Haz un proceso de Onboarding eficaz y sé el líder de un equipo feliz

Crear un lugar de trabajo más feliz es un trabajo que se realiza día a día y que requiere de precisión y preocupación en cada una de las etapas del Ciclo del Colaborador o Employee Journey. Esto te ayudará a crear una marca empleadora potente que te permitirá atraer talentos y retener aquellos que estén en tu organización.

Una de las etapas más importantes para tener un equipo feliz es el proceso de Onboarding, durante etapa de Reclutamiento y Selección, el cual te permitirá atraer y filtrar candidatos que se alineen con la cultura organizacional de tu empresa, además de aumentar su motivación y productividad en su trabajo. 

Aquí te dejamos los factores clave que debes considerar para hacer un proceso de Onboarding eficaz y liderar un equipo feliz. 

¿Qué es el onboarding?

El onboarding es lo que nosotros llamamos el "proceso de enamoramiento" de una empresa. Comienza en el momento que el candidato envía su CV a un lugar de trabajo y se incorpora dentro del proceso de reclutamiento, hasta que es seleccionado y entra a trabajar en la organización. 

Es una práctica que muchas empresas han adoptado, ya que permite acelerar el proceso de incorporación de los nuevos talentos a la organización y que éstos se sientan mucho más considerados por sus compañeros. 

Tiene un gran impacto en la productividad de la organización, en la retención del talento y disminución de la rotación, como también en la descentralización.

Diferencias entre Onboarding e Inducción

Es importante mencionar las diferencias entre el Onboarding y la Inducción. Muchos los confunden, pero no son lo mismo.

¡El Onboarding es una experiencia!

El Onboarding es un proceso a largo plazo, que dura más que un par de días de la primera semana de trabajo del nuevo colaborador. Tiene como objetivo que el talento se integre en la empresa de manera progresiva, adaptándose a su nuevo puesto de trabajo y responsabilidades, como también a la convivencia y formas de trabajo que se empleen entre los compañeros del equipo y de otras áreas. Para este proceso se requiere de tiempo y planificación. Así como lo mencionamos arriba, es un "proceso de enamoramiento" de la empresa. Para eso hay que alimentar la relación con todo tipo de aprendizajes, capacitaciones, reuniones y bienvenidas que hagan sentir al talento cómodo en su nuevo puesto de trabajo y que se comprometa con la empresa. 

La inducción como punto de partida

Una inducción consta de un proceso más corto que el proceso de Onboarding. Generalmente se realiza dentro de los primeros días de la semana en que el talento ingresa a la empresa. Tiene el objetivo de informar y detallar temas trascendentales para la organización, como el organigrama, reglamento, beneficios, horarios, etc. 

Se considera también en este proceso, la entrega de herramientas para que el candidato pueda realizar su trabajo y se desarrolle profesionalmente. 

Si bien muchos confunden los dos términos, es muy importante considerar cada uno por separado e intentar realizarlos de tal manera que se complementen y el proceso de Onboarding le agregue valor a la empresa. Un buen proceso solo traerá ventajas y beneficios para la organización, atrayendo a más talentos y en su interior creando lugares de trabajo más felices, potenciando el clima y la cultura organizacional  de tu empresa. 

El valor agregado del onboarding 

Una de las principales ventajas que trae el proceso de Onboarding a una organización es el valor que se le entrega a cada colaborador que ingresa a la empresa y el valor también que se le entrega a la marca empleadora. 

Si se quiere realmente generar valor, entonces el proceso debe ser muy estratégico e involucrar a varias áreas para que sea lo más eficaz posible. No es solo responsabilidad del área de selección, sino de todas las áreas de la empresa que brindarán ayuda para que el desarrollo profesional del nuevo talento sea positivo y además aumente la productividad a nivel organizacional. 

1. Conocer a los colaboradores

El primer paso, antes de resumir las responsabilidades a ejercer, es presentarle al talento su equipo con el que trabajará a diario. En estos tiempos de tanto movimiento e iniciativas, es bueno que el equipo se pueda tomar guardar un espacio en la agenda para recibir al nuevo integrante y todos puedan presentarse. 

Es importante que en esta etapa también este presente alguien de alto cargo, quizás un gerente o el mismo fundador de la empresa, para darle la bienvenida y pueda explicarle de manera cercana el organigrama de la organización. 

Este tipo de relaciones potenciará la cercanía y confianza entre los colaboradores, además de integrarlos y hacerlos sentir partícipe desde un principio de la estrategia y decisiones de la empresa. 

2. Conocer las áreas

Una vez que el talento conoce al equipo con el que trabajará codo a codo, es importante que conozca la estrategia de su área, de las otras áreas y por ende, la estrategia de la organización. 

Es hora de que los jefes de otras áreas o gerentes se presenten y puedan entregarle información sobre las estrategias de su equipo. De esta forma el nuevo integrante sabrá enfocar los objetivos de su trabajo y también cómo y con quién relacionarse para cumplir con ellos. 

En el caso de las estrategias de la organización, se recomienda que algún gerente pueda explicarle los objetivos y metas de la empresa a corto y largo plazo. No solo podrá enfocar mejor su trabajo, sino que también entender el porqué de cada estrategia, cómo afrontar la competencia y analizar el mercado. 

3. Entregar herramientas

Parte del proceso de Onboarding es poder brindar todas las herramientas necesarias para que el talento pueda desarrollarse profesionalmente. No solo a nivel de información y organización de la empresa, sino que brindando materiales y recursos para que el colaborador pueda perfeccionarse y llegar más lejos. 

Un lugar cómodo para trabajar, un escritorio, computador, pantalla, silla, buena conexión a internet, son algunas de las herramientas que se le deben brindar al talento para que pueda cumplir sus responsabilidades, si es que es el caso. En el contexto en que el candidato necesite perfeccionar alguna habilidad, se le puede dar la posibilidad de alguna capacitación o taller especial para que pueda profundizar en la materia. 

4. Ser tecnológicos

No importa el tamaño de la empresa o los recursos que sean necesarios, lo ideal es que el proceso de Onboarding vaya con las últimas tecnologías y el talento se sienta muy conectado con la organización. 

Días antes de su llegada, puede recibir un correo con la información o plan semanal que tendrá en la oficina. Se le puede enviar un kit con sus herramientas de trabajo, con el objetivo de que cuando llegue a su primer día ya tenga todo el equipo necesario para comenzar a adaptarse a la organización. 

¿Qué etapas existen en un proceso de Onboarding eficaz?

• ¡Empareja expectativas! 

Tanto por el lado de la empresa como por el lado del colaborador, es bueno alinear las expectativas que se tienen con el desarrollo profesional de la persona y hacia donde quiere llegar la empresa. 

• ¡Hay que estar al día!

Para los dos lados es importante cumplir con los pasos y todos los papeles necesarios para comenzar bien un proceso de Onboarding. 

• ¡Invita a participar!

Dale la oportunidad al nuevo integrante de que pueda participar de reuniones o actividades que lo hagan partícipe de la empresa. 

• ¡Vive los valores de la empresa!

No solo debes explicar los valores de la organización al nuevo integrante, sino que también darle la posibilidad de que los viva y pueda comprobarlos por si mismo. 

• ¡Autonomía!

Nada mejor que tener autonomía para poder abrir las alas y volar. Deja que el nuevo integrante tenga espacio para ser autónomo y proactivo. 

• ¡Preocúpate de la Marca Empleadora!

Entrégale al candidato una buena imagen de la organización para que entre con motivación y compromiso. 

• ¡Acompañar con feedback!

Todo nuevo proceso requiere de un acompañamiento para ir guiando y orientando al nuevo integrante durante sus primeras semanas. Entrega feedback para fortalecer las habilidades y entregar también oportunidades de mejora en el camino. 

• ¡Automatiza procesos!

Para hacer mas eficientes los procesos es bueno automatizarlos y hacer que el trabajo sea más rápido y fluido.

• ¡Haz un seguimiento!

El proceso no termina una vez que el candidato ya pueda ejercer solo, sino que que hay que hacer un seguimiento y mejorar cualquier debilidad o confusión que pudiera tener el nuevo integrante.

Herramientas y consejos para un "Súper Onboarding"

Buk es un software integral de gestión de personas, que te permite atender las necesidades de tus colaboradores, desde el pago de remuneraciones hasta su desarrollo profesional. Contiene una gran variedad de módulos que te permitirá realizar la gestión de personas de tu empresa de la forma más completa que hayas visto. 

En su módulo de Reclutamiento y Selección podrás ordenar toda la información que recibas, comenzar un historial de tus candidatos y hacer un seguimiento durante su paso por Buk. Además, te permite estar al día con todas las entrevistas de selección, te ayuda a filtrar y a preparar el proceso de Onboarding del nuevo integrante. 

Buk es una herramienta increíble para potenciar el talento en tu empresa y recibir a los nuevos talentos con las manos abiertas, viviendo la mejor experiencia laboral. ¡Deja que te ayudemos!