Cómo dejar de usar Excel para las rendiciones de gastos: Guía práctica para empresas chilenas

Paso a paso para migrar de Excel a una rendición de gastos digital

Dejar Excel no tiene que ser un proyecto de meses. Con el enfoque correcto, la transición es rápida y ordenada.

Aquí te dejamos un paso a paso para hacerlo:

• Mapea tu proceso actual: Identifica quién rinde gastos, con qué frecuencia, qué tipos de gastos son más comunes y dónde se producen los mayores retrasos.
• Define los flujos de aprobación: ¿Quién aprueba qué? ¿Existen límites por monto o categoría? Tener esto claro antes de implementar cualquier herramienta es fundamental.
• Elige una plataforma integrada: Prioriza soluciones que ya estén conectadas con tu sistema de RRHH. Así evitas gestionar credenciales adicionales y reduces la fricción para los colaboradores.
• Comunica el cambio al equipo: Informa los beneficios desde la perspectiva de cada usuario: el colaborador rinde más rápido, el jefe aprueba sin correos, finanzas cierra sin reprocesos.

¿Cómo funciona la rendición de gastos digital?

La transición desde procesos manuales hacia el módulo de Rendiciones de Buk permite gestionar el ciclo de gasto de forma simple y controlada.

1. Captura inmediata: El colaborador rinde su gasto en segundos desde cualquier lugar y dispositivo, capturando la información de forma automática.
2. Flujo de aprobación centralizado: Los jefes directos visualizan y aprueban en tiempo real, agilizando el ciclo de pago.
3. Cierre mensual oportuno: Se evita la acumulación de rendiciones a fin de mes, permitiendo un análisis financiero estratégico y sin fricciones.
4.  Experiencia integrada para el colaborador: realiza todo desde una plataforma que ya conoce, sin curva de aprendizaje. 

Impacto de digitalizar las rendiciones de tus colaboradores

Las empresas que dan este paso no solo ahorran tiempo. Los beneficios se sienten en toda la organización:

• Reducción de errores contables gracias a la automatización de la captura de datos.
• Cierre mensual más ágil, porque los gastos se rinden en el momento y no se acumulan.
• Mayor eficiencia operativa en el equipo de finanzas, que puede dedicar su energía a tareas de mayor valor.
• Mejor experiencia para los colaboradores, que reciben sus reembolsos de forma más rápida y predecible.

Rendiciones en Buk: Gestión de gastos integrada a tu plataforma de RRHH y Finanzas

En Buk acabamos de lanzar nuestro nuevo módulo de Rendiciones, diseñado para que las empresas chilenas puedan digitalizar y ordenar este proceso desde la misma plataforma donde gestionan a sus colaboradores.

Con Buk puedes:

• Registrar gastos en segundos desde cualquier lugar.
• Automatizar la captura de información, reduciendo errores (Disponible a fines de junio). 
• Centralizar la aprobación y el pago en un solo flujo.
• Garantizar pagos más oportunos y un proceso sin fricciones.
• Escalar hacia un control financiero más avanzado según las necesidades de tu empresa.

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