¿Cómo realizar una auditoría de activos exitosa?

Los activos son un factor importante en las empresas y para garantizar la eficiencia operativa es necesario gestionar auditorias. Con esto tendremos un mejor control de recursos y estar seguros que estamos cumpliendo con las normativas que nos proponen las organizaciones.

Con las auditorías de activos también logras implementar un proceso estructurado para evaluar y revisar todos los activos tanto físicos como digitales de las empresas, poder optimizar su rendimiento, riesgos y decisiones de ahorro o renovación.

En esta guía intentaremos ayudarte paso a paso para que logres realizar una auditoría de activos para empresas, que herramientas utilizar, como alinear con tu estrategia,

¿Qué es una auditoría de activos?

Una auditoría de activos es un preoceso sistemático para idetificar, registrar,e valuar y controlar los recursos de una empresa, tanto físicos como digitales.

¿Cuál es su alcance?

Va desde el inventario de equipos (PC, notebook, tablet, etc) y mobiliario (silla, mesa, etc) hasta el seguimiento de licencias de software y propiedad intelectual. Este tipo de auditorías es especialmente relevante en empresas medianas y grandes, donde el volumen de activos dificulta su control manual.

¿Qué tipos de activos se auditan?

• Activos físicos: Equipos, maquinaria, vehículos, mobiliario.
• Activos digitales: Licencias de software, sistemas ERP, propiedad intelectual digital, servidores, etc.

Pasos para una auditoria de activos

1. Revisión integral de activos: Recolectar y validar información detallada de cada activo.
2. Verificación de inventarios: Comparar el inventario físico con los registros contables y digitales.
3. Control de activos digitales: Comprobar licencias vigentes, accesos autorizados y cumplimiento legal.
4. Evaluación del uso y ciclo de vida: Identificar activos infrautilizados o con alto costo de mantenimiento.

¿Cómo saber si fue un éxito esta auditoría?

• Precisión del inventario: Porcentaje de activos correctamente registrados.
• Tasa de pérdidas y daños: Número de activos extraviados o deteriorados.
• Costos operativos de mantenimiento: Comparación antes y después de la auditoría.
• Tasa de utilización: Identificación de activos con bajo rendimiento o sobreuso.

Acá te dejamos algunas herramientas que puedes usar para tu agilizar tu auditoría: 

• Software gestión de activos (Módulo de gestión de activos de Buk).
• Tecnología RFID y códigos de barras para escaneo rápido.
• Integración con sistemas ERP y RRHH para consolidar información.
• Plataformas de auditoría automática que programan revisiones periódicas.

Módulo de gestión de activos de Buk

En Buk sabemos que necesitas herramientas para agilizar esta auditoría por lo que queremos entregarte la mejor herramienta no solo para ahorrar tiempo sino para entregar orden y transparencia. El módulo de gestión de activos, cuenta con funcionalidades como: 

• Registro centralizado y trazabilidad completa
• Integración con nómina y RRHH
• Asignación de activos por colaborador o equipo
• Alertas automáticas y reportes personalizados

¿Cuáles son los desafíos que debemos afrontar a todo momento?

1. Datos desactualizados: Automatizar la actualización frecuentemente.
2. Resistencia al cambio: Mantener una buena comunicación con tu equipo, resaltar los beneficios.
3. Falta de visibilidad de activos digitales: Implementar soluciones con que sean monitoreadas para el futuro.

¿Cómo alinear la auditoría de activos con la estrategia empresarial?

Una auditoría de activos no es solo un ejercicio administrativo, es una oportunidad para tomar decisiones estratégicas, esto permite:

Consideraciones legales y de cumplimiento

Es recomendable que las auditorías de activos sean realizadas dentro de una auditoria de cumplimiento normativo, revisando leyes, normas ISO (por ejemplo ISO 19600/ISO 37301), reglamentos sectoriales y contratos corporativos.

1. Control Interno y Marcos de Auditoría

Aplicar estándares como las Normas Internacionales de Auditoría (NIA, por ejemplo la cumplimiento NIA 315 para valoración de riesgos, y la NIA 600 para auditorías grupales) asegura que la revisión incluya controles internos, documentación y evidencia suficiente.

En mercados con legislación propia (EE.UU., Reino Unido), leyes como la Sarbanes-Oxley (SOX), especialmente la Sección 404, exigen informes sobre la eficacia del control interno en la gestión de activos financieros.

2. Protección de Activos Intangibles e Intelectuales

Si se auditan activos digitales, patentes o propiedad intelectual, es vital revisar su registro legal, vigencia y licencias, para mitigar riesgos y proteger la ventaja competitiva.

3. Privacidad y Protección de Datos

Al auditar activos que contengan datos personales o sensibles (por ejemplo hojas de cálculo, dispositivos con información confindencial), se debe asegurar el cumplimiento de leyes de privacidad (como GDPR o la Ley de Protección de Datos local), aplicando protección, anonimización y acceso restringido.

4. Debida Diligencia y Riesgos Legales

Incluir una debida diligencia legal y obligaciones contractuales (contratos de arrendamiento, garantías, licencias), permite detectar litigios, limitaciones de uso o cláusulas restrictivas que afecten a los activos .

5. Función del Oficial de Cumplimineto

En Chile y otras jurisdicciones, muchas empresas están obligadas a designar un Oficial de Cumplimientos, responsable de supervisar políticas de gestión de activos, prevención de delitos económicos, y coordinación con auditorías internas/externas.

6. Gobierno Corporativo y Comités de Auditoría

El comité de auditoría del directorio debe supervisar el proceso, incluidos controles, transparencia, independencia de auditores, y cumplimiento legal.

¿Conoces el módulo de gestión de activos de Buk?

El módulo de gestión de activos de Buk te ayudará a implementar un mejor seguimiento y control de tus activos. Con esta herramienta el orden y ahorro de tiempo son la clave, si quieres saber más sobre esta solución haz click acá.