Coordinar un equipo para que consigan un objetivo o alcancen una meta, puede ser todo un desafío, y es aún más difícil cuando se debe realizar en tiempos de cuarentena o distanciamiento social. En especial porque hay que equilibrar la vida laboral con la convivencia familiar al mismo tiempo.
Debido a que muchos nos han escrito bajo esa temática, es que realizamos una guía práctica que te ayude a coordinar a tu equipo desde la distancia y obtener resultados exitosos.
6 herramientas para coordinar a tu equipo
Se necesitan herramientas y rutinas para realizar un coordinación exitosa. Cada una de ellas es muy importante y crearán una estrategia en la que todos se sentirán unidos y considerados, trabajando por un mismo objetivo para alcanzar las metas de la organización, sin dejar de lado el contexto en el se esta viviendo y la forma en la que se está trabajando.
1. Mejorar la comunicación
La comunicación es fundamental para cualquier tipo de relación, pero se debe trabajar aún más cuando las relaciones son a distancia y no presenciales. Se necesita estar conectados más seguido y ojala tener momentos de conexión en donde se puedan ver las caras y sentir que uno esta conversando persona a persona.
Coordina reuniones 1 a 1 y de equipo
De esta forma, podrás saber en que está cada uno de los integrantes de tu equipo, ir guiándolos en sus tareas diarias y orientarlas a un trabajo en equipo. Es importante, al mismo tiempo, tener conversaciones grupales para que así los colaboradores sepan en que están sus compañeros, cómo se pueden apoyar entre ellos y lograr un trabajo en equipo exitoso.
Realiza una minuta
Hacer una minuta pre y post reunión te puede ayudar a ordenar los temas a tratar e intentar de cubrirlos todos junto a tu equipo. Es importante organizar las tareas con orden de prioridad y ir desarrollándolos junto a los colaboradores. Luego de cada reunión, te recomendamos hacer una minuta que contemple un resumen de lo que fue la reunión y las decisiones que se tomaron para hacerles una bajada y luego concretar.
Contención y Check-In
No olvides que cada uno de lo integrantes de tu equipo se encuentra viviendo y lidiando con diferentes situaciones que pueden hacer difícil el encierro y el rendimiento en el trabajo. Siempre hay que intentar contener y hacer un chequeo de cómo se encuentra, conectarse emocionalmente con el equipo y ayudarlos en caso de lo requieran.
Organiza la frecuencia de las reuniones
Define con los integrantes de tu equipo un horario y día para juntarse a conversar o hacer una llamada conferencia, de esta forma todos ordenarán sus tareas para estar ese día y a ese horario conectados.
2. Metas claras
Con metas claras se mejora la comunicación y se llega a un mismo objetivo en común de forma exitosa. Entre más clara sea la indicación, más fácil será coordinar al equipo.
Define Objetivos/metas
Así como se coordina una reunión semanal de equipo y se define los horarios y días, se deben definir objetivos y metas semanales para ir guiando el trabajo diario hacía un mismo fin. Estos objetivos deben ser individuales como grupales. Hay que hacer un enfoque colaborativo entre los integrantes de tu equipo.
Acuerda reuniones de avance
Si quieres que se cumplan las metas, es importante entregar apoyo y ir viendo los avances que se han hecho del proyecto para así ir guiando y orientando a los colaboradores para que logren el objetivo propuesto.
Revisa el cumplimiento semanal
A finales de todas las semanas, es bueno revisar el cumplimiento semanal y las dificultades que se presentaron, cómo se resolvieron y qué obstáculos hay en el camino que impidan llegar a la meta. De esta manera hay un manejo de la situación y se entregan herramientas para superar los conflictos y existe una mayor proactividad para salir adelante.
3. Delega
Lograr una buena coordinación de equipo significa apoyarte en sus integrantes y aprender a delegar, confiar en las habilidades de cada uno de ellos y que las cosas se harán bien sin estar todo el tiempo encima.
Pon atención
Si dentro del equipo hay personas con las que es más fácil acercarte, apóyate en ellas. Será más fácil la comunicación, podrán brindarte una mano y facilitarte la dirección.
Delega las responsabilidades
Coordinar un equipo requiere de mucha responsabilidad, porque no solo debes hacer tu trabajo que te piden desde dirección, sino que además debes estar apoyando y facilitando herramientas a las personas de tu equipo para que cumplan con las metas propuestas. Cuando haya mucha presión, es importante aprender a delegar y entregar responsabilidades que sepas que otras personas puedan cumplir de la forma en que lo necesitan. Observa bien las habilidades de tus colaboradores, pues unos podrán cumplir mejor una tarea y otros otra.
Si tienes dudas o problemas con este tema, puedes intentar ir de a poco entregando responsabilidades 1 a 1 semanalmente. Una vez que veas que la modalidad funciona, puedes ir avanzando con otros integrantes y mayores responsabilidades.
4. Documenta
Todo siempre es mejor cuando se deja por escrito, de esta manera queda documentado y puede servir como referencia para el futuro.
Documenta los procesos
Documentar te servirá como respaldo de tu acción y de los procesos que se implementaron para llegar a una meta u objetivo. Es bueno documentar también las buenas prácticas, el "How we work", los obstáculos y dificultades que hubieron en el proceso.
Procesos claros
Así como las metas deben ser claras, los procesos también deben serlo. De esta forma, la comunicación será más rápida y efectiva y el flujo del trabajo será mucho más eficiente y productivo.
Mayor ejecución
Todo será mucho más eficiente al saber que se espera de cada uno de los integrantes del equipo. Al conocer sus habilidades y competencias, se les podrá entregar procesos y responsabilidades de acorde a sus cualidades. Es bueno poder ir documentando su desarollo profesional y cómo se desenvuelven en diferentes temáticas para ir ayudándolos a mejorar y entregarles feedback.
5. Feedback y Reconocimiento
Para coordinar un equipo también se necesita motivar y contener a cada uno de lo integrantes. Es por eso que el feedback y el reconocimiento es tan importante.
Genera espacios de conversación
Los colaboradores necesitan una voz que los guíe y apoye, no importa si es en forma presencial o virtual. Escucharlos y orientarlos es muy importante para su desarrollo profesional como personal.
Retroalimenta a tus colaboradores
Entrega feedback acerca de los avances y desafíos del cumplimiento de objetivos. Reconoce las buenas prácticas y orienta aquellas veces en que el colaborador se haya visto más débil para mejorar en la próxima oportunidad.
Gestiona tus propias emociones
Antes de hablar, debes saber que todos los colaboradores son distintos y tienen variadas formas de reaccionar o tomarse las situaciones. Es por eso que antes debes gestionar tus propias emociones, saber con quién estás hablando y entregar respuestas de ánimo y apoyo para tu equipo.
Agradece y apoya
Motiva a tus colaboradores agradeciendo su trabajo, la atención, proactividad y el esfuerzo que pusieron cada uno en alcanzar el objetivo o meta.
6. Interacción Social
Plan de acción
Genera un plan de acción para fomentar la interacción social de forma remota. Por ejemplo, puedes hacer que todos los colaboradores de tu equipo hablen por la aplicación Slack, crear un grupo de Whats App o trabajar las tareas admnistrativas con tableros especializados en Trello.
Sistema de mentores
Genera un sistema de mentores, para compartir inquietudes o dudas, para que no se sienta solos ni aislados.
Tiempo Libre
Generar espacios para hablar de otros temas que no sean laborales. (Concursos o juegos virtuales)
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