¿Cuántas horas pierde tu equipo persiguiendo firmas en papel? María Ayuda lo solucionó con Buk

María Ayuda en cifras

Industria: Fundación sin fines de lucro.

Colaboradores: Más de 300 trabajadores.

Presencia: 9 residencias distribuidas en Chile.

Desafío: Centralizar la gestión documental y mejorar el control normativo.

Resultado con Buk: Visibilidad en tiempo real sobre contratos y documentación laboral desde una única plataforma.

Con nueve residencias distribuidas en distintas regiones de Chile y más de 300 colaboradores, María Ayuda –con más de 40 años de trayectoria– enfrentaba un desafío común en organizaciones con operación descentralizada: mantener el control de la documentación laboral y responder oportunamente a los requerimientos normativos.

Hoy, gracias a la digitalización y centralización de sus procesos, el equipo cuenta con visibilidad en tiempo real sobre contratos, anexos y documentación laboral, permitiéndoles dedicar más tiempo a las personas y menos a tareas administrativas.

"Nuestro principal problema era el control de la gestión documental. Al tener nueve residencias a lo largo de Chile, no contábamos con un sistema que centralizara la documentación de nuestro personal. Todo dependía del formato físico en cada lugar, lo que nos dejaba expuestos ante fiscalizaciones y generaba grandes retrasos logísticos."

Catalina López, Jefatura de Remuneraciones de Fundación María Ayuda.

El desafío: gestionar documentación laboral en múltiples sedes

Como muchas organizaciones con presencia nacional, María Ayuda administraba gran parte de su documentación laboral de forma física y distribuida entre sus distintas residencias.

Esta forma de trabajo generaba dificultades para acceder rápidamente a la información, retrasos en la firma de contratos y anexos, además de una importante carga administrativa para el equipo de remuneraciones.

La falta de una visión centralizada también complejizaba la respuesta ante auditorías y fiscalizaciones, donde contar con documentación actualizada y disponible es fundamental.

El proceso: de documentos físicos a una gestión centralizada

Buscando mejorar la trazabilidad y el control de la información, María Ayuda avanzó en la digitalización de sus procesos documentales.

La implementación de firma electrónica y la centralización de la documentación permitió que contratos, anexos y otros documentos laborales pudieran gestionarse desde una única plataforma, eliminando gran parte de las coordinaciones manuales que anteriormente requerían semanas o meses de seguimiento.

"Hoy enviamos los listados masivos a través de la plataforma y podemos visualizar el estado de las firmas de manera inmediata. Si vemos que un funcionario tiene un documento pendiente, podemos gestionar el recordatorio al instante desde el panel central”.

Catalina López, Jefatura de Remuneraciones de Fundación María Ayuda.

Los resultados

Tras la implementación, María Ayuda logró:

• Centralizar la documentación laboral de más de 300 colaboradores.
• Obtener visibilidad en tiempo real sobre contratos y firmas pendientes.
• Reducir significativamente los tiempos asociados a la gestión documental.
• Facilitar la respuesta ante auditorías y fiscalizaciones.
• Liberar tiempo operativo para iniciativas de bienestar y gestión de personas.

Además, los colaboradores ganaron autonomía para acceder a documentos, revisar información laboral y realizar distintos trámites sin depender de procesos manuales o intermediarios.

Más tiempo para enfocarse en las personas

Para el equipo de remuneraciones, uno de los cambios más relevantes ha sido la posibilidad de destinar menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo a iniciativas que impactan directamente en la experiencia de los colaboradores.

"Hoy podemos destinar más tiempo a generar beneficios, ocuparnos activamente de nuestros colaboradores y fortalecer su bienestar dentro de la fundación."

Ignacia Moreno, Coordinadora de Remuneraciones de Fundación María Ayuda.

¿Qué obtuvo María Ayuda de este proceso?

La experiencia de María Ayuda demuestra que la centralización documental no solo mejora la eficiencia administrativa. También permite fortalecer el cumplimiento normativo, aumentar la visibilidad sobre los procesos y entregar más autonomía tanto a los equipos de RR.HH. como a los colaboradores.

Para organizaciones con múltiples requerimientos de control documental, contar con información centralizada puede marcar una diferencia significativa en la forma de gestionar personas.

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