá crear manualmente el ajuste correspondiente.

Cuentas por Pagar

Acá te dejamos un listado de todas las acciones que puedes hacer con la integración entre Buk Finanzas y Netsuite en Cuentas por Pagar (CxP) y te explicamos cómo hacerlo.

Contabilización de documentos

Cuando quieres contabilizar un documento de Buk Finanzas en Netsuite debes seguir los siguientes pasos:

1. Dirígete al menú Pendientes.
2. Entra al detalle de una factura.
3. Haz clic en el botón que dice “Inyectar a ERP”. Esto hará que el documento se contabilice en Netsuite.

Aviso en actividades del movimiento

Revisa las actividades del documento inyectado.

 

• Si es que resultó exitosa la inyección en el ERP, habrá un comentario de este tipo:

 

 

• Si es que la inyección tuvo un fallo, habrá un comentario especificando la razón del problema.

Rebaja de documentos de compra pagados

Para rebajar una factura de compra con un pago deberás seguir los siguientes pasos:

 

1. Dirígete a Aprobadas.
2. Crea una nómina con los documentos que quieras pagar.
3. Dirígete a Nóminas.
4. Haz clic en el botón “conciliación” de la nómina que quieras rebajar. En ese momento, las facturas que estén en esa nómina se rebajarán contra el banco en Netsuite.

* Nota: la conciliación de documentos que por alguna razón estén en Buk Finanzas, pero no en Netsuite, va a fallar con un error de tipo “no existe documento con folio X”.

Resolución de problemas comunes en la integración de Buk Finanzas con Netsuite

Acá te dejamos algunos inconvenientes comunes que pueden ocurrir al integrar Netsuite a Buk Finanzas.

Expiración o Invalidez del Token

Problema: Las credenciales de la API han caducado o fueron modificadas en Netsuite.

Síntoma: Buk Finanzas muestra un error de "No autorizado" (Error 401) al intentar sincronizar.

 

Solución: Generar un nuevo token en Netsuite y actualizarlo en la configuración de Buk Finanzas.

Indisponibilidad del Servidor Netsuite:

Problema: El servidor donde reside Netsuite está caído.

Síntoma: Error de "Tiempo de espera agotado" (Timeout - Error 408) o "Servidor no encontrado".

Solución: Verificar con el equipo de TI que el Service Layer esté activo y que la IP de Buk Finanzas tenga los permisos de acceso necesarios.

Cuentas Contables no Mapeadas:

Problema: Se intenta sincronizar un movimiento que usa una cuenta contable que no existe en el Plan de Cuentas de Netsuite.

 

Síntoma: La sincronización falla con un mensaje indicando que el "ID de cuenta no es valido".

 

Solución: Crear la cuenta en Netsuite o corregir el mapeo en Buk Finanzas para que apunte a una cuenta válida.

Periodos Contables Cerrados:

Problema: Se intenta escribir un comprobante de pago en un mes que ya fue cerrado administrativamente en Netsuite.

 

Síntoma: Mensaje de error: "El periodo contable está bloqueado".

 

Solución: Abrir temporalmente el periodo en Netsuite (si las políticas de la empresa lo permiten) o registrar el movimiento con fecha del periodo actual abierto.

Exceso de Peticiones:

Problema: Se están enviando demasiados datos simultáneamente, superando la capacidad de procesamiento de la API de Netsuite.

 

Solución: Procesar las cargas por lotes más pequeños o programar las sincronizaciones masivas en horarios de baja carga para el servidor.

Beneficios de integrar Netsuite ERP con Buk Finanzas

Netsuite es excelente para mantener el registro contable de su empresa, pero alimentarlo manualmente con planillas Excel es ineficiente y riesgoso.

 

Buk Finanzas actúa como el motor de automatización de su operación: nos conectamos a Netsuite vía API para leer sus saldos y escribir sus comprobantes de pago en tiempo real.

 

Así, eliminamos el error humano de la doble digitación y le devolvemos a su equipo horas valiosas para enfocarse en el análisis y el ROI, garantizando que su contabilidad esté siempre exacta.

 

 Al establecer este puente automatizado y bidireccional, tu equipo de finanzas logrará: 

 

• Contabilización automática (CxP): Permite inyectar las facturas de proveedores directamente a Netsuite con un solo clic, eliminando la digitación manual de las compras.
• Rebaja directa de nóminas (CxP): Al conciliar el pago de una nómina de proveedores en Buk Finanzas, las facturas se rebajan inmediatamente contra el banco en el ERP.
• Escritura de comprobantes en tiempo real (CxC): Al conciliar el pago de un cliente, el sistema escribe el saldo y actualiza el comprobante en Netsuite, operando en "modo espejo".
• Máxima seguridad corporativa: La conexión vía API utiliza autenticación basada en Token, cumpliendo con los estándares de ciberseguridad más altos exigidos por las gerencias de TI.
• Protección de reglas de negocio: Las notas de crédito y los ajustes contables mantienen un tratamiento manual en el ERP para no alterar las directrices contables ("la fuente de la verdad").