Control de gastos: Clave para la sostenibilidad financiera de tu empresa

Hablar de control de gastos no es solo revisar facturas: es la columna vertebral de la salud económica de cualquier organización. En el competitivo entorno empresarial actual, gestionar eficientemente la salida de dinero es lo que diferencia a una empresa rentable de una en riesgo de insolvencia.

 

Pero, ¿qué es el control de gastos empresarial? Se define como el conjunto de procedimientos y estrategias destinados a monitorear, auditar y optimizar los costos operativos y administrativos, con el objetivo de maximizar la rentabilidad sin sacrificar la calidad del producto o servicio.

 

Te invitamos a leer nuestra nota con el fin de poder abordar el tema y la importancia de implementarlo como una herramienta más dentro de la gestión.

Importancia del control de gastos en las empresas

Más allá del ahorro inmediato, una gestión de gastos rigurosa impacta la viabilidad del negocio.

 

¿Por qué es importante implementarlo?

• Sostenibilidad a largo plazo: Es importante establecer políticas y procedimientos claros que permitan reducir o eliminar aquellos gastos que no aportan o que son totalmente innecesarios.
• Prevención del endeudamiento: Al tener visibilidad total del flujo de caja, la empresa evita recurrir a créditos innecesarios con altas tasas de interés para cubrir operaciones básicas.
• Capacidad de reacción ante contingencias: La empresa puede hacer frente a los imprevistos con el fin de protegerse de gastos excesivos por no prever el escenario y los posibles cambios.

Estrategias efectivas para el control de gastos

Existen algunas estrategias sencillas de implementar que te pueden ayudar a tener una mejor gestión financiera.

• Establecer un presupuesto y monitorea su aplicación

Es importante tener un presupuesto general y también enfocado por áreas de la empresa, esto permite que se tenga una idea más general de lo que se puede gastar, pero también del límite.

• Establecer indicadores

Todos los presupuestos deben estar amparados por indicadores que permitan la medición y la contabilidad de la entrada y salida de recursos. Algunos ejemplos de estos indicadores son: ventas mensuales, tasas de producción, entre otros.

• Crear un seguimiento para gastos

Es importante poner en uso una estrategia de seguimiento considerando los indicadores que te has fijado, de esta forma podrás hacer cambios, mejoras o eliminar aspectos de tu estrategia que no están funcionando.

• Tener un buen registro del inventario

El inventario de una empresa es un factor esencial cuando se trata de controlar bien los gastos, porque permite visualizar las existencias y lo que se ha invertido. Si fallas en los inventarios se incrementa un riesgo de pérdidas no solo económicas.

Herramientas tecnológicas para optimizar el control de gastos

Existen muchas herramientas, desde la más básica o simple hasta las más complejas para ayudarte con estos procesos, veamos algunas:

• Hojas de cálculo (Excel): 
  
  Útiles para microempresas o etapas iniciales. Son de bajo costo, pero propensas al error humano y no permiten la colaboración en tiempo real ni la automatización de facturas.
• Software de gestión de gastos: 
  
  Plataformas como Buk Finanzas permiten automatizar la cobranza y la gestión de pagos en un solo lugar, integrar movimientos bancarios y visualizar reportes en tiempo real. Eliminan la carga manual y reducen el fraude interno.
• Sistemas ERP y CRM:
  
  Para empresas medianas y grandes, la integración total es clave. Un CRM ayuda a entender el costo de adquisición de clientes (CAC), mientras que el ERP centraliza la contabilidad y finanzas.

Ejemplos de gastos administrativos comunes

Para categorizar correctamente en tu contabilidad, es vital distinguir los gastos administrativos (aquellos no vinculados directamente a la producción pero necesarios para el funcionamiento) de los costos de venta.

Los más frecuentes en el entorno corporativo chileno incluyen:

• Infraestructura: Arriendo de oficinas, gastos comunes y mantenimiento.
• Servicios: Luz, agua, internet, licencias de software y servidores.
• Capital humano: Remuneraciones del personal administrativo, leyes sociales y seguros complementarios de salud.
• Suministros: Artículos de oficina y cafetería.

¿Conoces Buk Finanzas?

Con nuestro software financiero puedes centralizar la gestión de cobranza, automatizar tus pagos y evitar errores con visibilidad total para tomar decisiones.

• Recuperar tu liquidez: Con la automatización de cobranza, el sistema trabaja por ti enviando recordatorios inteligentes y personalizados.
• Tomar el control total: Centraliza tus cuentas por pagar. Aprueba pagos masivos desde un solo lugar, asegurando que cada peso salga con trazabilidad absoluta.
• Adiós a los procesos manuales. Nuestra conciliación bancaria utiliza inteligencia de datos para cruzar tus movimientos del banco y el SII automáticamente. Transforma los días de cierre estresantes en minutos de revisión precisa.
• Ordenar el gasto desde la raíz. Con los módulos de rendiciones y órdenes de compra, digitalizas cada solicitud y aprobación. Asegura que no se gaste ni un peso sin autorización previa y elimina para siempre el desorden de las boletas físicas.