Si tu empresa cuenta con cinco o más colaboradores, la ley establece que deberás documentar los gastos que realices por concepto de pagos a través de un libro de remuneraciones, Excel o a través de software especializados. De otra forma, estos egresos no podrán considerarse dentro de la contabilidad de la organización.
Pero ¿qué es un libro de remuneraciones? Se trata de un registro de los pagos (en cantidades brutas) que realizas a tus colaboradores y que, para ser válido, debe estar timbrado por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Ahora bien, ¿cómo hacer una planilla de remuneraciones?
Por años, el libro de remuneraciones Excel fue el formato más utilizado para llevar este registro. Sin embargo, actualmente existen diversos software especializados que permiten gestionar este documento de manera rápida y efectiva, otorgando mayor orden y dinamismo a los procesos relacionados con el pago de nómina.
Respecto de los elementos debe tener una planilla de remuneraciones, el SII establece que en este documento deben registrarse el nombre y apellido del trabajador, y la remuneración, separando la imponible, no imponible y total.
Motivos para dejar de usar libro de remuneraciones de Excel
Entre los principales motivos para dejar atrás el libro de remuneraciones en formato Excel, vale la pena mencionar:
1. Puedes cometer errores que, a la larga, se traduzcan en pérdidas
Cuando se trata de una empresa pequeña (con menos de cinco colaboradores) es factible hacer los cálculos relacionados con la nómina en el libro de remuneraciones en Excel. Sin embargo, cuando la organización crece es difícil gestionar esta información sin caer en equívocos.
Lo ideal es contar con un software que se encargue de dichas tareas para no cometer errores propios del proceso manual, evitando tener que rectificar los cálculos.
Además de no tener que preocuparte por entender cómo hacer una planilla de remuneraciones, una ventaja de trasladar tu contabilidad a un programa especializado en la materia te evitará problemas con el SII al mantener los libros actualizados y siempre al alcance de un par de clics.
2. La disponibilidad y seguridad de la información pueden verse comprometidas
Otro de los grandes beneficios de utilizar un software especializado para llevar el libro de remuneraciones es que facilita la gestión de la información, pudiendo crear un historial y tener documentado todo en la nube, lo que también ayuda a resguardar tu información.
Esto se debe a que, por un lado, las empresas proveedoras de estos servicios se encargan de proteger la información y por otro, el software te permite administrar los accesos.
3. El rutinario proceso de calcular las liquidaciones todos los meses
Cuando utilizas Excel para gestionar las remuneraciones de tus trabajadores es necesario realizar todos los cálculos mes a mes, comprobar que los números sean los correctos y realizar los debidos depósitos en las cuentas de cada colaborador.
Si embargo, al utilizar un software de remuneraciones todo este proceso es automatizado. Así, tú o los encargados de Recursos Humanos pueden dedicarse a labores de mayor valor para el core del negocio.
4. La necesidad de otorgar mayor autonomía a los trabajadores
Con un software especializado en remuneraciones y recursos humanos puedes crear un portal que permita a tus colaboradores acceder a sus liquidaciones de sueldo por su propia cuenta, agilizando tipo de solicitudes.
Además, estas soluciones permiten agilizar la entrega de información y enviar notificaciones sobre diversas solicitudes, como consultas sobre vacaciones, gestionar permisos especiales y otros procesos administrativos de manera personalizada.
5. Generar archivos de Previred es muy lento
Gestionar las remuneraciones a través de Excel implica generar los archivos de Previred de forma manual. Sin embargo, en el mercado existen soluciones robustas que simplifican este proceso y todo lo relacionado con el pago de la nómina, como Buk, una completa herramienta de recursos humanos.
Gracias al uso de data analytics e Inteligencia Artificial (IA), el software de remuneraciones de Buk realiza los cálculos y genera los documentos necesarios de forma automática, agilizando todos los trámites relacionados con el pago de la nómina, desde el cálculo de los montos hasta la gestión de los archivos de Previred.
Como empresario, tu tiempo es un recurso fundamental. Es por eso que recurrir a soluciones que simplifiquen el día a día de tu empresa te permitirá ofrecer un valor agregado a tus colaboradores y clientes. En Buk encontrarás la alternativa adecuada para cada una de tus necesidades en relación a la gestión de recursos humanos.
Además, en el caso de compañías pequeñas que necesitan optimizar sus procesos administrativos, pero que aún no cuentan con los recursos para adquirir una completa plataforma de recursos humanos, existe Buk Starter. Se trata de un software de remuneraciones gratuito para empresas de hasta 20 colaboradores con el que podrás generar el pago de la nómina, gestionar asistencias, bonos e, incluso, los archivos de Previred.
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