Tratamiento tributario en la rendición de gastos: lo que toda empresa debe saber

Gastos sujetos a rendición

Se entienden como gastos sujetos a rendición aquellos en que incurren los trabajadores en interés de la empresa.

La Circular 53 del SII de 2021 menciona como ejemplo típico los gastos en que se debe atender a personas o ejecutivos de otras empresas (como proveedores o posibles clientes) con motivo de sus negocios.

También entran en esta categoría los desembolsos realizados para efectuar gestiones en nombre de la empresa, independientemente de si se contó con fondos provisionados previamente o no.

En ambos casos, el trabajador tiene la obligación de rendir esos gastos ante la empresa.

Si quieres profundizar en qué tipos de gastos acepta el SII en una rendición, revisa nuestra nota: Rendiciones de colaboradores: qué gastos acepta el SII y cómo documentarlos correctamente. 

Requisitos generales que deben cumplir los gastos para su deducción

Para que un gasto sea deducible en la determinación de la base imponible del Impuesto de Primera Categoría, debe cumplir cuatro requisitos establecidos en la LIR:

 

1. Ser necesario para producir la renta. Esto significa que el gasto debe tener aptitud de generar renta (en el mismo ejercicio o en ejercicios futuros) y estar asociado al interés, desarrollo o mantención del giro del negocio.
2. Acreditarse fehacientemente ante el SII. El contribuyente debe ser capaz de justificar la naturaleza y el monto del gasto con documentos u otros medios de prueba admitidos por la ley.
3. No haber formado parte del costo directo. El gasto no puede haber sido rebajado previamente en virtud del artículo 30 de la LIR.
4. Corresponder al ejercicio comercial respectivo. Debe encontrarse pagado o adeudado durante el ejercicio en que se imputa.

Nota importante para Pymes: Bajo el régimen general Pyme y el régimen de transparencia fiscal, los requisitos 3 y 4 no se exigen. En cambio, basta con que el gasto se encuentre efectivamente pagado durante el ejercicio.

Rendiciones de gastos: Estándar de acreditación

El artículo 21 del Código Tributario establece que la carga de la prueba recae sobre el contribuyente. Esto significa que es la empresa —no el SII— quien debe demostrar la veracidad de sus declaraciones y la naturaleza de las operaciones que sirven de base para el cálculo del impuesto.

 

El SII, por su parte, no puede prescindir de los antecedentes presentados por el contribuyente para liquidar un impuesto distinto, a menos que los documentos o libros presentados no sean fidedignos.

 

Según la Circular 53 de 2020, acreditar un gasto implica revisar múltiples elementos, y el contribuyente puede valerse de todos los medios de prueba que establece la ley.

¿Con qué documentos se acredita una rendición?

El SII ha definido criterios específicos según el tipo de gasto:

 

• Gastos de atención a clientes y proveedores: Se puede acreditar con todos los medios de prueba legales. Adicionalmente, la Resolución Exenta N° 20 de 2002 permite llevar voluntariamente un "Registro de Invitados de Negocios" y una "Planilla de Gastos por Invitados de Negocios" para facilitar la acreditación de gastos de alojamiento, alimentación y traslado en eventos promocionales.
• Rendiciones generales de trabajadores y colaboradores: Según varios oficios del SII (entre ellos el Oficio 2002 de 2021), es posible respaldar los desembolsos con imágenes digitales de los comprobantes, siempre que guarden correspondencia con los gastos registrados en la contabilidad. Un sistema digital de rendición, respaldo y registro es suficiente para acreditar estos gastos.
• Gastos incurridos en el exterior: Deben acreditarse con documentos emitidos en el extranjero conforme a las leyes del país respectivo (Circular SII 61 de 1997). Esos documentos deben contener, como mínimo: individualización y domicilio del prestador o vendedor, naturaleza de la operación, monto y fecha. Si el SII lo solicita, el contribuyente deberá presentar una traducción al castellano.

La validez de los comprobantes digitales es un punto relevante al evaluar cómo gestionar las rendiciones en tu empresa. En nuestra nota sobre la mejor plataforma para hacer rendiciones de gastos en Chile encontrarás una comparación útil de soluciones disponibles.

Efectos de la falta de acreditación (o incumplimiento de algún otro requisito)

Si un gasto no cumple con los requisitos descritos, los efectos tributarios dependen del régimen tributario de la empresa:

Regla general (régimen general y Pyme):

El gasto no es deducible para el cálculo de la base imponible del Impuesto de Primera Categoría ni de los impuestos finales (en el caso del régimen de transparencia fiscal).

Regla especial (régimen general Pyme):

En el caso de gastos pagados o egresos que no puedan acreditarse en cuanto a su naturaleza y efectividad, se aplica la tributación del artículo 21 de la LIR. En la práctica, esto significa que el gasto sí se deduce en la base imponible del Impuesto de Primera Categoría, pero queda gravado con una tasa del 40%.

 

Esta regla especial no aplica en el régimen de transparencia fiscal (artículo 14 D N° 8 de la LIR); en ese caso, rige la regla general.

 

En pocas palabras: una rendición mal documentada puede derivar en un costo tributario significativo para la empresa.

 

La prevención pasa por contar con procesos y herramientas que garanticen la trazabilidad de cada gasto. Si estás evaluando qué criterios considerar al elegir un software, revisa nuestro checklist para evaluar un software de rendiciones de gastos en Chile.

Efectos tributarios desde la perspectiva del trabajador

Un punto que genera dudas frecuentes: ¿Los fondos que la empresa entrega al trabajador para rendir gastos constituyen remuneración?

 

La respuesta es no.

 

Tanto los fondos entregados por anticipado para ser rendidos como los gastos que el trabajador incurre directamente por cuenta de la empresa no constituyen remuneración. Por lo tanto, no se afectan con el Impuesto Único de Segunda Categoría (IUSC).

 

Esto aplica siempre que exista una rendición efectiva de los gastos y que éstos correspondan a desembolsos realizados en interés de la empresa, no en beneficio personal del trabajador.