Cómo automatizar el pago masivo a proveedores con Buk

Pago masivo a proveedores

En la gestión financiera de cualquier empresa, el proceso de cuentas por pagar suele convertirse en un cuello de botella si se realiza de forma artesanal.

La recopilación de facturas, la revisión manual de datos, la solicitud de aprobaciones por correo y la digitación individual de cada transferencia en el portal bancario consumen horas valiosas de los equipos de administración y finanzas.

Con el módulo de Cuentas por Pagar de Buk, las empresas pueden transformar este proceso operativo en un flujo centralizado, seguro y eficiente, automatizando la gestión de comprobantes, los flujos de aprobación y la generación de nóminas de pago masivas.

Riesgo operativo de procesar y digitar pagos manuales uno a uno 

Procesar y digitar los pagos a proveedores de manera individual directamente en la plataforma bancaria conlleva serios riesgos y fricciones operativas para el negocio:

• Error humano en la digitación: Ingresar manualmente números de cuenta, RUT o montos por cada factura incrementa la probabilidad de realizar transferencias a destinatarios equivocados o por montos incorrectos.
• Duplicidad de pagos: Al no existir una centralización en tiempo real entre las facturas recibidas y los pagos ejecutados, se corre el riesgo de pagar dos veces el mismo compromiso o abonar sobre documentos anulados.
• Falta de trazabilidad y control de seguridad: La aprobación verbal o por correos dispersos dificulta auditorías posteriores y expone a la empresa a fraudes o cambios no autorizados en los datos bancarios de los proveedores.
• Perdida de tiempo y sobrecarga en cierre de mes: La carga operativa de ingresar datos factura por factura satura al equipo financiero, dejando poco espacio para el análisis estratégico.

Pasos generales para cargar y automatizar nóminas de pago en Buk 

El software de finanzas de Buk simplifica la creación y ejecución de pagos masivos mediante los siguientes pasos:

1. Recepción e integración de documentos: Buk se conecta con la entidad fiscal (SII en Chile) e integraciones de facturador electrónico para descargar e incorporar automáticamente las facturas de proveedores a la bandeja de Pendientes.
2. Revisión y Aprobación: Las facturas avanzan a través del flujo de aprobación predefinido. Una vez visadas por los responsables, pasan a la pestaña de Aprobadas.
3. Selección masiva y creación de nómina: En la sección Aprobadas, el usuario selecciona masivamente las facturas que desea pagar y hace clic en Continuar.
4. Configuración de la nómina de pago: Se elige el banco pagador conectado a Buk, la cuenta corriente de origen, la fecha programada de pago y se revisan las alertas automáticas del sistema (por ejemplo, advertencias si un documento está anulado o si existen anticipos/notas de crédito sin aplicar del proveedor).

Cómo configurar flujos de aprobación de pagos seguros para tu equipo

Para garantizar que ningún pago se libere sin la debida autorización, Buk permite estructurar flujos y reglas de aprobación altamente personalizables:

• Roles y jerarquías de usuarios: Los roles son acumulativos (Operador, Líder de Área, Aprobador Nivel 1 y Aprobador Nivel 2). Un Aprobador Nivel 1 realiza la primera revisión, mientras que el Aprobador Nivel 2 otorga el visto bueno final.
• Reglas de automatización: Se pueden definir reglas de aprobación específicas según el monto de la factura, el proveedor, el centro de costos, la categoría o el tipo de documento.
• Jerarquía de reglas: Es posible establecer un orden de prioridad cuando sobre un mismo documento aplican múltiples reglas de aprobación.
• Límites y restricciones de nómina: En la configuración bancaria se pueden definir restricciones de monto máximo por nómina y por transacción.
• Bloqueo de RUT y notificaciones de seguridad: Buk incluye la opción de bloquear la modificación del identificador fiscal (RUT) en la información de pago del proveedor, asegurando que solo se transfiera al RUT que emitió la factura. Además, se pueden activar notificaciones por correo ante cualquier cambio en la información bancaria de un proveedor.

Controla el estado de cada compromiso de pago

Buk ofrece visibilidad punta a fin sobre el estado de cada obligación financiera:

• Estados de la Factura: Transita por los estados Pendiente (en revisión), Aprobada (lista para pagar), Pago Agendado (incluida en nómina), Pagada (o Pagada manualmente), Rechazada o Anulada.
• Estados de la Nómina: Pasa por Pre-nómina (para última revisión grupal), Pendiente, Subida (al banco), Autorizada y Pagada.
• Historial y Logs de Auditoría: Cada documento y nómina guarda un registro inalterable con la fecha, hora y usuario responsable de cada acción (aprobaciones, cambios de datos o rechazos).
• Panel de Control: Proporciona gráficos y métricas consolidadas sobre el monto total por pagar, documentos próximos a vencer, vencidos y ejecutados en el mes.