Aprobaciones multinivel en rendiciones de gastos: cómo configurarlas en Buk

¿Cómo definir niveles por monto, área o tipo de gasto?

Buk permite personalizar los flujos de aprobación mediante Reglas de Automatización / Reglas de Aprobación.

Estas reglas evalúan las características de cada rendición y determinan automáticamente qué personas o roles deben revisar el pago.

Las reglas se pueden segmentar utilizando los siguientes criterios:

• Por Monto: Se asignan aprobadores específicos cuando la rendición supera o es menor a un límite determinado.
• Por Centro de Costo (Área): Se definen aprobadores según el área o centro de costo al que se imputa el gasto (por ejemplo, el Líder del área de Marketing).
• Por Categoría: Se derivan las solicitudes según la naturaleza del gasto (por ejemplo, pasajes aéreos o viáticos).
• Por Reembolso/Rendición (Colaborador): Se asigna un aprobador directo para las rendiciones que pertenezcan a un colaborador en específico.
• Por Tipo de Pago: Se segmenta la aprobación si la rendición corresponde a una boleta de compra, factura, boleta de honorarios, etc.

(Nota: En la configuración de cada regla de aprobación se debe elegir un único criterio principal entre monto, proveedor, centro de costo, categoría, reembolso o tipo de pago).

¿Cómo configurar aprobaciones multinivel de gastos?

Para establecer la estructura de multinivel en rendiciones de gastos en Buk, el usuario con rol de Aprobador nivel 2 debe seguir los siguientes pasos:

1. Dirígete a Configuración en la barra lateral de la plataforma.
2. Selecciona Pagos y luego ingresa a Reglas de automatización.
3. En la sección Reglas de aprobación, haz clic en el botón "Nueva regla".
4. Selecciona el criterio sobre el cual aplicará la regla (Monto, Centro de Costos, Categoría, Reembolso/Rendición o Tipo de Pago).
5. Selecciona la acción a realizar: Aprobar.
6. Asigna los usuarios responsables para el Nivel 1 y/o Nivel 2.
7. Opcionalmente, establece el orden de aprobación (secuencial) si la regla involucra a más de una persona.
8. Haz clic en Guardar.

Configuración de prioridad de reglas

Cuando un mismo documento cumple con las condiciones de dos o más reglas creadas, es necesario jerarquizar cuál se evaluará primero:

1. Ve a Configuración > Pagos > Reglas de automatización > Prioridad de Reglas de aprobación.
2. Reordena las reglas arrastrándolas desde los seis puntos ubicados a la izquierda para definir cuál tiene mayor relevancia.
3. Haz clic en Guardar prioridades.

¿Aprobaciones en paralelo vs. secuenciales?

Al configurar los flujos de aprobación dentro de Buk, las solicitudes se comportan de la siguiente manera según el orden definido:

• Aprobaciones Secuenciales (con orden definido): Se establece una cadena de mando estricta. La solicitud es enviada primero al aprobador de menor jerarquía u orden inicial. Hasta que este no apruebe la solicitud, el siguiente usuario en la cadena no recibe la notificación ni puede otorgar el visto bueno.
• Aprobaciones en Paralelo / Sin orden: Si una regla asigna a múltiples usuarios en un mismo nivel sin definir una secuencia numérica, la solicitud queda disponible para ser revisada por cualquiera de ellos de manera simultánea. En reglas configuradas con la opción "Cualquiera", el visto bueno de uno de los usuarios permite avanzar la rendición al siguiente nivel o a su estado de aprobada.

¿Qué alertas activa Buk?

Para mantener la fluidez en la gestión del multinivel en rendiciones de gastos, Buk cuenta con las siguientes notificaciones y alertas:

1. Notificación por correo electrónico: Cuando una solicitud de rendición es ingresada o aprobada en un nivel inferior, el sistema envía automáticamente un mail al siguiente aprobador asignado en la cadena para informarle que tiene una rendición pendiente de revisión.
2. Notificación de rechazo: Si una solicitud de rendición es rechazada en cualquier etapa del flujo, el sistema envía una notificación por correo al colaborador (rendidor) y a los usuarios involucrados en los niveles de aprobación previos, indicando el motivo ingresado.
3. Alertas por duplicados y políticas (Funcionalidad en desarrollo): En la lectura automática mediante OCR (funcionalidad en desarrollo), el sistema extraerá los datos del comprobante para generar alertas informativas o de bloqueo si detecta boletas duplicadas o modificaciones en los datos leídos.
4. Integración con Slack: Es posible conectar Buk con Slack para recibir notificaciones personalizadas sobre solicitudes de reembolso pendientes.

Ejemplo: matriz por monto

A continuación se presenta un ejemplo de cómo estructurar una matriz de aprobación por tramos de monto dentro de Buk: