¿Cómo integramos Buk Finanzas a RANDOM ERP?
La integración de Buk Finanzas con Random ERP se realiza a través de una conexión directa vía API (un "puente digital" de alta seguridad).
Esto permite una comunicación bidireccional y automatizada, eliminando cualquier necesidad de desarrollos complejos por parte del área de TI.
¿Qué es Buk Finanzas?
Buk Finanzas es un software diseñado para automatizar y centralizar la gestión financiera de las empresas. Tenemos dos grande soluciones para eliminar procesos manuales en las empresas.
- Cuentas por Pagar: Centraliza el pago a proveedores, la gestión de rendiciones de gastos para colaboradores y el control de órdenes de compra, permitiendo crear flujos de aprobación y nóminas bancarias de manera digital.
- Cuentas por Cobrar: Automatiza la cobranza mediante el envío de recordatorios personalizados a clientes y ofrece un potente motor de conciliación bancaria que hace "match" automático entre los abonos recibidos y las facturas emitidas.
Además, se conecta directamente con el Servicio de Impuestos Internos (SII) y tus cuentas bancarias para tener la información siempre actualizada.
Esta herramienta conecta 3 mundos que funcionan de forma separada: Bancos, Servicio de Impuestos Internos y ERPs.
¿Qué es Random ERP?
Random es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o software contable que utilizan las empresas para centralizar su gestión financiera y contable.
Es un sistema de registro (la "Biblia contable" del cliente) que Buk Finanzas viene a potenciar y automatizar mediante una integración bidireccional vía API.
Al conectar ambos sistemas, se erradican las planillas Excel intermedias, asegurando la integridad absoluta de los datos y previniendo fraudes o descuadres.
¿Cómo conectar Random ERP a Buk Finanzas?
Debes conectar Random en Buk Finanzas. Aquí te dejamos un paso a paso:
| Paso | Plataforma | Acción Principal | Detalle |
| 1 | Buk Finanzas | Dirígete a "Configuración" | Menú principal de Buk Finanzas |
| 2 | Buk Finanzas | Selecciona "Integraciones" | Panel lateral de configuración |
| 3 | Buk Finanzas | Haz clic en "ERP" | Pestaña de sistemas contables |
| 4 | Buk Finanzas | Selecciona "Random" | Utiliza la casilla de búsqueda |
| 5 | Buk Finanzas | Haz clic en "Guardar" | Para confirmar la selección del ERP |
| 6 | Buk Finanzas | Haz clic en Editar configuración | Para habilitar la edición de credenciales |
| 7 | Buk Finanzas | Rellena los campos solicitados | Ingresa los datos técnicos requeridos |
Así se debería ver la conexión entre Random ERP y Buk Finanzas:
¿Qué puedes hacer al conectar Random ERP con Buk Finanzas?
Una vez conectadas las plataformas, la información viaja en tiempo real (en modo espejo) para facilitarte la vida tanto en los cobros como en los pagos.
Cuentas por Cobrar
Acá te dejamos un listado de todas las acciones que puedes hacer con la integración entre Buk Finanzas y Random ERP en Cuentas por Cobrar (CxC) y te explicamos cómo hacerlo.
Lectura de saldos
Buk Finanzas lee los saldos de los documentos de cobro que existen en Random una vez al día y los actualiza en la plataforma, dejando todo con su estado y fecha de vencimiento correspondiente.
Por lo tanto:
- Si un documento en Random tiene saldo 0, en Buk Finanzas, tendrá el mismo saldo y quedará en estado Pagado.
Por ejemplo:
- Si un documento tiene un saldo menor a su monto total, en Buk Finanzas quedará también así y con estado Parcial.
- Si un documento en Random tiene su monto total por conciliar, entonces en Buk Finanzas estará en estado "A tiempo", "Atrasado" o "Vencido", según los días que hayan pasado desde su vencimiento.
*Importante:
Por otro lado, todo documento que exista en Random y no esté en Buk Finanzas, no se crea en Buk Finanzas.
Escritura de comprobantes de pago
A través de la API, Buk Finanzas puede escribir saldos en Random, por lo que, cuando un documento cambia su saldo por cobrar en Buk Finanzas, ya sea porque fue cobrado total o parcialmente, su saldo también cambiará en el ERP, dejando ambas plataformas en espejo.
Proceso de conciliación
Para visualizarlo de mejor manera, realiza una conciliación:
- Dirígete a Conciliación y selecciona un movimiento que quieras conciliar.
- Selecciona el documento con el que quieras conciliar la factura.
- Haz clic en “conciliar”.
En ese momento se desplegará un recuadro para confirmar la conciliación en Random ERP.
* Haz clic en “conciliar en RANDOM”.
Aviso en actividades del movimiento
Revisa las actividades del movimiento conciliado.
- Si es que la conciliación resultó exitosa en el ERP, habrá un comentario de este tipo:
- Si es que la conciliación tuvo un fallo, habrá un comentario especificando la razón del problema.
*Nota: Si es que el documento que se está conciliando está en Buk Finanzas, pero no en Random, habrá un error de tipo “no existe documento con folio X”.
Manejo de notas de crédito y ajustes contables
Las notas de crédito y ajustes contables se manejan de una manera espacial.
- Notas de crédito: Las notas de crédito no se aplican automáticamente en Random una vez que se aplican en Buk Finanzas, por lo que, en este caso deberás asignarlas en ambas plataformas por separado.
- Ajustes contables: Cuando se realizan conciliaciones de un movimiento contra un ajuste contable o un movimiento contra una factura + ajuste contable, solo viajará a Random la conciliación del movimiento contra la factura. En Random se deberá crear manualmente el ajuste correspondiente.
Cuentas por Pagar
Acá te dejamos un listado de todas las acciones que puedes hacer con la integración entre Buk Finanzas y Random ERP en Cuentas por Pagar (CxP) y te explicamos cómo hacerlo.
Rebaja de documentos de compra pagados
Para rebajar una factura de compra con un pago deberás seguir los siguientes pasos:
- Dirígete a "Aprobadas".
- Crea una nómina con los documentos que quieras pagar.
- Dirígete a "Nóminas".
- Haz clic en el botón “conciliación” de la nómina que quieras rebajar. En ese momento, las facturas que estén en esa nómina se rebajarán contra el banco en Random.
*Nota: La conciliación de documentos que por alguna razón estén en Buk Finanzas, pero no en Random, va a fallar con un error de tipo “no existe documento con folio X”.
Beneficios de integrar Random ERP con Buk Finanzas
Random es excelente para mantener el registro contable de su empresa, pero alimentarlo manualmente con planillas Excel es ineficiente y riesgoso.
Buk Finanzas actúa como el motor de automatización de su operación: nos conectamos a Random vía API para leer sus saldos y escribir sus comprobantes de pago en tiempo real.
Así, eliminamos el error humano de la doble digitación y le devolvemos a su equipo horas valiosas para enfocarse en el análisis y el ROI, garantizando que su contabilidad esté siempre exacta.
Al establecer este puente automatizado y bidireccional, tu equipo de finanzas logrará:
- Cero dependencia de TI: La conexión vía API ("puente digital") se configura en minutos directamente por el equipo financiero.
- Erradicación del error humano: Dejamos atrás la manualidad y la dependencia de planillas Excel, asegurando la integridad absoluta de los datos.
- Mitigación de riesgos: La sincronización directa garantiza que la contabilidad del ERP cuadre en tiempo real con el flujo de caja, optimizando la toma de decisiones.
Periodista especialista en finanzas para empresas, creador de contenido digital, análisis de datos y manejo de rede...
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