¿Cómo proteger la trazabilidad financiera de tu empresa con Buk?

1. Trazabilidad en órdenes de compra

La orden de compra (OC) es el punto de partida del gasto. Por eso, Buk registra lo que ocurre con ella desde su creación hasta su vinculación con la factura.

Historial de cambios

Cada OC tiene un registro de actividad, accesible desde el ícono de reloj. Ahí se ve quién realizó cada modificación o edición, en qué fecha y a qué hora.

Flujo de aprobación

Buk muestra el detalle de cada nivel de aprobación (Nivel 1 y Nivel 2):

• Quién ya aprobó la OC.
• Quién falta por visarla.
• Fecha y hora de cada aprobación.
• Motivo ingresado en caso de rechazo o anulación.

Match con facturas

Cuando una OC se vincula con una factura, el sistema guarda un log con la fecha, el responsable, el PDF del documento y el número de OC asociada. Así queda respaldo de qué compra justifica cada factura recibida.

2. Trazabilidad en cuentas por pagar

En cuentas por pagar (CxP), la trazabilidad abarca la gestión de facturas de proveedores y el proceso de pago.

Historial de actividades en facturas

Cada factura conserva las notas internas del equipo y las comunicaciones enviadas a proveedores. Esto evita que el contexto de una factura quede solo en el correo de una persona.

Acciones que no se pueden borrar

Si un documento aprobado se rechaza para devolverlo a estado pendiente, Buk exige ingresar un comentario.

Todas las acciones y comentarios quedan registrados en el sistema y no se pueden eliminar.

Este punto es relevante para el control interno: cualquier reversa deja evidencia de quién la hizo y con qué justificación.

Seguimiento de nóminas de pago

Buk registra el estado de cada nómina de pago a lo largo del proceso:

1. Pre-nómina
2. Pendiente
3. Subida
4. Autorizada
5. Pagada

Además, guarda el detalle de los rechazos bancarios, lo que facilita identificar qué pago falló y por qué.

Trazabilidad en cuentas por cobrar y cobranza

En cuentas por cobrar (CxC), la trazabilidad permite saber en qué punto está cada gestión con un cliente y qué se ha conversado con él.

Historial de actividades del cliente

Buk mantiene un registro cronológico de toda la gestión de cobranza:

• Recordatorios enviados, con fecha, hora, asunto, cuerpo del correo y destinatario.
• Respuestas de clientes, agrupadas en hilos de conversación.
• Notas internas del equipo.
• Alarmas programadas.
• Gestiones manuales, como llamadas, SMS o WhatsApp.

Con este historial, cualquier integrante del equipo puede retomar un caso sin depender de quien lo gestionó antes.

Portal de Clientes

El cliente puede acceder al historial completo de sus documentos por cobrar. Si además es proveedor de la empresa, ve en una sola pantalla la sección "Te debemos", lo que permite trazar tanto lo que debe como lo que se le adeuda.

Facturas cedidas a factoring

Cuando una factura se cede a factoring, la fecha de pago queda registrada en la pestaña Eventos del documento, con el usuario, la fecha y la hora. Se trata de una acción no reversible, lo que refuerza la confiabilidad del registro.

3. Trazabilidad en fondos por rendir

Los fondos por rendir (FxR) suelen ser una de las áreas más difíciles de controlar, especialmente cuando hay pagos en efectivo.

Buk registra paso a paso cada movimiento del fondo:

• Abonos realizados.
• Gastos asociados.
• Documentos respaldatorios, incluso en pagos en efectivo.
• Historial de actividades y notas.

El historial se mantiene visible aunque el fondo se cierre o se elimine. Así, la rendición sigue siendo auditable después de terminado el proceso.

4. Trazabilidad contable y de integraciones

La trazabilidad también se extiende a la contabilidad y a la conexión con otros sistemas de la empresa.

• Asientos contables: el equipo puede revisar y hacer seguimiento al historial de asientos creados a partir de la conciliación de movimientos bancarios contra facturas.
• Integraciones vía API y Webhooks: Buk registra los eventos de conciliación, desconciliación y sincronización con el ERP.

Esto permite verificar que lo registrado en Buk coincide con lo que llega al sistema contable, y detectar a tiempo cualquier diferencia.

Beneficios de la trazabilidad para el equipo de finanzas

Contar con registros automáticos en todo el ciclo financiero tiene efectos concretos en el trabajo diario:

• Control interno más sólido: cada aprobación, rechazo o reversa queda asociada a un responsable y a una justificación.
• Auditorías más simples: el historial está disponible en el sistema, sin necesidad de reconstruirlo desde correos o planillas.
• Continuidad operativa: si alguien se ausenta o deja la empresa, el contexto de cada gestión sigue disponible.
• Mejor relación con proveedores y clientes: el equipo responde consultas con información precisa sobre fechas, estados y comunicaciones.
• Menos errores de conciliación: el registro de eventos con el ERP ayuda a detectar diferencias antes del cierre.

Trazabilidad con un software de finanzas

Contar con registros automáticos en todo el ciclo financiero tiene efectos concretos en el trabajo diario:

• Control interno más sólido: cada aprobación, rechazo o reversa queda asociada a un responsable y a una justificación.
• Auditorías más simples: el historial está disponible en el sistema, sin necesidad de reconstruirlo desde correos o planillas.
• Continuidad operativa: si alguien se ausenta o deja la empresa, el contexto de cada gestión sigue disponible.
• Mejor relación con proveedores y clientes: el equipo responde consultas con información precisa sobre fechas, estados y comunicaciones.
• Menos errores de conciliación: el registro de eventos con el ERP ayuda a detectar diferencias antes del cierre.