Lo que debes saber sobre el nuevo registro electrónico de asistencia en Chile

Entrevista completa con Luis Parada, Head of Labor & Employment Law en DLA Piper Chile.

En este nuevo capítulo de Bukast, conversamos con Luis Parada sobre la implementación de la Resolución Exenta N°38, cómo afecta a las empresas, los riesgos legales, y las oportunidades que abre la digitalización del control de asistencia.

¿De qué se trata la Resolución 38?

La Resolución Exenta N°38, emitida por la Dirección del Trabajo, establece los requisitos que deben cumplir las plataformas electrónicas de registro de asistencia utilizadas por las empresas en Chile. Esta resolución se enmarca dentro de la Ley de 40 Horas, y busca reemplazar el antiguo sistema basado en libros físicos o tarjetas por soluciones tecnológicas más modernas, seguras y transparentes.

6 claves que debes saber sobre la Resolución 38

1. Es obligatoria si usas registro electrónico.

Si tu empresa dejó atrás el libro físico, el sistema digital debe estar certificado por la Dirección del Trabajo. De lo contrario, puedes recibir multas y la información no tendrá valor legal.

Esta ley mandata a la Dirección del Trabajo a regular formalmente los sistemas digitales, dejando atrás años de informalidad basados solo en dictámenes.

En especial si se utiliza biometría, se requiere consentimiento informado del trabajador, respetando la Ley de Protección de Datos.

Cualquier modificación queda registrada. Se espera precisión, transparencia y acceso por parte del trabajador a sus marcas de asistencia.

5. El uso de herramientas como Excel no es válido.

Registrar asistencia en planillas no certificadas no solo expone a la empresa a sanciones, sino que además no sirve como prueba legal en caso de conflicto.

Más allá del cumplimiento, permite identificar patrones de ausencias, atrasos, exceso de horas extra, y tomar mejores decisiones operativas y estratégicas.

¿Qué pasa si no cumples?

Las multas pueden superar los 4 millones de pesos para empresas medianas y grandes. Pero el mayor riesgo es que no podrás justificar medidas disciplinarias o despidos si el sistema de registro no está aprobado.

“La informalidad se paga caro. Si tu sistema no está certificado, es como si no tuvieras nada”, advierte Luis Parada.

¿Cómo cambiarte del libro físico a una solución digital?

Luis Parada recomienda seguir estos pasos:

1. Elegir un proveedor certificado. Pide el certificado antes de firmar.
   
   
2. Modificar el reglamento interno para incluir el nuevo sistema.
   
   
3. Capacitar al equipo sobre cómo usarlo y resguardar las claves de acceso.
   
   
4. Acompañar la implementación con comunicación clara sobre beneficios.
   
   
5. Documentar todo: entregas, firmas, presentaciones y asistencia.

¿Y qué tiene que ver todo esto con la Ley de 40 Horas?

La resolución surge como parte de la implementación de esta ley. Además, muchas dudas persisten, especialmente sobre quiénes pueden ser considerados trabajadores exentos (art. 22). La Dirección del Trabajo ha emitido dictámenes polémicos y cambiantes, por lo que se recomienda tener siempre asesoría legal clara y actualizada.

Cumplimiento + gestión inteligente

La Resolución 38 no es solo una exigencia legal, también es una oportunidad para que las empresas ordenen su gestión de personas, tomen mejores decisiones y generen relaciones laborales más transparentes y justas.

Si aún no estás usando una plataforma certificada, es el momento de revisar tu sistema y actualizarte. Ya no es solo una opción, es una necesidad legal... y una ventaja competitiva.