Rinde tus gastos paso a paso: guía con plantilla

¿Cómo se solicita un gasto antes de gastar?

Antes de gastar, lo ideal es contar con autorización previa: así el colaborador sabe que el gasto será aceptado y la empresa evita sorpresas al momento de rendir.

En la práctica, esto se resuelve de dos formas según el tamaño de la empresa:

• Autorización directa del jefe o encargado, por ejemplo por correo o mensaje, antes de realizar la compra o el viaje.
• Fondo por rendir asignado con anticipación: la empresa entrega un monto definido al colaborador (para un viaje, un proyecto o gastos operativos) y este debe justificar cómo lo usó al final del período.

Esta solicitud previa es especialmente relevante para gastos de monto alto o poco frecuentes, como viáticos de un viaje corporativo.

Para compras menores y recurrentes (colación, movilización, materiales), muchas empresas prefieren definir una política de gasto con topes por categoría, de forma que el colaborador ya sepa de antemano qué puede rendir sin pedir autorización cada vez.

¿Cómo hacer una rendición de gastos paso a paso?

Rendir un gasto correctamente implica tres pasos: reunir el respaldo, registrar la información del gasto y enviarlo a aprobación.

Hacerlo en el momento es lo que marca la diferencia entre un cierre ordenado y uno lleno de reprocesos.

Paso 1: reunir y digitalizar respaldos

Todo gasto que quieras rendir necesita un documento tributario válido: boleta electrónica, factura o voucher del proveedor.

• Guarda el documento apenas realizas el gasto, idealmente con una foto desde el celular.
• Revisa que se vean con claridad el monto, la fecha y el comercio o proveedor.
• Si el documento es físico, digitalízalo el mismo día. Entre más tiempo pasa, más fácil es perderlo.

Paso 2: completar registro con monto/fecha/centro de costo

Con el respaldo en mano, viene el registro. Esta es la parte donde más errores ocurren cuando se hace a mano, porque implica traspasar datos manualmente.

Completa como mínimo:

• Monto exacto del documento
• Fecha en que se realizó el gasto
• Centro de costo al que corresponde (para que quede bien clasificado contablemente)
• Categoría del gasto (alimentación, movilización, materiales, etc.)
• Tipo y número de documento

Cuanta más precisión tenga este registro, menos correcciones tendrá que hacer después el equipo de Finanzas.

Paso 3: enviar a aprobación

Una vez completado el formulario, el gasto queda listo para que su aprobador (jefe directo, encargado de centro de costo o Finanzas, según la política interna) lo revise.

• Si el gasto cumple con la política definida, se aprueba y sigue el flujo hacia el pago.
• Si excede un tope o corresponde a una categoría no autorizada, debería quedar marcado para revisión adicional antes de avanzar.
• El colaborador debería poder ver en qué estado va su rendición, sin tener que preguntar por correo.

¿Sirve una foto de la boleta como respaldo?

Sí, una foto nítida de la boleta o factura sirve como respaldo, siempre que se alcancen a leer con claridad el monto, la fecha, el comercio y el número del documento.

Lo que exige el SII no es el formato del archivo, sino que el documento tributario sea válido y esté disponible para su revisión.

Algunas recomendaciones para que la foto no genere problemas después:

• Evita fotos borrosas, cortadas o con reflejos que tapen el monto o el folio.
• Si la boleta es térmica (se decolora con el tiempo), fotografíala apenas la recibas.
• Guarda también el archivo digital, aunque conserves el papel original.

Si quieres revisar en detalle qué exige el SII para aceptar un gasto y qué tipos de documentos son válidos, puedes profundizar en nuestra guía completa sobre rendiciones de gastos.

Plantilla para rendir gastos

Para que puedas ordenar tus rendiciones desde ya, esta es la estructura mínima que te recomendamos usar. Cópiala en una planilla propia (Excel o Google Sheets) y complétala con los gastos de tu equipo:

💡 Si la tabla se ve cortada en pantallas chicas, desliza horizontalmente para ver todas las columnas.

Cómo usarla:

• Agrega una fila por cada gasto que necesites rendir.
• No elimines la columna de centro de costo ni la de categoría: son las que le permiten a Finanzas clasificar contablemente cada gasto sin tener que preguntarte.
• En "Comprobante" anota el nombre del archivo de la boleta o factura, y guárdalo en una carpeta con esa misma nomenclatura.
• Al final del mes, suma la columna "Monto" para cuadrar el total rendido.

Es un buen punto de partida si hoy no tienes ningún proceso formal, o si quieres estandarizar cómo tu equipo registra los gastos antes de dar el salto a una herramienta digital.

Ahora, si tu empresa ya maneja un volumen de rendiciones que hace que esta planilla se vuelva difícil de mantener (varios colaboradores, aprobaciones que se pierden en el correo, cierre de mes que nunca cuadra a la primera) probablemente sea el momento de automatizar el proceso.

El módulo de Rendiciones de Buk permite que tu equipo rinda gastos desde el celular o WhatsApp, con aprobaciones y clasificación contable centralizadas, todo dentro de la misma plataforma que ya usan para sus otros procesos de RRHH.