Este sistema conecta el módulo de cuentas por pagar con la banca electrónica. Una vez que una factura ha pasado por el flujo de aprobación, el software "ordena" el pago basándose en la fecha de vencimiento o en criterios de conveniencia financiera. La automatización puede gestionar desde pagos únicos hasta dispersiones masivas de nómina o pagos a proveedores internacionales, asegurando que se cumplan los plazos pactados y evitando cargos por mora. Desde el punto de vista del control financiero, la gestión automática ofrece una visibilidad sin precedentes sobre las salidas de dinero proyectadas. Al integrarse con el flujo de caja, el sistema puede alertar si un pago programado pondrá en riesgo la liquidez mínima requerida. Además, al eliminar el factor humano en la carga de datos bancarios (como números de cuenta o montos), se mitiga drásticamente el riesgo de fraude interno y los errores operativos que suelen complicar las conciliaciones posteriores.
Ejemplo:
Un sistema que toma 500 facturas aprobadas y las paga simultáneamente a través de una conexión directa con el banco el día de su vencimiento.
Consejos de aplicación
Aprovecha la automatización para programar pagos en los días de mayor liquidez de la semana, evitando que las salidas de dinero coincidan con momentos de baja recaudación.Diferencias relevantes
La banca en línea tradicional requiere que un humano suba archivos o digite datos para cada pago, mientras que la gestión automática sincroniza las órdenes de pago directamente desde el software de finanzas al banco.Preguntas frecuentes
- ¿Es seguro permitir que un software pague automáticamente? Sí, ya que el sistema solo ejecuta pagos previamente aprobados por los responsables y utiliza protocolos de seguridad bancaria (Tokens, API seguras).
- ¿Qué pasa si no hay fondos para un pago programado? El sistema genera una alerta inmediata al tesorero para que este decida si inyecta liquidez, posterga el pago o lo prioriza sobre otros.
- ¿Cómo ayuda esto a la relación con proveedores? Garantiza que los pagos lleguen siempre a tiempo, lo que mejora la calificación crediticia de la empresa y abre puertas a mejores negociaciones de precios.
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