¿Qué es Pérdida de Documento (Declaración Jurada Simple)?
Este recurso administrativo actúa como un mecanismo de mitigación de errores operacionales de última instancia dentro de la gobernanza corporativa. Ante el extravío físico o digital de un comprobante de pago por parte del colaborador, este debe formalizar el incidente especificando la fecha, el proveedor, el monto y el propósito comercial del egreso, asumiendo la responsabilidad legal de la veracidad de los datos aportados. No obstante, para efectos impositivos en Chile, el Servicio de Impuestos Internos fiscaliza con estricto rigor estas prácticas, catalogando los desembolsos sin respaldo de un Documento Tributario Electrónico como gastos rechazados. Por esta razón, las gerencias de finanzas suelen restringir el uso de esta declaración jurada a montos menores o imprevistos de caja chica, configurando alertas automáticas en su software de rendición para evitar la duplicidad de rendiciones y el fraude interno mediante el uso reiterado de este documento de excepción.
Ejemplo:
Un supervisor extravía la boleta física de un almuerzo de $15.000 y firma un formulario jurado en la plataforma digital para justificar el dinero gastado.
Consejos de aplicación
Limita la validez de este documento a desembolsos inferiores a 0,5 UF y bloquea su uso a colaboradores que lo presenten más de dos veces al año.Diferencias relevantes
A diferencia de una declaración jurada ante notario, la simple se firma de manera digital o física de forma interna sin requerir validación de un ministro de fe.Normativas asociadas
Obligatoriedad de la Boleta Electrónica (Ley Nº 21.210): Desde la modernización tributaria, las boletas de ventas y servicios deben emitirse obligatoriamente en formato electrónico. El comprobante debe contar con el timbre digital del SII para ser considerado un respaldo válido de la transacción en las rendiciones de gastos. El Voucher como Boleta (Resolución Exenta Nº 176 de 2020): El SII dictamina que los comprobantes de pago generados por medios electrónicos (vouchers de Transbank, de otras pasarelas de pago o transferencias electrónicas) tienen el valor de una boleta de ventas y servicios. El comercio que utiliza estos terminales no debe emitir una boleta adicional, por lo que este resguardo bancario es totalmente válido para justificar el egreso contable ante una auditoría. Insuficiencia para Crédito Fiscal (Art. 23 del D.L. 825): Un comprobante de pago o boleta de servicios no otorga derecho a Crédito Fiscal IVA a la empresa, aunque esté a su nombre. Si el colaborador realiza una compra corporativa y necesita recuperar el IVA, el comprobante de pago común no es suficiente; la normativa exige la emisión de una Factura Electrónica debidamente registrada en el Registro de Compras y Ventas (RCV).Preguntas frecuentes
¿Permite recuperar el IVA de la compra?
No, la pérdida del documento tributario original elimina de forma definitiva cualquier derecho a reclamar el IVA crédito fiscal de la transacción.
¿Es un gasto aceptado para rebajar impuestos de la empresa?
No, para el Servicio de Impuestos Internos constituye un gasto rechazado debido a la falta de un comprobante legal fehaciente.
¿Qué datos mínimos debe registrar el documento?
Debe contener obligatoriamente el RUT del proveedor, la fecha exacta, el monto total, el motivo del gasto y la firma del trabajador.
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