Revisión de solicitudes de licencias y ausentismo

La Revisión de solicitudes de licencias y ausentismo: Guía rápida para RRHH sobre el manejo de bajas es un proceso crítico en Chile, donde el empleador del sector privado tiene la obligación legal de tramitar toda licencia médica electrónica o física en un plazo fatal de 3 días hábiles desde su recepción o puesta a disposición. De acuerdo con el artículo 13 del Decreto Supremo N° 3 de 1984 del Ministerio de Salud, omitir este plazo traslada la responsabilidad del pago del Subsidio por Incapacidad Laboral (SIL) directamente al empleador. Por ello, optimizar la recepción y el procesamiento de estas ausencias es fundamental para evitar pérdidas financieras y resguardar la continuidad operacional de la organización.

¿Cuáles son los plazos legales para tramitar una licencia médica en Chile?

El plazo máximo para que el empleador del sector privado tramite una licencia médica ante la entidad competente es de 3 días hábiles contados desde que el documento es recibido o queda disponible en el portal previsional. Este trámite se realiza ante la Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez (COMPIN), la respectiva Institución de Salud Previsional (Isapre) o la Caja de Compensación de Asignación Familiar (CCAF) a la que esté afiliada la empresa.

Por su parte, el colaborador dependiente del sector privado dispone de un plazo de 2 días hábiles contados desde el día hábil siguiente al de la fecha de inicio de su reposo para presentar la licencia física o informar su emisión al empleador, según lo estipulado en el artículo 11 del Decreto Supremo N° 3 de 1984. En el caso de la Licencia Médica Electrónica (LME), la notificación al empleador adscrito se realiza de forma automatizada a través de las plataformas de los operadores autorizados, dándose por cumplido el plazo de entrega del colaborador en el instante en que el profesional de la salud emite el documento en el sistema.

Si la empresa no está adscrita al Portal Único Empleador (PUE) o a los sistemas de los operadores, el colaborador debe entregar el comprobante de emisión para que el área de Gestión de Personas ingrese manualmente al portal de tramitación mediante la modalidad mixta.

¿Qué consecuencias financieras y legales enfrenta la empresa por retrasos?

La empresa que incumpla el plazo de 3 días hábiles para tramitar una licencia médica deberá asumir de manera directa el pago del Subsidio por Incapacidad Laboral (SIL) correspondiente a todo el período de reposo del colaborador, de acuerdo con la sanción establecida en el artículo 56 del Decreto Supremo N° 3 de 1984. Esta penalización administrativa exime a la Isapre o a la COMPIN de la obligación de financiamiento, obligando al empleador a reembolsar los montos asociados o a pagar directamente el subsidio para no perjudicar los ingresos del colaborador.

Adicionalmente, la Dirección del Trabajo (DT) puede aplicar multas administrativas severas por el incumplimiento de las obligaciones previsionales y de seguridad social del empleador. La falta de tramitación oportuna no solo vulnera los derechos fundamentales del colaborador, sino que también expone a la organización a fiscalizaciones y reclamos formales ante la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO).

Según el Informe Anual de Licencias Médicas de la SUSESO publicado en febrero de 2026, durante 2025 se emitieron 7.016.470 licencias médicas en Chile, lo que representó una disminución del 12,9% respecto a 2024 debido a un control y fiscalización más estrictos sobre el uso de este beneficio. Esto demuestra la importancia de mantener un registro riguroso y transparente para evitar contingencias legales ante los organismos fiscalizadores.

¿Cómo afecta el ausentismo por salud al cálculo de las remuneraciones?

El ausentismo por motivos de salud suspende legalmente la obligación del colaborador de prestar servicios y la del empleador de pagar la remuneración ordinaria durante los días de reposo, los cuales son cubiertos por el Subsidio por Incapacidad Laboral (SIL) según las reglas del DFL N° 44 de 1978. Esto significa que el proceso mensual de remuneraciones debe reflejar el descuento de los días de inasistencia autorizada en la liquidación de sueldo.

En el sector privado chileno se aplica la regla de la carencia: si la licencia médica tiene una duración de 10 días o menos, los primeros 3 días de reposo no son cubiertos por el subsidio (período de carencia), devengándose el pago a partir del cuarto día. Por el contrario, si la licencia es de 11 días o más, el subsidio se paga de manera íntegra desde el primer día de reposo.

Durante el período de incapacidad laboral, el empleador mantiene la obligación de declarar y enterar cotizaciones previsionales (salud y pensiones) sobre la base imponible que determine la ley, asegurando la continuidad previsional del colaborador. Sin embargo, la cotización para el seguro de cesantía de cargo del empleador sigue siendo de su responsabilidad.

De acuerdo con estadísticas de la SUSESO, el 35,1% de los cotizantes en Chile hizo uso de al menos una licencia médica durante 2025, siendo los trastornos mentales y del comportamiento el diagnóstico más prevalente con un 30,9% del total, lo que evidencia el alto impacto de estas ausencias en la planificación de las remuneraciones y la operación de las empresas.

¿Cómo optimizar la gestión de licencias médicas con un software de RRHH?

La implementación de un software de Gestión de Personas especializado permite automatizar la recepción de las licencias médicas electrónicas (LME), integrando los datos de forma directa con el motor de cálculo de remuneraciones para evitar errores manuales y asegurar el cumplimiento de los plazos legales. Al centralizar este flujo, la organización elimina la necesidad de digitar manualmente los días de reposo y los folios de las licencias, mitigando el riesgo de multas por retrasos.

Una plataforma digitalizada lee automáticamente las notificaciones de los operadores de salud (como I-Med o Medipass), calcula los descuentos correspondientes por días de ausencia y gestiona la información necesaria para el cobro de los subsidios ante las Cajas de Compensación o Isapres. Esto garantiza que las liquidaciones de sueldo reflejen con exactitud los días de carencia y los días cubiertos por el SIL, resguardando la consistencia de los datos financieros.

Asimismo, la centralización de datos facilita el análisis de indicadores de ausentismo en tiempo real. Esto permite a las áreas de Gestión de Personas identificar patrones de inasistencia por áreas, diseñar estrategias preventivas de salud laboral y optimizar la planificación de turnos críticos para mantener la productividad de la empresa.

Buk optimiza este proceso al integrarse con los principales operadores de Licencia Médica Electrónica (LME) en Chile, permitiendo a las áreas de Gestión de Personas recibir, validar y tramitar las solicitudes de licencias de forma automática. Con Buk, los días de reposo se reflejan directamente en el cálculo de remuneraciones y las liquidaciones de sueldo, eliminando la digitación manual y previniendo multas por retrasos en los plazos legales de tramitación.