Diferencia entre rendición de gastos, reembolso y viático: cuál usar en cada caso

¿Qué es una rendición de gastos?

Una rendición de gastos es el proceso mediante el cual un colaborador informa y respalda con documentos los gastos que realizó por cuenta de la empresa. Así, la jefatura y Finanzas pueden revisarlos, aprobarlos y registrarlos.

La rendición no es un pago. Es el paso que permite que ocurra un pago, o que se justifique un dinero que ya se entregó. Por eso aparece en casi todos los escenarios de esta nota.

Conoce en detalle qué es una rendición de gastos

¿Qué es un reembolso de gastos?

Un reembolso de gastos ocurre cuando un colaborador paga un gasto asociado a su trabajo con su propio dinero y después pide que la empresa se lo devuelva. Para eso, debe cumplir las condiciones y entregar los respaldos que exige la empresa.

Lo que define al reembolso:

• El dinero sale primero del colaborador. La empresa no entregó nada antes.
• La devolución ocurre después del gasto, cuando la rendición fue aprobada.
• El monto devuelto corresponde a lo que se gastó y se respaldó, no a un monto fijo.
• Depende de que el gasto esté permitido por la política de la empresa.

Por ejemplo, una diseñadora compra con su tarjeta un cable de red porque la conexión de la oficina se cayó antes de una presentación. Sube la boleta y el motivo, su jefatura aprueba y Finanzas le transfiere el monto exacto. Eso es un reembolso.

Para el colaborador, lo importante es que el reembolso depende de una buena rendición. Si el comprobante es ilegible o falta información, la devolución se atrasa. Si necesitas hacerlo en la práctica, revisa cómo rendir gastos paso a paso.

¿Qué es un viático?

Un viático es una asignación que la empresa entrega a un colaborador para cubrir gastos de alimentación, alojamiento o traslado cuando debe desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo por motivos laborales.

Hay dos formas comunes de manejarlo:

• Monto fijo: la empresa define un monto por día o por viaje según su política, considerando el destino, la duración o el cargo. Por ejemplo, un monto diario para alimentación en viajes dentro de Chile.
• Monto sujeto a rendición: el colaborador recibe el dinero, o lo gasta y después lo rinde, respaldando cada gasto con sus comprobantes.

El Código del Trabajo excluye los viáticos de lo que se considera remuneración. Por eso conviene que la política defina montos razonables y que cada viático esté asociado a un viaje real y documentado.

El tratamiento tributario de cada caso tiene sus propias reglas y conviene revisarlo con fuentes oficiales o con tu asesor.

¿Qué es un fondo por rendir?

Un fondo por rendir es dinero que la empresa entrega por adelantado a un colaborador para que pueda cubrir gastos futuros, con la obligación de justificar después en qué se usó cada peso.

Se diferencia de las otras figuras porque:

• El dinero se entrega antes de que ocurra el gasto (a diferencia del reembolso, que es posterior).
• Puede usarse para múltiples gastos dentro de un período o proyecto, no para uno solo.
• Requiere trazabilidad total: cuánto se entregó, cuánto se ha rendido y cuánto saldo queda pendiente.

Es la figura típica en construcción, viajes de venta o cualquier operación en terreno donde el colaborador necesita liquidez antes de generar el gasto.

Ejemplo: una empresa entrega $200.000 a un supervisor de obra para compras menores durante la semana. Cada compra que hace, la rinde contra ese fondo, y al final del período se revisa el saldo disponible.

¿Cuál es la diferencia entre rendición de gastos, reembolso y viático? 

¿Cuándo conviene usar rendición, reembolso, viático o fondo por rendir?

No son reglas legales universales, sino escenarios habituales en las empresas para entender cuándo aplica cada figura:

• El colaborador pagó un gasto autorizado con su dinero → reembolso. Primero rinde el gasto y, una vez aprobado, la empresa le devuelve el monto.
• La empresa entregó dinero antes para cubrir ciertos gastos → fondo por rendir. El colaborador rinde cada gasto contra el fondo y devuelve el saldo.
• Hay una asignación asociada a un viaje o desplazamiento laboral → viático. Corresponde revisar si la política lo define como monto fijo o sujeto a rendición, y el tratamiento que corresponde en cada caso.
• Hay distintos gastos que deben documentarse y pasar por aprobación → rendición de gastos. Aplica en todos los casos anteriores en que el gasto se justifica con comprobantes.

En la práctica, las figuras se combinan. Un mismo viaje puede tener un viático fijo para alimentación, un fondo por rendir para traslados en terreno y un reembolso por un gasto imprevisto que el colaborador pagó con su tarjeta. Lo importante es que la política de la empresa deje claro qué figura aplica a cada tipo de gasto.