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La llegada de una nueva persona a una empresa implica mucho más que presentarla al equipo, entregarle un computador y explicarle sus funciones. Desde antes de su primer día hay documentos, accesos, responsables, capacitaciones y expectativas que coordinar.
El onboarding permite ordenar ese proceso para acompañar al nuevo colaborador durante su incorporación, ayudarlo a comprender su rol, conocer al equipo y avanzar progresivamente hacia una mayor autonomía.
¿Cómo estructurarlo? En esta guía encontrarás las principales etapas de un proceso de onboarding, un ejemplo paso a paso, un checklist y recursos prácticos para implementarlo en tu organización.
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El onboarding es el proceso de incorporación y adaptación de una persona a una organización. Puede comenzar antes de su primer día de trabajo y continuar durante sus primeras semanas o meses, dependiendo del cargo, las necesidades del equipo y la complejidad de sus funciones.
Su objetivo principal es preparar la llegada, entregar accesos y herramientas, establecer expectativas y acompañar al colaborador hasta que adquiera mayor autonomía.
Si quieres profundizar en el concepto, revisa qué es el onboarding, cuáles son sus fases y en qué se diferencia de la inducción.
Aunque suelen utilizarse como sinónimos, tienen alcances distintos. La inducción suele concentrarse en entregar información inicial necesaria para comenzar las funciones: aspectos de la organización, procedimientos, condiciones de trabajo y seguridad.
El onboarding es un proceso más amplio que, además de lo anterior, incorpora preparación previa al ingreso, integración con el equipo, objetivos y seguimiento continuo.
Importante: Obligaciones legales en Chile
Más allá de cómo estructures el proceso, en Chile el Decreto Supremo N.º 44 exige que las personas trabajadoras reciban, antes de iniciar sus labores, información oportuna y adecuada sobre los riesgos asociados a sus funciones, las medidas preventivas y los procedimientos de trabajo correctos (complementado por la Resolución Exenta N.º 1.117). Además, según el Código del Trabajo, el empleador dispone de 15 días desde la incorporación para escriturar el contrato y registrarlo en la Dirección del Trabajo.
La duración de un onboarding no es única; depende de la complejidad del cargo. Sin embargo, estructurarlo en etapas ayuda a no saturar al colaborador el primer día.
Es el momento de adelantar tareas para que la persona no llegue sin herramientas ni claridad. Incluye preparar documentación, accesos, computador, agenda del primer día y comunicar al equipo y a la jefatura sobre la incorporación.
El objetivo es entregar contexto y responder preguntas básicas: ¿dónde estoy?, ¿con quién trabajaré?, ¿qué se espera de mí? Considera la bienvenida, presentación del equipo, revisión del rol y de herramientas.
Comienza la adaptación. Es la etapa para iniciar capacitaciones, realizar reuniones con personas clave, asignar las primeras tareas y definir los objetivos iniciales.
Ideal para revisar cómo está funcionando el proceso. Permite evaluar si la persona entiende sus responsabilidades, tiene las herramientas necesarias y si existen obstáculos que dificulten su trabajo.
Un marco de tiempo clásico para avanzar progresivamente hacia la autonomía:
Diseñar un proceso estructurado no tiene por qué ser complejo. Puedes guiarte por 4 claves fundamentales:
Así podría organizarse la incorporación de una persona a un equipo administrativo:
| Momento | Actividad | Responsable |
|---|---|---|
| Antes del ingreso | Preparar equipo, accesos y solicitar documentos | RR.HH. / TI |
| Día 1 | Dar la bienvenida, presentar al equipo y revisar el rol | Jefatura |
| Semana 1 | Completar capacitaciones y reunirse con personas clave | Colaborador / Jefatura |
| Día 30 | Realizar el primer seguimiento formal | Jefatura + RR.HH. |
| Día 90 | Evaluar el proceso y recoger feedback final | RR.HH. + Colaborador |
Asegúrate de no olvidar lo más importante con esta muestra de validación esencial:
Conoce más en cómo mejorar tu proceso de onboarding: aciertos y errores comunes.
Si tu equipo trabaja a distancia, los objetivos son los mismos, pero la ejecución cambia. Debes prestar especial atención al envío anticipado de equipos, la firma digital de documentos y la planificación intencional de videollamadas para lograr la integración con el equipo. Revisa las mejores prácticas para implementar un onboarding exitoso presencial, digital o remoto.
A medida que aumenta el volumen de contrataciones, gestionar todo de forma manual se vuelve insostenible. Automatizar tareas repetitivas te permite enfocarte en la experiencia de las personas:
Para escalar tu proceso, puedes apoyarte en herramientas como la firma electrónica. Conoce más sobre cómo automatizar el onboarding con firma electrónica y gestión documental.
O bien, centraliza toda la gestión utilizando el software de Onboarding de Buk, que permite organizar el proceso, definir responsables y conectarlo directamente desde la etapa de selección y preingreso. (Ver manual general del módulo).
Medir el proceso te permite saber si realmente está ayudando a la integración. Algunos indicadores clave son:
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Es el proceso estructurado mediante el cual una organización acompaña la incorporación de una persona, incluyendo tareas administrativas, integración, capacitación y objetivos.
No existe una duración única. Puede comenzar antes del primer día y extenderse semanas o meses. Muchas empresas utilizan hitos de 30, 60 y 90 días para ordenar el seguimiento.
La inducción suele centrarse en información inicial y obligatoria (ej. seguridad, condiciones básicas). El onboarding es un proceso más amplio que abarca desde la preparación previa hasta la adaptación a mediano plazo.
Recursos Humanos puede coordinar el proceso, pero la ejecución debe involucrar directamente a la jefatura (para definir expectativas), al equipo (integración) y a áreas operativas como TI.
Sí. Tareas como el envío de correos, recordatorios, solicitud de documentos y asignación de responsables pueden gestionarse mediante un software especializado, liberando tiempo para la interacción humana y el feedback.
