Gran aporte, nos ahorra mucha tarea: Caso de éxito CBS - Buk

Como muchos ya sabrán de nuestra nueva adquisición, el Software de Control de Asistencia, que nos tiene muy orgullosos en Buk. Ahora ofrecemos a nuestros clientes: "Lo mejor de dos mundos bajo el mismo techo": Ctrl by Buk. Buk con su plataforma integral para la gestión de personas y Ctrl by Buk con su expertise en el control de asistencia.

Es por esto, que este caso de éxito es diferente a todos, nos referimos a la buena experiencia de uno de nuestros clientes: Constructora e Inmobiliaria CBS, la cual trabajaba con ambos softwares por separado y hoy están muy contentos con esta nueva unidad, ya que juntos podemos entregar un mejor valor para ¡crear un lugar de trabajo más feliz! y apoyarlos en construir su propósito: "Invertir Bien. Vivir Mejor".

Conversamos con Natalia Vielma, encargada de RRHH en CBS. Ella nos cuenta su experiencia en la implementación de ambos sistemas y sobre cómo fue la integración.

¡No te pierdas la siguiente entrevista!

Dos softwares unidos para ofrecer un mayor valor: Ctrl by Buk

Nuestro caso de éxito, CBS, es una empresa inmobiliaria especializada en la generación y desarrollor de proyectos habitacionales, comerciales y mixtos; imprimiendo en ellos un sello especial, considerando como ejes principales la ubicación, diseño y calidad de estos. Natalia, con su experiencia nos habla sobre la visión que tiene de ambas plataformas:

¿Qué significa para ustedes tener un sistema con control de asistencia?

"Primero que nada es un sistema muy cómodo, amigable para nosotros, que nos ha ayudado mucho en el tema del reporte de horas extras, como su autorización o viendo los marcajes de los trabajadores. Con esto, nos evitamos el libro de asistencia. En caso de fiscalización, los mismos fiscalizadores nos piden que imprimamos la "taja" de asistencia del trabajador, donde sale detallado las marcas de entrada y salida de cada uno de ellos. Entonces ha sido muy buena experiencia con el sistema".

¿Cuándo vieron la necesidad de implementar un software en su empresa, para el control de asistencia?

"Vimos la necesidad cuando trabajábamos con el libro de asistencia, que la verdad es bien complicado, en situaciones como tenerlo a mano para el trabajador o en este caso preocuparse de que no se vaya a perder. En cambio, un software es mucho más cómodo, esta todo ahí, no se pierde y con internet o sin, las marcas están igual, se suben automáticamente, sin perderse. Por lo tanto, es mucho más cómodo para el trabajador, llega en la mañana, entra en el Tablet, registra su Rut, le toma la foto y lo mismo en la tarde todos los días".

¿Cuándo implementaron Buk y cuándo Ctrl It? ¿Cómo llegaron a cada uno de ellos?

"Ctrl It fue primero, llevamos con ellos alrededor de unos 3 años. Buk fue después, con los que llevamos desde agosto del año pasado.

El tema de Ctrl It comenzó cuando empezamos a buscar sistemas de asistencia, fue lo más cómodo y rápido de aprender, ya que es muy fácil manipularlo. Y el tema de Buk, fue porque  preguntamos al mismo software Ctrl It, si es que existía alguna solución o un sistema de asistencia que enlazara automáticamente los procesos, ya sea los permisos, las horas extras, las fallas, etc. Y ahí nos recomendaron Buk y llegamos a ustedes".

¿Cómo fue el proceso de implementación, en cuanto a la rapidez y atención que recibieron en ambos sistemas? Tanto de Ctrl It, como de Buk.

"Fue súper rápido, no me llevo más de un mes, en realidad como en 2 a 3 semanas ya teníamos los dos sistemas unidos. Fue muy rápida la atención, porque en este caso yo estaba trabajando con el software de remuneraciones Buk y necesitaba que el sistema de asistencia se adaptara a los recintos que tenemos habilitados en cada obra. Yo enviaba correos y ellos me respondían inmediatamente, lo que ayudó a que fuera súper rápido.  Me atendieron siempre muy bien, sin ningún problema y siempre todo claro. En este caso con Ctrl It, estaba Benjamín Luna, muy amable, respondiendo los correos a la hora, así que no he tenido ningún inconveniente".

¿Les ha permitido ahorrar tiempo con el flujo de aprobación y reporte con integración de ambos sistemas? En cuanto a la aprobación de horas extras y no trabajadas

"¡Totalmente! Antes manejábamos una planilla Excel, donde teníamos nuestras horas extras, ahora el sistema Ctrl It nos arroja al reporte de las horas extras aprobadas y no aprobadas. Nosotros tomamos las aprobadas, que son las que pagamos a fin de mes, los cierres de mes los realizamos los días 25. Entonces, tomábamos ese reporte, lo subimos a Buk y automáticamente pasan las horas extras y los sincroniza. Mientras que, antes había que anotar liquidación por liquidación las horas extras".

¿Qué beneficios ven ustedes con la integración de ambos sistemas? ¿Podrías decir que Ctrl by Buk será un aporte distintivo, logrando acelerar los procesos y unificar todo en un mismo lugar?

"¡De todas maneras! Es un gran aporte, es una tarea menos, que antiguamente teníamos que hacer un proceso súper amplio, demorábamos mucho más tiempo y ahora es más rápido en donde se une todo, sin tener la necesidad de hacer dos procesos por separado".

¿Cómo se tomaron los colaboradores de CBS, esta adquisición de Ctrl by Buk?

"Nosotros tenemos a varias administrativas, una en cada obra o proyecto. Yo las capacito a ellas y si tienen cualquier duda o viceversa me llaman para resolverlas, así quedan listas para ir tomando y aprobando, por ejemplo, las horas extras, revisando día a día que el trabajador haya firmado su hora de salida. En el caso de no haber firmado, hay que revisar que pasó, porque no la firmó y corregirlo.  Por ende, en este caso, ellas han tratado muy bien con el sistema, contentas y sin problemas".

¿Cómo el uso de software los ha ayudado en tiempos de pandemia y teletrabajo?

"La verdad es que en nuestro caso, nosotros no firmamos, porque estamos con el artículo 22, con teletrabajo a distancia. Pero, la gente que está "in situ" en obra, ellos todos los días tienen que registrar su marca y como te contaba, ha sido muy amigable el sistema para ellos, siempre está operativo con o sin conexión, el sistema funciona igual. Nunca hemos quedado sin internet, pero en el caso de que quedáramos sin, por la cobertura o por mala señal, las marcas siguen igual y después al subir el internet, las marcas están ahí, sin haberse perdido. Por otra parte, la batería tiene un gran lapso de tiempo, dura 5 a 6 horas sin enchufar, y toma la cantidad de horas que podría estar sin luz en este caso, ya que es como un Tablet o un celular, digitando el Rut".

Si tuvieras que recomendar Ctrl by Buk a una empresa, ¿qué podrías decirle al respecto?

"¡Que ambos sistemas unidos son aún, más completos! Buk es un software de remuneraciones excelente. Ahora hay una nueva Ley que está saliendo que consiste en que los Libros de Remuneraciones que arroja Buk o cualquier sistema de remuneraciones, deben ser subidos a la Inspección Del Trabajo, tiene una plantilla que es distinta y determinada. Con esto, Buk, se puso en contacto con nosotros de inmediato, nos dijo que ya se está preparando esa nueva planilla y que no tuviéramos mayor inconveniente, para que no nos preocupáramos. La verdad que es un tema muy relevante, dado que una nueva Ley que sale con una plantilla nueva y que se debe implementar en una empresa como esta, que es grande, con más de 200 trabajadores, es complicado de ingresar uno por uno. Por lo tanto, al menos nos dejan tranquilos, con que estén implementado esto, porque ya lo vamos a tener y poder solucionar este tema. Y bueno, como te decía ambos sistemas juntos que ya son completos, unidos se complementan más aún con el tema de asistencia".

Si te gustó esta entrevista y estás interesado en saber más sobre nuestra nueva adquisición te invitamos a leer la siguiente nota: Buk adquirió el 100% de Ctrl It: Entrevista a Jaime Arrieta, CEO Buk.

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