En el flujo operativo de una empresa, la cotización (también llamada presupuesto o quote) es el punto de partida para la generación de órdenes de compra. Este documento detalla no solo el valor unitario de los bienes, sino también los plazos de entrega, garantías, descuentos aplicables y la vigencia de la oferta. Al ser un registro previo al Documento Tributario Electrónico (DTE), permite al departamento de finanzas realizar una planificación de gastos o una reserva de presupuesto sin afectar aún el libro mayor. Para el área de control y auditoría, las cotizaciones son fundamentales para demostrar la transparencia en las adquisiciones; muchas empresas exigen al menos tres cotizaciones antes de aprobar un pago mayor. Además, cuando se integran en un sistema de gestión automática, las cotizaciones aprobadas se transforman en facturas con un solo clic, asegurando que los precios finales coincidan exactamente con lo prometido al cliente, eliminando errores de facturación y disputas de cobro.
Ejemplo:
Un proveedor de insumos envía un PDF detallando que 10 unidades cuestan $100.000, oferta válida por 15 días.
Consejos de aplicación
Establece siempre una fecha de vencimiento clara en tus cotizaciones; en economías con inflación o cambios en el valor de la divisa (como el dólar), esto protege tus márgenes de rentabilidad.Diferencias relevantes
La cotización es una propuesta económica sin efectos contables inmediatos, mientras que la factura es un título ejecutivo que acredita una deuda y genera obligaciones tributarias (IVA).Preguntas frecuentes
- ¿Es obligatorio emitir una cotización por ley? No es obligatorio para todas las ventas, pero es un derecho del consumidor en ciertos sectores (como salud o servicios automotrices) recibir un presupuesto previo antes de aceptar el servicio.
- ¿Puedo cambiar el precio de una cotización ya enviada? Solo si el plazo de vigencia establecido en el documento ha expirado. Si el cliente acepta dentro del plazo, el vendedor debe respetar las condiciones pactadas.
- ¿Se puede usar una cotización para pagar impuestos? No, el SII no reconoce la cotización como respaldo de gasto o crédito fiscal; solo la factura electrónica (DTE) cumple con esa función legal.
Ver videos demo