Cada registro contable, también conocido como "asiento", es una pieza de evidencia. Bajo las normas IFRS, un registro debe contener la fecha, las cuentas afectadas, el monto y una glosa explicativa. El sistema se basa en que no hay deudor sin acreedor: si sale dinero de la cuenta "Caja" (haber), debe entrar un valor equivalente en otra cuenta como "Inventario" o "Gasto" (debe). Este proceso garantiza que cada peso esté justificado y ubicado correctamente en el balance general. En la actualidad, la automatización ha transformado el registro manual en un flujo digital. Hoy, cuando se emite un DTE o se recibe un pago mediante una integración bancaria, el sistema genera el registro contable de forma automática. Esto reduce drásticamente el error humano y permite que la contabilidad esté al día, facilitando cierres mensuales rápidos y proporcionando información confiable para auditorías preventivas o declaraciones de impuestos ante el SII.
Ejemplo:
Anotar en el sistema que se pagaron $50.000 de electricidad, disminuyendo el efectivo y aumentando la cuenta de gastos básicos.
Consejos de aplicación
Estandariza tus "glosas" (descripciones de los asientos); una glosa clara y detallada ahorra horas de trabajo durante una auditoría al explicar el "porqué" de un movimiento sin tener que buscar el papel físico.Diferencias relevantes
El registro contable es la acción técnica de anotar el movimiento, mientras que el documento tributario (como una factura) es el respaldo legal que justifica por qué se hizo ese registro.Preguntas frecuentes
- ¿Qué pasa si cometo un error en un registro contable? En contabilidad no se borra; se realiza un "asiento de reversión" o ajuste para corregir el error, manteniendo la integridad de la historia contable y la transparencia ante auditorías.
- ¿Es obligatorio registrar todas las transacciones, por pequeñas que sean? Sí, para que la contabilidad sea fidedigna, hasta el gasto más pequeño debe ser registrado. De lo contrario, se producen descuadres en las cuentas de caja o banco al finalizar el mes.
- ¿Quién es el responsable de realizar los registros contables? Aunque el software puede automatizar el ingreso, la responsabilidad técnica recae en el contador, quien debe supervisar que la clasificación de las cuentas sea correcta según el plan de cuentas de la empresa.
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