Cómo elaborar una evaluación de desempeño paso a paso

En Chile, 57% de los colaboradores chilenos consideran que las evaluaciones de desempeño les han ayudado a mejorar su rendimiento en el trabajo. Esto sumado a que el 69% de colaboradores chilenos que realizan al menos una evaluación de desempeño al año, confían en su organización. (Datos exclusivos de la encuesta Work In Progress 2025 por Buk).

¿Qué es una evaluación de desempeño y por qué hacerla?

La evaluación de desempeño es una herramienta estratégica de Recursos Humanos para medir y valorar la ejecución de responsabilidades y el logro de objetivos de los colaboradores. Su objetivo principal es doble: identificar fortalezas y oportunidades de mejora individual, y asegurar la alineación entre el rendimiento del empleado y los objetivos estratégicos de la organización. Los tipos de evaluación más comunes incluyen la Autoevaluación, la Descendente (líder a colaborador), la Ascendente (colaborador a líder) y la 360° (múltiples perspectivas).

Su propósito principal es identificar fortalezas, detectar oportunidades de mejora en habilidades o conocimientos, y, fundamentalmente, alinear los objetivos individuales del colaborador con los objetivos estratégicos de la empresa. Esto asegura que el esfuerzo de cada persona impulse la visión global de la organización.

Paso a paso para elaborar una evaluación de desempeño

1. Define qué ítems vas a evaluar

Este es el punto de partida que define el foco de toda la evaluación: ¿qué aspecto del trabajo es más relevante medir en tu organización? Generalmente, se evalúan dos grandes áreas:

Competencias u Objetivos.

• Competencias (Comportamiento): Miden el cómo la persona realiza su trabajo. Se centran en las habilidades, conocimientos, actitudes y comportamientos requeridos para el rol (ejemplos: liderazgo, trabajo en equipo, proactividad, comunicación). Son esenciales para roles donde el impacto reside en la interacción y la aplicación de soft skills.
• Objetivos (Resultados): Miden el qué la persona logró. Se basan en metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo (metodología SMART). Son ideales para roles con entregables cuantificables (ejemplos: aumento de ventas en un 15%, reducir errores de producción a cero, completar un proyecto en fecha).

La evaluación de desempeño debe partir de una pregunta clara: ¿quieres medir comportamientos o resultados? La respuesta a menudo reside en una mezcla equilibrada que refleje tanto la performance como el potencial del empleado.

2. Establece la escala de medición

Una escala proporciona el marco para asignar un valor al desempeño observado y debe ser clara, simple y uniforme para evitar sesgos. Explica las opciones:

• Escala Numérica: Utiliza números, como del 1 al 5, donde cada número representa un nivel (ej. 1 = Debe mejorar, 5 = Excepcional). Es fácil de cuantificar y comparar.
• Escala Porcentual: Ideal para medir el logro de objetivos, mostrando el porcentaje de cumplimiento (ej. 100% de cumplimiento del objetivo).
• Escala Emotiva/Descriptiva: Utiliza términos cualitativos que describen el nivel de desempeño (ej. insatisfactorio, cumple las expectativas, supera las expectativas).

Destaca la importancia de adaptarla a la cultura organizacional. Si tu empresa valora la innovación y la colaboración, la escala debe incluir descripciones que reflejen esos valores. Una escala bien diseñada minimiza la ambigüedad y asegura que un "4" en un departamento signifique lo mismo que un "4" en otro.

3. Incluye preguntas abiertas de reflexión

Las preguntas cualitativas transforman la evaluación de una simple calificación a una conversación de desarrollo. Permiten al colaborador y al evaluador añadir contexto y perspectiva que los números no pueden capturar.

Recomendación: Limita las preguntas a un máximo de 3 preguntas clave para mantener el enfoque y garantizar respuestas profundas y no superficiales:

Fortalezas: 

• "¿Qué logro te enorgullece más este semestre y por qué crees que fue posible?".

Desafíos: 

• "¿Qué habilidades o recursos crees que necesitas desarrollar o adquirir para mejorar tu rendimiento en los próximos meses?".
  
  Apoyo: 
• "¿De qué manera la empresa o tu líder podría brindarte mayor apoyo para alcanzar tus objetivos con éxito?".

Según un estudio de Harvard Business Review (2020) sobre feedback, la efectividad de una evaluación aumenta dramáticamente cuando el proceso se enfoca en el crecimiento futuro y no solo en la calificación del pasado, un aspecto que las preguntas abiertas facilitan.

4. Elige el tipo de evaluación

El método de evaluación define quién participa en la entrega del feedback. La clave de la objetividad radica en obtener múltiples perspectivas:

• Autoevaluación: El colaborador se evalúa a sí mismo. Fomenta la autorreflexión y el accountability.
• Descendente: El líder evalúa al colaborador. Es el método más tradicional.
• Ascendente: El colaborador evalúa a su líder. Es vital para mejorar el liderazgo y la gestión.
• 360°: El colaborador es evaluado por su líder, pares, subordinados y, en ocasiones, clientes. Ofrece una visión completa del impacto de la persona en toda la organización.

Elegir evaluaciones mixtas te pueden entregar mayor objetividad. Un enfoque combinado (por ejemplo, Descendente + Autoevaluación) o la implementación de la Evaluación 180° (líder y pares) puede reducir el sesgo del evaluador único y proporcionar un panorama más robusto, sin la complejidad administrativa del 360°.

5. Define fecha, responsables y comunicación

La mejor evaluación diseñada fracasará si la logística y la comunicación son deficientes. La planificación es crítica.

1. Definir responsables y flujo: Asignar quién evalúa a quién, cómo se recolectan los datos y quién analiza los resultados (generalmente RR.HH. en coordinación con la Gerencia).
2. Definir el cronograma: Establecer la fecha de inicio, la fecha límite de llenado y, crucialmente, las fechas para las entrevistas de feedback, asegurando que se realicen a tiempo.
3. Comunicación y Sensibilización: Agrega la importancia de sensibilizar al equipo antes del proceso. Se debe comunicar el propósito, los beneficios y cómo el proceso afectará las decisiones de desarrollo y crecimiento. El enfoque debe ser en el crecimiento, no en el castigo.

El Estudio Gallup 2023 reporta que quienes reciben “feedback significativo” con mayor frecuencia presentan niveles más altos de engagement. 

¿Con qué frecuencia se debe evaluar? 

Aunque la tradición dictó la evaluación anual, las tendencias modernas de RR.HH. se inclinan por un enfoque continuo o, al menos, semestral. La frecuencia ideal depende de la cultura y la madurez de la organización. Las evaluaciones anuales son ideales para decisiones de compensación y promoción, mientras que el feedback continuo o trimestral es fundamental para el desarrollo, el engagement y para asegurar que los objetivos se mantengan relevantes en entornos cambiantes. Un software de gestión como Buk facilita la gestión de procesos tanto periódicos como continuos.

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Implementar un proceso de evaluación de desempeño paso a paso es fundamental para el desarrollo del talento y el crecimiento empresarial. Sin embargo, gestionar las escalas, centralizar el feedback de 360°, automatizar las notificaciones y hacer seguimiento a los planes de acción puede ser un desafío administrativo complejo si se maneja con planillas o herramientas desconectadas.

Aquí es donde la tecnología es tu mejor aliada.

Un software de Gestión de Personas como Buk te permite llevar la evaluación de desempeño a un nuevo nivel de eficiencia y objetividad. Buk centraliza todo el proceso, desde la definición de competencias y objetivos, hasta la aplicación de distintos tipos de encuestas (180°, 360°, Autoevaluación) y la generación de reportes automáticos para identificar a tus colaboradores clave y aquellos que necesitan apoyo.

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