Llevamos un registro minucioso de cada proceso: Caso de éxito La Polar

En este nuevo caso de éxito, nos enfocamos en nuestra herramienta de Reclutamiento y Selección. Buk ha logrado ser un gran aporte para las diferentes empresas, apoyándolas en llevar a cabo un proceso rápido y eficiente, tanto para búsquedas internas como externas. En especial en el contexto de este año de pandemia, con obstáculos como el distanciamiento y el teletrabajo.  

Por esto, quisimos entrevistar a Cristián Pastene, Jefe Desarrollo Atracción del Talento en empresas La Polar para que nos cuente sobre su experiencia con la plataforma Buk.

La Polar se encuentra ubicada en los cuatro principales actores del sector Retail en Chile, con una cadena de grandes tiendas. Comercializando productos para el hogar, vestuario, accesorios para hombres, mujeres y niños. Tiene especial atención en la gestión de personas, con una cultura de foco al cliente y en el desempeño de excelencia. Alineado con el propósito de Buk y crear un lugar de trabajo más feliz

Conversamos sobre nuestra herramienta de reclutamiento y selección que este último tiempo ha tenido grandes novedades de actualización personalizada para nuestros clientes; como son las nuevas pruebas de filtro y formularios de aplicación configurables, compatibles con dispositivos móviles.

Acá te presentamos parte de lo que fue nuestra entrevista junto a Cristián.

Automatización de procesos internos: Lleva un orden en tus registros

1. ¿Hace cuánto tiempo están ustedes con Buk? ¿Cómo llegaron a nosotros?

"Partimos el 1 de septiembre del 2020, alrededor de 7 meses. El contexto fue en plena pandemia, el contacto se dio anteriormente por la Gerente de Personas, luego yo me encargue del sistema de selección para la empresa".

2. ¿Cómo fue el proceso de implementación?

"Fue una implementación súper full. Es un proceso completo que hay que conocerlo, adaptarse y una vez así, es súper fácil y amigable. Como estuve en la implementación desde el comienzo, conozco el proceso desde la raíz, considerando los miedos que pueden surgir y saber cómo solucionar cualquier cosa, parte de todas las nuevas implementaciones de plataformas, configurar flujos, cambios, etc".

3. ¿Qué ha significado esta solución digital para la gestión de personas en su empresa?

"Automatizó hartos procesos internos, antes trabajábamos sin ningún sistema propio, todo "a la antigua" con planillas Excel.  Buk nos ayudó en llevar un registro acabado minucioso de los procesos.

Para contextualizar nosotros tenemos muchos procesos, contamos con 38 tiendas en todo Chile y son procesos individuales y masivos. Tuvimos que realizar una capacitación a cada uno de los cargos masivos (Asistentes integrales, despacho, post venta, tesorería, etc) lo cual lo ve el Gestor en Personas que hay en cada una de las 38 tiendas.  También a todos los Gerentes en tienda, jefes de venta, jefe de seguridad y más todos los cargos individuales para Centros de Distribución y Call Center.

Todos estos cargos nosotros lo vemos centralizado en nuestro equipo, por lo tanto, llevábamos muchos procesos. Si bien, llevábamos un orden, Buk nos facilitó hacer reportes diarios, semanales y mensuales de lo que vamos llevando en diferentes tiendas o en casa matriz". 

4. ¿De qué manera Buk les facilita la coordinación interna, conectando las distintas áreas de tu compañía en tiempos de pandemia y teletrabajo?

"Nos ha servido bastante para conectar las diferentes áreas de la compañía, ya que La Polar es muy grande. Implementar todo este sistema y llevarlo a cabo por las diferentes subáreas que nosotros tenemos en tienda. Estamos subdivididos en dos grandes mundos: Retail y Retail Financiero, tanto en tienda como en casa matriz".

5. ¿En reclutamiento y selección han podido gestionar sus procesos con la plataforma?

"¡Si! La verdad es que todas las solicitudes se hacen por Buk. Cómo te contaba primero debíamos capacitar a todos los clientes internos. Antes estos procesos funcionaban a través de un formulario que enviábamos por correo, cada equipo lo completaba y enviaba de vuelta, habían compensaciones que se debían autorizar, con los vacantes para los diferentes cargos. Por lo tanto, eran muchos correos en donde era un fácil perder el hilo conductor o tener un desorden. ¡Buk te lo facilita con un recorrido mucho más fácil y fluido!". 

6. ¿Conocen las nuevas pruebas de filtro en el proceso de reclutamiento y selección?

"Sobre las pruebas, estamos utilizando algunas de ellas. Con Buk, hacemos la solicitud, luego esta se aprueba; viaja a compensaciones, ellos aprueban. Así le llega la notificación a la persona que solicitó el proceso, diciendo que está listo y paralelamente, a nosotros se nos activa un nuevo proceso".

7. ¿Han usado los nuevos formularios configurables de selección para hacer las altas?

"Sinceramente estamos saliendo de 3 aperturas nuevas en tiendas, por ende, nos ha faltado tiempo para probar los nuevos formularios que nos han hablado, nos podrían servir para generar altas. Asique, estamos muy interesados, apenas salga de esto lo reviso para probarlo".

8. ¿Qué aporte distintivo puede haber al usar Buk para el reclutamiento y selección de personas?

"Automatización de todos estos procesos, aceleración de forma más clara y eficiente, como te comentaba en cada registro.

El hecho que sea todo online, tiene muchos "pro", se hace más fácil sobre todo en estos tiempos, a través de la plataforma. Se ahorran problemas típicos de tantos mails enviados y se concreta de manera sencilla todos los procesos. Es claro y ordenado, recibimos notificaciones en el correo sobre cada paso aprobado del proceso. Para nosotros en Selección, es súper útil poder compartir esto a los clientes internos, para que puedan ir viendo en qué etapa están y que estamos haciendo nosotros. Pueden ver cuáles son los postulantes que pasan a la siguiente etapa, cuáles pasan por test, los que pasan a la final, hasta el seleccionado y el contratado para dar su alta. Una vez listo el alta, se va al área de personal para la contratación.

Nos encantan los contratos con planillas automatizadas, sobre todo para cargos masivos, que son todos iguales. Ya no es necesario ir uno a uno, sino solo cambiar nombre y ya viene el resto listo completo. Luego poder hacer seguimiento desde que se hace la solicitud, hasta que la persona se contrata. 

Finalmente, en La Polar estamos involucradas todas las subáreas de la gerencia con Buk. Nos ayudó muchísimo el tema de las vacaciones, las liquidaciones de sueldo, ahora se está implementando lo de desempeño de a poco. También, el pago de remuneraciones facilitó un montón".  

9. Si tuvieras que recomendar Buk a una empresa, ¿qué podrías decirle al respecto?

"Lo recomiendo es una plataforma muy buena, siempre está implementando y desarrollando cosas buenas, facilita mucho la vida laboral y siempre va mejorando día a día con el mercado".

10. ¿Te consideras un Buk Lover?