Control de gastos inteligente: detectando oportunidades de ahorro

El control de gastos en una empresa se refiere a una estrategia financiera orientada a identificar todos los gastos y hacerles seguimiento, para analizar resultados, compararlos con las proyecciones y tomar decisiones para mejorar su gestión y detectar oportunidades de ahorro.

Es recomendable hacerlo de forma continua, porque tiene un gran impacto positivo en el rendimiento del negocio.

¿Cómo realizar un control de gastos?           

Lo primero es tener claro que el concepto de gasto hace referencia a una salida de dinero usualmente destinada a cubrir la distribución o venta de los productos, la administración de la actividad e, incluso, el mantenimiento de las instalaciones.

El gasto se diferencia del costo en que no es un componente directo del proceso de producción, es decir, que no se relaciona con la elaboración o comercialización de los productos. Por lo tanto, se espera su recuperación.

En ese sentido, puedes clasificar los gastos en las siguientes categorías:

• Gastos fijos: no sufren alteraciones, son constantes.
• Gastos variables: se ven afectados por la actividad de la empresa, por lo que varían de un periodo a otro. 
• Gastos mixtos: poseen un valor fijo inicial, pero luego varían dependiendo de diversas condiciones.

Una vez comprendido el concepto, para mejorar el control de gastos es necesario identificar y registrar los gastos de la empresa en una sola base de datos, clasificándolos en las categorías enunciadas líneas atrás y describiendo ítems importantes como área a la que corresponden, fecha, descripción y monto.

Una vez reconoces, registras y mantienes activa la trazabilidad sobre los gastos, puedes empezar a ejecutar estrategias de control:

• Preparación de presupuestos
• Generación de reportes periódicos y análisis de resultados
• Control de inventarios y gestión inteligente de compras
• Eliminación de gastos innecesarios. 

¿Cuáles son los beneficios de llevar un control de gastos?   

La ventaja principal de implementar esta estrategia financiera es la posibilidad de detectar oportunidades de ahorro en los gastos periódicos de la empresa, lo cual deriva en otra serie de beneficios de altísimo valor:

• Incremento de la rentabilidad
• Optimización de la competitividad
• Mejora de los flujos de caja y, por lo tanto, de la liquidez de la empresa. 

Adicionalmente, al tener claridad de los gastos y pleno control sobre ellos puedes optimizar la gestión de precios y trasladar parte del ahorro a la propuesta de valor de tu marca. 

Beneficios internos       

El control de gastos inteligente también aporta beneficios de altísimo valor a las gestiones al interior de la empresa, como:

• No incurres en compras y gastos innecesarios. 
• Detectas fraudes en las compras y gestión de gastos. 
• Optimizas los fondos de ahorro de la empresa. 
• Ayuda a conocer las ganancias reales del negocio. 

Software que te ayudan al control de gastos

Actualmente, existen plataformas especializadas en control de gastos en las que solamente debes registrar cada una de las erogaciones que realizas, y el sistema las clasifica y genera reportes personalizados.

Por supuesto, en la tarea también pueden ser muy útiles software de mayor envergadura, como el de contabilidad -que registra todos los gastos en las respectivas cuentas contables-, o el software de remuneraciones avanzado, con funciones de seguimiento, monitoreo y generación de reportes del gasto en nómina.

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