¿Cómo integramos Buk Finanzas a SAP Business One ERP?
La integración de Buk Finanzas con SAP se realiza a través de una conexión directa vía API (un "puente digital" de alta seguridad).
Esto permite una comunicación bidireccional y automatizada, eliminando cualquier necesidad de desarrollos complejos por parte del área de TI.
¿Qué es Buk Finanzas?
Buk Finanzas es un software diseñado para automatizar y centralizar la gestión financiera de las empresas. Tenemos dos grande soluciones para eliminar procesos manuales en las empresas.
- Cuentas por Pagar: Centraliza el pago a proveedores, la gestión de rendiciones de gastos para colaboradores y el control de órdenes de compra, permitiendo crear flujos de aprobación y nóminas bancarias de manera digital.
- Cuentas por Cobrar: Automatiza la cobranza mediante el envío de recordatorios personalizados a clientes y ofrece un potente motor de conciliación bancaria que hace "match" automático entre los abonos recibidos y las facturas emitidas.
Además, se conecta directamente con el Servicio de Impuestos Internos (SII) y tus cuentas bancarias para tener la información siempre actualizada.
Esta herramienta conecta 3 mundos que funcionan de forma separada: Bancos, Servicio de Impuestos Internos y ERPs.
¿Qué es SAP Business One?
SAP Business One (SAP B1) es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) diseñado específicamente para empresas en crecimiento y de tamaño mediano.
A través de una conexión, permite que la realidad del banco y los procesos de aprobación de Buk Finanzas se reflejen automáticamente en la contabilidad del cliente.
¿Cómo conectar SAP BO ERP a Buk Finanzas?
Debes conectar SAP BO en Buk Finanzas. Aquí te dejamos un paso a paso:
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Paso
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Sección en Buk Finanzas | Acción a realizar |
| 1 |
Configuración > Integraciones
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Seleccionar la opción ERP. |
| 2 |
Selección de Sistema
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Buscar y seleccionar SAP Business One. |
| 3 |
Credenciales y Acceso
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Ingresar: Usuario, Contraseña, Nombre de BB.DD. y URL. |
| 4 |
Confirmación
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Hacer clic en Guardar. |
| 5 |
Configurar
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Haz clic en "personalizar cuentas contables". |
*Importante: Ahí deberás llenar los campos de códigos de factura afecta y exenta (que suelen ser 33 y 34 respectivamente) y el código de las cuentas contables de los bancos conectados.
¿Qué puedes hacer al conectar SAP BO ERP con Buk Finanzas?
Una vez conectadas las plataformas, la información viaja en tiempo real (en modo espejo) para facilitarte la vida tanto en los cobros.
Cuentas por Cobrar
Lectura de saldos
Buk Finanzas lee los saldos de los documentos de cobro que existen en SAP BO una vez al día y los actualiza en la plataforma, dejando todo con su estado y fecha de vencimiento correspondiente.
Por lo tanto:
- Si un documento en SAP tiene saldo 0, en Buk Finanzas tendrá el mismo saldo y quedará en estado Pagado.
- Si un documento tiene un saldo menor a su monto total, en Buk Finanzas quedará también así y con estado Parcial.
- Si un documento en SAP tiene su monto total por conciliar, entonces en Buk Finanzas estará en estado A tiempo, Atrasado o Vencido, según los días que hayan pasado desde su vencimiento.
Todo documento que exista en Buk Finanzas, pero que no tenga match en el listado de documentos pendientes de SAP, se asume como pagado y se marca como tal.
Por otro lado, todo documento que exista en SAP y no esté en Buk Finanzas, no se crea en Buk Finanzas.
*Importante: La lectura de saldos se hace solamente hasta seis meses atrás. Por lo que, si existen facturas muy antiguas que ya están pagadas en SAP BO, no se marcarán pagadas en Buk Finanzas.
Escritura de comprobantes de pago
A través de la API, Buk Finanzas puede escribir saldos en SAP B1, por lo que, cuando un documento cambia su saldo por cobrar en Buk Finanzas, ya sea porque fue cobrado total o parcialmente, su saldo también cambiará en el ERP, dejando ambas plataformas en espejo.
Proceso de conciliación
Para visualizarlo de mejor manera, realiza una conciliación:
- Dirígete a Conciliación y selecciona un movimiento que quieras conciliar.
- Selecciona el documento con el que quieras conciliar la factura.
- Haz clic en “conciliar”.
- Haz clic en “conciliar en SAP BUSINESS ONE”. Esto generará tantos comprobantes como movimientos se estén conciliando.
En ese momento se desplegará un recuadro para confirmar la conciliación en SAP Business One.
*Importante: Haz clic en “conciliar en SAP BUSINESS ONE”. Esto generará tantos comprobantes como movimientos se estén conciliando.
Aviso en actividades del movimiento
Revisa las actividades del movimiento conciliado.
- Si es que resultó exitosa la conciliación en el ERP, habrá un comentario de este tipo:
- Si es que la conciliación tuvo un fallo, habrá un comentario especificando la razón del problema. Por ejemplo:
Manejo de notas de crédito y ajustes contables
Las notas de crédito y ajustes contables se manejan de una manera espacial.
- Notas de crédito: Las notas de crédito no se aplican automáticamente en SAP una vez que se aplican en Buk Finanzas, por lo que es recomendable desactivar la configuración “asignar automáticamente notas de crédito”.
¿Cómo hacerlo? A través de Configuración > Cobros > Preferencias > desactivar la configuración “asignar automáticamente notas de crédito”.
Por lo tanto, es preferible esperar la lectura de saldos diaria para que, las asignaciones que se hagan en SAP, se realicen también en Buk Finanzas y evitar duplicidad de trabajo. - Ajustes contables: Cuando se realizan conciliaciones de un movimiento contra un ajuste contable o un movimiento contra una factura + ajuste contable, el ajuste se crea también en SAP como un “abono a cliente”, quedando así el cliente con un saldo a favor que luego puede volver a ser conciliado con otra factura.
Resolución de problemas comunes
Acá te explicamos cómo solucionar algunos inconvenientes que pueden ocurrir al integrar SAP Business One a Buk Finanzas.
Expiración o Invalidez del Token:
Problema: Las credenciales de la API han caducado o fueron modificadas en SAP.Indisponibilidad del Servidor SAP:
Problema: El servidor donde reside SAP Business One está caído o el Firewall está bloqueando las peticiones de Buk Finanzas.Cuentas contables no mapeadas:
Problema: Se intenta sincronizar un movimiento que usa una cuenta contable que no existe en el Plan de Cuentas de SAP.Periodos contables cerrados:
Problema: Se intenta escribir un comprobante de pago en un mes que ya fue cerrado administrativamente en SAP.Duplicidad de documentos:
Problema: El documento que se intenta enviar ya existe en SAP con el mismo número de folio o referencia.Exceso de Peticiones:
Beneficios de integrar SAP Business One con Buk Finanzas
SAP BO es excelente para mantener el registro contable de su empresa, pero alimentarlo manualmente con planillas Excel es ineficiente y riesgoso.
Buk Finanzas actúa como el motor de automatización de su operación: nos conectamos a SAP vía API para leer sus saldos y escribir sus comprobantes de pago en tiempo real.
- Eliminación de la doble digitación: Al conectar ambos sistemas, los pagos realizados en Buk Finanzas se "inyectan" automáticamente como asientos contables en SAP BO, eliminando el trabajo manual de registro uno a uno.
- Conciliación bancaria en tiempo real: Buk Finanzas lee tus cartolas bancarias y las cruza con tus documentos en SAP, logrando un calce exacto y automático de facturas afectas, exentas y notas de crédito.
- Visibilidad de Saldos en "Espejo": Buk Finanzas lee directamente los saldos pendientes desde SAP BO. Esto asegura que el equipo de cobranza vea la deuda real y actualizada, evitando errores de gestión.
- Control total sobre Cuentas por Pagar (CxP): Permite centralizar la aprobación de facturas bajo reglas jerárquicas antes de que impacten la contabilidad, asegurando que solo se pague lo que está validado.
- Reducción Drástica de Errores: Al automatizar el flujo de datos entre el banco, Buk Finanzas y el ERP, se elimina el riesgo de error humano.
Periodista especialista en finanzas para empresas, creador de contenido digital, análisis de datos y manejo de rede...
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