Gestión de activos: ¿Cómo controlar la asignación de equipos en tu empresa?

La gestión de activos es clave para optimizar recursos, reducir pérdidas y aumentar la eficiencia en las empresas. En esta nota, explicamos cómo funciona una herramienta de control de asignación de equipos, sus beneficios concretos y cómo puede transformar tu organización.

Según un análisis de Growth Shuttle, al comparar la gestión manual de activos con el uso de software especializado, se requiere menos personal (de 2–3 personas a solo 1 por cada 1.000 activos), se reduce hasta en un 40 % el tiempo destinado a auditorías, se extiende la vida útil de los equipos y se logra un retorno de inversión (ROI) promedio del 346 % en un período de tres años.

Cabe destacar tambien que un software de gestión de activos reduce pérdidas por activos “perdidos” hasta 15 %, según informes de consultoras como Deloitte y KPMG.

¿Cómo operan las herramientas de control de asignación de equipos?

Las herramientas digitales de gestión de activos permiten registrar y dar seguimiento a todos los equipos asignados dentro de una empresa. Estos sistemas son especialmente útiles para gestionar notebooks, celulares, herramientas técnicas y otros activos críticos, asegurando su uso correcto y eficiente.

Principales funcionalidades:

• Registro automático: Identifica y asigna equipos a cada colaborador mediante un código único.
• Trazabilidad en tiempo real: Permite ubicar y monitorear el estado del equipo en todo momento.
• Gestín de disponibilidad: Informa qué equipos están disponibles y cuándo deben reemplazarse.
• Informes automatizados: Genera reportes para planificar mantenimientos y auditorías.

Ventajas de centralizar desde tu área de gestión de personas

Centralizar el control desde gestión de personas trae beneficios claros para la organización:

1. Reducción de costos operativos: Se evita la duplicación de compras y se optimizan las adquisiciones. Se logra identificar cuando y cuales productos necesitan mantención o renovación de licencias.
2. Asignación eficiente para nuevos ingresos: Mejora el onboarding al asegurar que los nuevos colaboradores tengan sus equipos desde el primer día asignados y dentro del software. 
3. Recuperación de activos al egreso: Facilita el proceso de devolución cuando un empleado deja la empresa. Logrando identificar los activos asignados y manteniendo un orden en devoluciones y mantenimiento. 
4. Cumplimiento en auditorías: Facilita el cumplimiento normativo al tener todo registrado en un solo sistema. Se ajusta a las normativas vigentes como la normativa ISO 55000:20245.

Casos de uso en empresas con alta rotación de personal

• Empresas de tecnología: Gestión de computadores y dispositivos para uso personal con constante cambio y mantención. 
• Construcción: Control de herramientas y maquinaria entre equipos.
• Call centers o ventas: Asignación rápida de teléfonos y computadores para nuevos colaboradores.

Comparativa de herramientas tecnológicas

A continuación, una comparativa entre opciones disponibles:

Una solución simple para tu empresa

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