8 Requisitos para implementar un Control de Asistencia Digital

La tecnología avanza y muchas empresas ya se han sumado a la transformación digital, en donde tanto la información como los procesos se digitalizan y se optimizan procesos. Uno de ellos es el control de asistencia. Se ha pasado de una firma manual en un libro a sistemas computacionales digitales que te permiten alojar huellas dactilares o hacer firmas electrónicas.

A este tipo de tendencia, se ha ido adaptando también la Dirección del Trabajo. Va de a poco modernizando sus estatutos con el fin de ir de la mano con la tecnología y las necesidades de las empresas. En cuanto al control de asistencia digital, la DT plantea ciertos mecanismos de registro que te permiten determinar las asistencias y horas de trabajo, las cuales deben cumplir una serie de requisitos:

Requisitos de un Control de Asistencia Digital 

1. Marcaciones

En primer lugar, hay que tener en cuenta que la obligación de realizar un control de asistencia debe basarse en un acto voluntario y no obligado por o controlado presencialmente por el jefe o encargado. El sistema debe reflejar: nombre completo del trabajador, número de su cédula nacional de identidad, indicar fecha, hora y minuto en que se inicia o termina la jornada de trabajo y los datos del empleador.

2. Identificación

Se puede utilizar cualquier modelo de control de asistencia digital, así como parámetros biométricos, tarjetas con banda magnética, claves o password, token, etc.

3. Comprobantes de identificación

El sistema de control de asistencia elegido deberá entregar algún tipo de comprobante con cada acción realizada. Puede ser a través de un papel o de forma electrónica, a través de un mail, etc.

4. Reportes Semanales

El sistema elegido deberá proporcionar reporte sobre la asistencia semanal, bimensual, etc. Con esta tecnología se excluye a las empresas a manetener al día el artículo 20 del reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

5. Disponibilidad del servicio

El sistema elegido deberá ser mantenido y actualizado por el empleador. 

6. Verificación

El sistema de Control de Asistencia deberá ser verificado y fiscalizado antes de su implementación por una persona jurídica dedicada a la certificación o por un profesional del desarrollo de tecnología. 

7. Acceso para fiscalización

El empleador deberá dar acceso a los fiscalizadores para que puedan acceder a los reportes de manera presencial (en el lugar de trabajo físico) o remota (desde la Dirección del Trabajo).

8. Compatibilidad con otros sistemas

El sistema elegido puede no ser el único en la empresa. De hecho, en muchas industrias se necesita de la ayuda de otro sistema de control de asistencia para suplir las necesidades, como es el caso de la industria de la construcción. Lo que si es importante, es que los sistemas utilizados puedan complementarse entre ellos y retroalimentarse en información. 

Para mayor información puedes revisar los requisitos en este link  de la Dirección del Trabajo.