Cómo automatizar las rendiciones de gastos en tu empresa con Buk

¿Cómo funciona la automatización en Buk:captura, aprobación, reembolso?

El proceso automatizado dentro de Buk opera en tres pasos principales:

La rendición ingresa a la bandeja de Pendientes en Cuentas por Pagar.

 

Luego, se evalúa según las reglas predefinidas y avanza automáticamente por los niveles asignados (Aprobadores Nivel 1 y Nivel 2), quienes reciben notificaciones para dar su visto bueno o rechazar con comentarios.

 

Reembolso: Una vez aprobada, la solicitud pasa al estado Aprobada.

 

El equipo de finanzas selecciona los reembolsos pendientes, elige la cuenta bancaria de origen y agrupa los pagos en una nómina masiva automatizada para descargar y subir al banco, o para pagar con un clic si se utiliza la billetera digital Buk Pay (BPay).

 

Rinde gastos: ¿Cómo se configuran reglas por monto y política?

Buk permite gestionar el control del gasto mediante Reglas de Aprobación y Políticas de Gasto:

1. Reglas de Aprobación (por Monto y otros criterios)

Se configuran desde Configuración > Pagos > Reglas de Automatización > Reglas de Aprobación:

 

• Criterio por Monto: Permite establecer límites de monto a partir de los cuales se requiere la intervención de aprobadores específicos en Nivel 1 o Nivel 2, o bien definir marcados de pago automático si el valor está por debajo de un umbral.
• Segmentación adicional: Las reglas también se pueden configurar según el colaborador (reembolso/rendición), proveedor, centro de costo o categoría contable.

2. Políticas de Gasto (Módulo Rendiciones Pro)

Se configuran desde Configuración > Pagos > Política de gastos:

 

• Público objetivo: Se define a qué colaboradores o usuarios aplica la política.
• Restricciones de asignación: Permite acotar qué centros de costo y categorías contables específicas estarán visibles al rendir.
• Obligatoriedad y límites: Se puede exigir la carga obligatoria de centro de costo o categoría, así como fijar un Monto máximo por gasto según la categoría seleccionada. Si el colaborador intenta ingresar un monto superior al límite establecido, el sistema bloquea la solicitud y no permite enviarla.

Costos ocultos del Excel vs. software

Variable de comparación	Gestión Manual en Excel	Automatización con Buk Finanzas
Tiempo de digitación	Alto: Carga manual de montos, RUTs, folios y categorías por cada boleta.	Mínimo: Autocompletado desde el SII o formulario ágil de rendición.
Riesgo de errores y duplicidades	Elevado: Propenso a tipeo erróneo, pérdida de comprobantes y duplicación de reembolsos.	Muy bajo: Lectura directa de datos oficiales, validación de RUT y control de folios.
Control de políticas	Manual: Revisión humana ítem por ítem para verificar si supera el presupuesto.	Automático: Bloqueo de la rendición si excede los montos máximos por categoría.
Trazabilidad y auditoría	Dispersa: Correos sueltos, planillas desactualizadas y carpetas con fotos.	Centralizada: Historial de eventos (Logs) con fecha, hora y usuario por cada acción.
Proceso de pago	Lento: Creación manual de transferencias una a una en el portal bancario.	Rápido: Agrupación masiva en nóminas bancarias en un clic o pago directo vía BPay.

Antes/después: Excel vs. automatizado

• Antes (Proceso en Excel): El colaborador reúne sus boletas físicas o digitales al final del mes, llena una planilla Excel transcribiendo RUT, fechas y montos, y la envía por correo a su jefatura. El jefe revisa manualmente cada comprobante, reenvía el correo a finanzas y la contadora debe validar si los RUT corresponden, ingresar la asignación contable a mano al ERP y preparar las transferencias individuales en el banco.
• Después (Proceso Automatizado en Buk Finanzas): El colaborador rinde en segundos vinculando la factura emitida a su RUT desde el SII (o cargando su comprobante). La solicitud viaja automáticamente a la bandeja de pendientes del aprobador asignado según la regla de la empresa. Al ser aprobada, el sistema genera la asignación contable, deja el reembolso listo para incluirse en una nómina masiva de pago e inyecta la información al ERP.

¿Cómo se contabiliza una rendición?

Las rendiciones siguen una estructura de contabilización definida dentro del plan de cuentas:

 

1. Asignación de cuentas y centros de costo: Al solicitar la rendición (o al ser revisada en la bandeja de Pendientes), se asigna la categoría contable (cuenta de gasto) y el centro de costo correspondiente. También se puede activar la configuración de obligatoriedad desde Configuración > Pagos > Preferencias.
2. Visualización del Asiento: En el módulo de Contabilidad o la pestaña de detalle, se puede revisar la Vista Contable, la cual genera la imputación al Debe (cuenta de gasto/activo) y al Haber (pasivo por reembolso al colaborador).
3. Glosa automatizada: Las líneas del asiento pueden adoptar plantillas con variables dinámicas configuradas desde Configuración > Documentos.
4. Sincronización: Una vez aprobada o pagada, la información contable se inyecta directamente al ERP integrado o se exporta mediante los archivos planos estructurados para el software contable de la empresa.

¿Cómo se paga un reembolso?

Una vez que las rendiciones son aprobadas, se encuentran listas en la pestaña Aprobadas de Cuentas por Pagar. Para realizar el pago existen dos mecanismos dentro de la plataforma:

 

Pago mediante Nómina Bancaria:

Se seleccionan las rendiciones aprobadas en la lista y se presiona Continuar.

Se elige el banco de origen, la cuenta bancaria y la fecha de pago programada.

Se hace clic en Agendar pago para generar la nómina.

Posteriormente, desde el módulo Nóminas, se descarga el "Archivo Banco" adaptado al formato del banco correspondiente y se sube al portal bancario para la liberación de fondos. Una vez ejecutado, la nómina se marca como "Pagada".

Pago instantáneo con Buk Pay (BPay):

 

Si la empresa tiene habilitada su billetera digital BPay con saldo disponible, al momento de procesar el pago de la nómina o facturas aprobadas se selecciona BPay como método de pago.

 

Se confirma la transacción con el código de validación de seguridad. El robot procesa la transferencia de forma inmediata sin necesidad de descargar o subir archivos de nómina al banco.

Integración con ERP (Nubox, Defontana, Softland)

Buk se conecta con distintos ERPs del mercado para mantener la contabilidad en espejo, ofreciendo capacidades específicas según el sistema:

 

Softland

 

Tipo de integración: Archivo plano.

 

Funcionamiento: Permite exportar los archivos de inyección contable para registrarlos mediante la opción Procesos > Captura de datos > Captura de Transacciones en Softland. Permite inyectar pasivos (clasificando categorías y centros de costo) y conciliar la nómina de pagos de rendiciones contra la cuenta bancaria.

 

 

Tipo de integración: API directa (Nubox API) y Archivo plano.

 

Funcionamiento: A través de la API, se sincroniza la escritura de comprobantes de pago. Para nóminas de rendiciones, permite inyectar el pago para la rebaja del pasivo en Nubox. Además, genera archivos planos compatibles para la carga de cartolas bancarias.

 

 

Tipo de integración: Archivo plano (Nota: Integración API en desarrollo).

 

Funcionamiento: Genera archivos de exportación compatibles con los formatos de importación de Defontana para contabilizar documentos de compra/rendiciones (considerando categoría y centro de costo) y para registrar los egresos de las nóminas de pago.