Rendiciones de colaboradores: ¿Qué gastos acepta el SII?

Tipos de rendiciones de gastos que se pueden declarar

1. Asignaciones de movilización

Son los gastos de transporte en que incurre el trabajador para desplazarse en el ejercicio de sus funciones: locomoción colectiva, taxi, combustible (cuando corresponde), peajes, estacionamiento, entre otros.

Son aceptadas cuando guardan relación directa con la actividad del trabajador y están debidamente respaldadas.

2. Asignaciones de alimentación

Corresponden a los gastos en comidas durante la jornada laboral o en el marco de actividades de trabajo.

El SII las acepta cuando están vinculadas al giro de la empresa y existe un comprobante válido.

3. Viáticos (gastos de viaje)

Es quizás el tipo de rendición más común y también el más regulado. Según el SII, los viáticos incluyen:

• Transporte: pasajes de avión, bus, tren, taxis o vehículos rentados.
• Alojamiento: hotel u hospedaje temporal.
• Alimentación durante el viaje.
• Gastos menores: propinas, lavandería, llamadas laborales, estacionamiento.

Para ser aceptados por el SII, los viáticos deben cumplir con las siguientes condiciones:

1. Que el trabajador se haya ausentado efectivamente de su lugar de residencia habitual.
2. Que la ausencia haya sido para cumplir funciones encomendadas por el empleador en otra ciudad.
3. Que el monto guarde relación con el rango o cargo del trabajador.
4. Que sea proporcional al lugar de destino (los costos varían según ciudad).
5. Que no sean asignaciones por tiempo indeterminado cuyo fin real sea aumentar la remuneración.

4. Gastos de representación

Son los gastos en que incurre un trabajador para atender a clientes, proveedores u otros ejecutivos en nombre de la empresa: almuerzos o cenas de negocios, eventos, reuniones, etc.

El Servicio de Impuestos Internos acepta estos gastos siempre que:

• Exista un propósito comercial claro y justificado.
• El trabajador rinda cuenta a la empresa de ese gasto.
• Se trate de atender personas externas (clientes, proveedores) vinculadas al giro.
• Estén respaldados con boleta o factura a nombre de la empresa, idealmente con anotación del motivo y participantes.

Rendiciones: ¿Se pueden presentar comprobantes digitales?

Sí. Mediante el Oficio SII N°1645 (2020), el Servicio autorizó el respaldo digital de cualquier tipo de comprobante de gasto.

Las fotografías digitalizadas de boletas y facturas son válidas como respaldo complementario a la contabilidad, siempre que sean una "fiel e íntegra" reproducción del original.

Esto abrió la puerta a herramientas digitales de rendición que hoy usan miles de empresas en Chile.

Rendiciones de gastos que el SII no acepta

Para que quede claro el límite, algunos gastos frecuentes que suelen ser rechazados:

• Automóviles de pasajeros: combustible, reparaciones o arriendo cuando no es el giro de la empresa, salvo autorización expresa del SII.
• Gastos mixtos sin trazabilidad: si el gasto mezcla uso personal y laboral sin poder demostrarse la parte laboral.
• Multas y sanciones: de tránsito, tributarias o laborales, en general no son deducibles.
• Gastos sin respaldo documental: aunque el desembolso sea real, sin boleta o factura el SII no lo reconoce.

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