En las organizaciones modernas, este concepto se materializa a través de un flujo de aprobación (o workflow). Este flujo suele estar basado en reglas preestablecidas: por ejemplo, una factura de bajo monto puede ser aprobada solo por un jefe de área, mientras que inversiones que superan cierto umbral requieren la firma digital del Gerente de Finanzas o el CEO. La automatización de este proceso permite que las solicitudes se muevan digitalmente entre los responsables, enviando alertas y capturando una trazabilidad completa (quién aprobó, cuándo y bajo qué criterio). Un sistema robusto de aprobación de pagos no solo previene pagos duplicados o facturas falsas, sino que también optimiza el capital de trabajo. Al tener visibilidad total de lo que está "pendiente de aprobación", el tesorero puede decidir estratégicamente el momento exacto para liberar los fondos, aprovechando descuentos por pronto pago o gestionando el flujo para no comprometer la liquidez en fechas críticas.
Ejemplo:
Un CFO recibe una notificación en su celular y autoriza con su huella digital el pago de la nómina del mes tras revisar el resumen.
Consejos de aplicación
Establece una "Matriz de Atribuciones" clara donde se definan montos y responsables; esto evita cuellos de botella y asegura que la responsabilidad sea compartida.Diferencias relevantes
La recepción de factura confirma que el documento entró al sistema, mientras que la aprobación de pago es el acto administrativo final que da la orden de mover el dinero.Preguntas frecuentes
- ¿Qué es la segregación de funciones en este proceso? Es el principio de que la persona que registra la factura no debe ser la misma que la aprueba ni la que ejecuta la transferencia, evitando conflictos de interés.
- ¿Cómo ayuda la automatización a evitar retrasos? Permite configurar recordatorios automáticos y delegar aprobaciones en caso de vacaciones, asegurando que los proveedores cobren a tiempo.
- ¿Cuál es la importancia de la trazabilidad? Ante una auditoría, permite demostrar que cada egreso fue revisado y autorizado por el personal competente, cumpliendo con las políticas de gobierno corporativo.
Ver videos demo