¿Qué es Caja Chica?
Este mecanismo de financiamiento inmediato opera bajo el principio de cuantía limitada y reposición periódica. El fondo cuenta con un custodio responsable (generalmente un asistente administrativo o cajero) quien se encarga de autorizar los egresos y recopilar los correspondientes comprobantes de pago. A medida que el dinero se agota y alcanza un nivel mínimo preestablecido (fondo de maniobra), el custodio solicita la reposición del dinero al departamento de finanzas, presentando una planilla detallada con todos los soportes tributarios. Las empresas modernas están transformando la caja chica tradicional de dinero en efectivo en cajas chicas digitales mediante tarjetas de prepago corporativas, lo que permite monitorear las transacciones en tiempo real, restringir comercios y automatizar los asientos contables sin necesidad de mantener billetes físicos en la oficina.
Ejemplo:
El encargado de recepción utiliza el fondo de la oficina para pagar de inmediato $8.500 por copias de llaves de emergencia para el equipo de operaciones.
Consejos de aplicación
Fija un monto máximo por cada gasto individual de caja chica (por ejemplo, 1 UF) para evitar que se desvíen fondos destinados a compras mayores.Diferencias relevantes
A diferencia del anticipo de gastos, la caja chica es un fondo permanente y renovable asignado a un puesto de trabajo, no un monto único entregado para un viaje específico.Normativas asociadas
Principio de Fehaciencia y Respaldo: El SII exige que cada partida registrada en la nota de gastos esté respaldada por un Documento Tributario Electrónico (DTE) válido (factura o boleta electrónica) o, en su defecto, por comprobantes autorizados (como invoices en el extranjero o boletas de honorarios). La nota de gastos por sí sola no constituye un gasto deducible si carece de estos anexos nítidos y legibles. Causalidad del Gasto (Gastos Necesarios para Producir la Renta): Los egresos acumulados deben tener una relación directa con el giro comercial de la empresa. Desembolsos de naturaleza personal, recreativa o suntuaria incluidos en la rendición serán calificados por la autoridad fiscal como gastos rechazados bajo el Artículo 21 de la LIR, aplicando un impuesto de penalización del 40% a la empresa o afectando al Impuesto Global Complementario del colaborador. Uso del Crédito Fiscal IVA (D.L. 825): Para que las facturas rendidas en la nota de gastos otorguen derecho a Crédito Fiscal IVA, deben ser emitidas a nombre de la empresa y estar aceptadas en el Registro de Compras y Ventas (RCV) dentro de los plazos legales, salvaguardando que correspondan a adquisiciones destinadas al desarrollo del negocio.Preguntas frecuentes
¿Qué es un arqueo de caja chica?
Es una auditoría sorpresiva en la que se verifica que la suma del efectivo disponible más los comprobantes de gastos equivalga al monto total del fondo asignado.
¿Cuándo se debe solicitar la reposición del fondo?
Lo ideal es solicitarla cuando se ha consumido entre el 70% y el 80% del dinero disponible para no interrumpir las operaciones menores.
¿Qué gastos no se pueden pagar con este fondo?
Está prohibido pagar sueldos, compras de activos fijos, facturas recurrentes de proveedores o préstamos personales a colaboradores.
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