¿Qué es Digitalización Certificada de Documentos?
En el contexto de la rendición de gastos, la digitalización de documentos consiste en fotografiar o escanear boletas, facturas y otros comprobantes para almacenarlos en un sistema electrónico, evitando la conservación física del papel. En Chile, este proceso ha sido validado por el Servicio de Impuestos Internos: un sistema de rendición de gastos basado en imágenes digitales sirve como respaldo complementario de la contabilidad y de los demás registros obligatorios que debe llevar el contribuyente, aplicando el criterio establecido en un oficio de 2019 sobre comprobantes de compra con tarjeta. Esto incluye comprobantes de pago con tarjetas de crédito o débito, boletas y cualquier otro documento con validez tributaria que dé fe del gasto incurrido. Sin embargo, es importante precisar que, a diferencia de otros países donde existe un marco de "digitalización certificada" con software homologado por la autoridad tributaria, en Chile este sistema no sustituye la contabilidad ni los registros auxiliares exigidos por el Código Tributario, sino que opera como un respaldo adicional dentro del proceso de rendición.
Ejemplo:
Un colaborador fotografía la boleta de un almuerzo de trabajo y la sube a la plataforma de rendición, sin necesidad de conservar el papel físico.
Consejos de aplicación
Al implementar la digitalización de comprobantes en el proceso de rendición, conviene asegurarse de que la imagen sea legible, íntegra y no editada, ya que esa fidelidad respecto del documento original es la que sustenta su validez como respaldo ante una eventual revisión.Diferencias relevantes
Digitalización de documentos en Chile (respaldo complementario de la contabilidad, reconocido por criterio del SII) vs. Digitalización certificada en otros países como España (marco regulatorio con software homologado por la autoridad tributaria que permite destruir el original en papel).Normativas asociadas
Oficio SII N°2917 de 2019 (y criterios reiterados en oficios posteriores, como el N°2002 de 2021), que valida las imágenes digitales de comprobantes como respaldo de rendiciones.Preguntas frecuentes
¿El SII acepta una foto de una boleta como respaldo de un gasto?
Sí, siempre que la imagen digital dé cuenta fehaciente del gasto incurrido, funcionando como respaldo complementario de la contabilidad del contribuyente.
¿La digitalización de comprobantes reemplaza la obligación de llevar contabilidad?
No. El sistema de rendición de gastos con imágenes digitales no sustituye la contabilidad ni los registros auxiliares que exige el Código Tributario.
¿Se puede destruir el papel original una vez digitalizado el comprobante en Chile?
El criterio del SII valida la imagen digital como respaldo del gasto, pero conviene que cada empresa defina internamente su política de conservación, ya que en Chile no existe un régimen formal de "digitalización certificada" como en otros países.
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