"Lo que antes nos tomaba 15 días con Excel ahora son 3 con Buk": El éxito de Walven en su gestión de RR.HH.

En el sector industrial chileno, la madurez digital de las áreas de personas es un factor determinante para la continuidad operacional. Walven, referente en soluciones de acero inoxidable, enfrentaba el desafío de integrar una gestión dispersa en correos, planillas de Excel y carpetas físicas. Dulce Peña, especialista en Adquisición y RR.HH. en la organización, relata cómo la transición hacia una plataforma "All-in-one" como Buk transformó la administración de la empresa en una experiencia de control total y transparencia.

La transición del Excel a la automatización de procesos

Antes de Buk, la realidad de Walven era la de muchas empresas en Chile: la asistencia se gestionaba de forma aislada, las remuneraciones en procesos independientes y los documentos legales en un tercer lugar. Esta falta de conexión generaba procesos lentos y una visión "nublada" de lo que pasaba con el equipo.

"Ese primer mes cuando entré a Walven fue manual, tuve que gestionar todo por Excel y sí me demoré 12-15 días. Actualmente, con la automatización de Buk, me demoro solo 3 días", explica Dulce Peña.

Este impacto directo en la ejecución permite que el área de personas transite desde tareas transaccionales hacia objetivos estratégicos, asegurando que la información sea fidedigna, esté disponible en tiempo real y libre de los errores propios de la digitación manual.

Integralidad en un software: Clave para el control operativo

Uno de los pilares de la propuesta de valor de Buk es la capacidad de centralizar el ciclo completo del colaborador en una sola interfaz. Para Walven, esta "gestión en una sola pantalla" ha permitido optimizar la estructura organizacional, logrando niveles de control superiores con equipos administrativos más ágiles.

Según explica Dulce, "la plataforma te permite visualizar todo de manera rápida y concreta; es muy amigable y optimiza el trabajo en un tiempo muy corto". Este giro de 180 grados significa dejar de buscar datos en silos para tener la radiografía completa de la empresa al instante. "Desde mi experiencia, es bastante satisfactorio que una sola persona pueda monitorear un equipo que trabaja en oficinas y en terreno con alta facilidad", destaca.

Módulos estratégicos: Agilidad y cumplimiento normativo en Chile

La integralidad de la plataforma asegura que cada proceso esté alineado con las exigencias de la Dirección del Trabajo (DT) y el Código del Trabajo. Al conectar los módulos estratégicos, Walven garantiza tres pilares de cumplimiento:

1. Flujo continuo para Asistencia y Remuneraciones: El Libro de Remuneraciones Electrónico y el control de asistencia conversan en tiempo real, convirtiendo el cierre de mes en un proceso automatizado, fluido y auditable.
2. Centralización documental: Al ser una plataforma 100% digital, Walven unificó contratos, anexos y carpetas personales, garantizando que toda la documentación sea auditable y esté disponible con un solo clic.
3. Autogestión (App Buk): Los colaboradores gestionan sus propias vacaciones y liquidaciones. Esta democratización de la información ha reducido las consultas administrativas en un 30%, permitiendo que RR.HH. se enfoque en proyectos de valor.

Implementación ágil con el equipo de Buk

La velocidad de respuesta durante la puesta en marcha fue un factor crítico. Walven no solo contó con una configuración certificada para activar los módulos de forma orquestada, sino también con un soporte humano constante que facilitó la adopción tecnológica.

"Contamos con mucho apoyo por parte del equipo de Buk, desde el soporte del chat hasta los capacitadores. El acompañamiento constante fue clave y me apoyó muchísimo en todo el proceso", destaca Dulce sobre la etapa de implementación.

Gracias a este ecosistema de soporte, la curva de aprendizaje fue mínima y el impacto en la eficiencia operativa fue inmediato, permitiendo que la empresa percibiera los beneficios de la plataforma desde las primeras semanas.

Conclusión: Una recomendación basada en la experiencia

La implementación de Buk en Walven ha sido calificada por sus administradores con la nota máxima. La facilidad de uso, tanto para el nivel administrativo como para el colaborador final, consolida a la plataforma como un socio estratégico para el crecimiento de la empresa.

"En una escala del 1 al 10, diría 10. Siempre me fue muy amigable, tanto como colaboradora, como hoy como administradora", concluye Dulce.

¿Cuáles son los pasos para implementar Buk?

1.  Asesoría y acompañamiento inicial: Una asesoría inicial define qué módulos (Remuneraciones, Asistencia, Desempeño, etc.) se adaptan a tu dotación actual, asegurando una transición suave desde tu antiguo sistema.
2. Flexibilidad: A diferencia de otros softwares rígidos, Buk permite activar o desactivar módulos (Desempeño, Onboarding, Capacitación) según la etapa de crecimiento de tu empresa.
3. Innovación constante: La plataforma se actualiza frecuentemente con nuevas funcionalidades basadas en el feedback de los clientes.

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