Caso de Éxito Clínica Meds: 80% menos tiempo en Gestión de Personas con Buk

¿Cómo redujo Clínica Meds el tiempo en Gestión de Personas? Clínica Meds centralizó en Buk sus procesos de RR.HH.: integró su software de asistencia, automatizó el cálculo y la contabilización de remuneraciones, digitalizó contratos y fichas, y abrió un canal directo con sus colaboradores a través de la App de Buk. El resultado: hasta un 80% de ahorro de tiempo en procesos clave de RR.HH.

Gestionar personas en una institución de salud no es tarea simple. Turnos que no se detienen, equipos repartidos en distintas sedes y un alto estándar normativo convierten cada cierre de mes en un desafío. Así lo vivía Janette Fierro, Gerente de Personas de Clínica Meds, quien en esta entrevista cuenta cómo pasaron de una gestión dispersa a una plataforma que acerca la información a cada colaborador.

El desafío: información que no llegaba al colaborador

Antes de Buk, el principal problema de Clínica Meds era la falta de una interfaz para sus equipos. La información existía, pero no estaba distribuida hacia quienes la necesitaban.

"En lo más básico, diría yo, el problema era una data que no estaba distribuida hacia el colaborador. El colaborador no tenía una interfaz con la cual poder interactuar para obtener su liquidación o firmar su contrato", explica Janette Fierro.

 

El desafío crecía por la estructura de la clínica: además de su sede principal, Meds tiene centros distribuidos en la Región Metropolitana, Antofagasta y otras regiones.

Los principales puntos de dolor antes de Buk

• Sin autogestión: obtener una liquidación o firmar un contrato dependía de trámites con la oficina de Personas.
• Asistencia concentrada a fin de mes: el control se revisaba en papeles y traspasando datos de un sistema a otro.
• Sistemas desconectados: remuneraciones, control de asistencia y contabilidad no conversaban entre sí.
• Equipos dispersos: colaboradores en distintas sedes y regiones, difíciles de alcanzar con la misma información.

La solución: una plataforma flexible y fácil de implementar

Clínica Meds eligió Buk por tres razones: es flexible, es fácil de implementar y se integra con otros sistemas. Para el equipo de Personas, era clave que la data fuera administrable, que pudieran definir sus propias unidades de análisis y descargar bases sin fricción.

La implementación no fue un proceso liviano, y Janette lo reconoce. Lo que marcó la diferencia fue el acompañamiento:

"No es fácil ninguna implementación de sistemas, pero hubo el suficiente acompañamiento como para generar tranquilidad en el proceso y saber que se iba a poder pagar las remuneraciones al mes siguiente sin inconveniente".

Una vez en marcha, el cambio se sintió en todo el equipo: el nuevo sistema facilitó la interacción con las jefaturas y con los colaboradores.

Los mejores momentos de la entrevista

1. Control de Asistencia: ritmo todo el mes, no solo al cierre

Para Janette, el cambio más fuerte estuvo en asistencia. Clínica Meds integró su software de gestión de asistencia con Buk, lo que terminó con la revisión manual concentrada a fin de mes.

"Nos permitió poner ritmo en la organización a lo que era el control de asistencia y no concentrar todo a fines de mes, revisando papeles o traspasando datos de un sistema a otro. Poder integrarlo fue un gran avance".

En una clínica, donde el control de asistencia es especialmente exigente por los turnos, esta integración es la base para pagar bien y a tiempo.

2. Remuneraciones: el proceso de mayor impacto

Cuando se le pregunta qué módulo impacta más en la organización, Janette no duda: el proceso de remuneraciones. La interfaz con el módulo de asistencia, la centralización hacia los sistemas contables y una base de colaboradores activa y vigente son, en sus palabras, lo que más impacta.

3. Firma Digital y Gestión Documental: contratos y fichas al día

Tener los contratos digitalizados y la ficha del colaborador completa en el sistema es, para Meds, fundamental. Además, la información se distribuye con los filtros necesarios a cada jefatura o gerencia que la necesita.

Buk también simplificó la administración de fichas antiguas y nuevas, incluidos los colaboradores que se reincorporan.

4. Evaluación de Desempeño y Encuestas: datos por centro de costo

Con Buk, el equipo mejoró el análisis de la evaluación de desempeño a través de centros de costo, algo que antes no estaba bien definido. Las encuestas, por su parte, hacen más dinámica la interacción con los colaboradores.

5. Comunicación y Beneficios: cercanía desde el celular

Este es uno de los momentos más destacados de la entrevista. A través de la App de Buk, los colaboradores tienen su información a mano y ya no necesitan ir a la oficina de Personas a hacer trámites.

La app también se convirtió en el canal para reforzar la cultura: saludos en el Día de la Enfermera o el Día del Kinesiólogo, y la difusión de nuevos beneficios, como convenios con una clínica de mascotas o restaurantes.

"Es muy fácil llegar a todos con este saludo. La gente siente que estamos presentes, hay un vínculo de comunicación".

¡Mira el caso de éxito completo de Clínica Meds en YouTube!

Escucha de primera fuente a Janette Fierro, Gerente de Personas de Clínica Meds, y descubre cómo integraron asistencia, remuneraciones y comunicación interna en una sola plataforma. Son 6 minutos con los aprendizajes de una institución de salud con múltiples sedes y turnos complejos.

Los resultados: hasta un 80% de ahorro de tiempo en procesos clave

Recomendación final

Al cerrar la entrevista, Janette resume por qué recomendaría Buk a otros líderes de Gestión de Personas:

"Es una plataforma fácil de implementar, que se integra con todos los sistemas que sean necesarios y que está al alcance de los colaboradores. Facilita su interacción en cualquiera de los módulos: desde la selección, el pago de remuneraciones, la evaluación de desempeño y el acompañamiento del colaborador a través de encuestas".

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